ce21b92343b05fd00dcd3067b27c4917 - 自動音声応答システムとは?概要と導入する3つのメリットを紹介

自動音声応答システムとは?概要と導入する3つのメリットを紹介

公開日:2020.01.22 最終更新日:2021.05.07

電話対応業務を効率化するために、自動音声応答システムを活用したいと思われる事業者様は多いのではないでしょうか?
しかし、自動音声応答システムでは具体的にどのようなことができるのか、設定が面倒そうでデメリットが多いのではないかと考えられる方もいらっしゃるとおもいます。

そこでこの記事では、自動音声応答システムの概要と導入するメリットを3つ紹介します。
電話対応業務の効率化を目指す事業者様は、ぜひご一読ください。

自動音声応答システムとは?

自動音声応答システムとは、受電時に自動でお客様からのお問い合わせを振り分けるシステムです。
自動音声応答システムとも呼ばれ、主にコールセンターや総合案内窓口などで活用されています。

仕組みとしては、受電時にお客様のご希望の要件に合わせた番号を押すよう自動音声を流し、あらかじめ設定した番号と連動した電話番号に転送します。
問い合わせ案件に合った担当部署に直接つながるため、電話のたらい回しが軽減され業務の効率化につながります。

従来では電話の数字ボタンを押して要件にあった部署まで導くシステムが主流でしたが、近年ではAIが音声だけで担当部署まで誘導するシステムも出てきました。

なお、こちらの自動音声応答ができるビジネスホンの特徴もあわせてご確認ください。

自動音声応答システムを導入する3つのメリット

ここまでで自動音声応答システムがどのようなものか、おわかりいただけたと思います。
つづいて、自動音声応答システムを導入する3つのメリットについて解説していきます。

メリット①業務効率化につながる

自動音声応答システムを導入することで、業務効率化の向上を見込めるというメリットがあります。

自動音声応答システムが、自動でお客様の要件を振り分けたうえで担当部署に転送を行うため、つながった部署で対応できないといったトラブルが、発生しにくくなります。
お問い合わせの内容をあらかじめカテゴライズすることで、専門知識を持った担当者が迅速な対応をすることが可能です。

お客様の要望を聞くという手間が省けるため、業務の効率化に大きく役立つでしょう。

メリット②お客様の不満を軽減できる

自動音声応答システムを導入することで、お客様がたらい回しになることを防げます。

大抵のお客様は迅速な問題解決を望んでいるため、すぐに対応してほしいと考えて問い合わせをします。
そんな時に、つながった部署で対応できないといわれていくつも部署に転送のたらい回しをされては、当然印象が悪くなってしまいますよね。

そこで自動音声応答システムを導入することにより、お客様自身で要件に合った担当部署に直接問い合わせすることができるため、長時間待たされたりたらい回しにされる不満が軽減されることでしょう。

メリット③営業時間外でもお客様に対応できる

自動音声応答システムの設定によっては、営業時間外でも自動音声を流して対応することができます。
通常、営業時間外に問い合わせをした場合つながらないことがほとんどでしょう。
しかし自動音声応答システムを活用すれば、自動音声で営業時間を案内することが可能になります。

また、今まで従業員が対応していた時間外の問い合わせを自動音声応答でシステム化することにより、人件費の削減にもつなげられます。

自動音声応答システムはお客様の不満を解消し業務効率につなげることができる

以上、自動音声応答システムの概要と導入するメリットについて解説してきました。

自動音声応答システムは、受電時にお客様の要望に合わせて自動で担当部署に転送するといったシステムです。
このシステムにより、お客様のたらい回しや長時間まかせるといった不満が解消され、対応の手間を減らすことで業務の効率化にもつながります。

また、営業時間外の対応も可能なため、ビジネスチャンスを逃したくない場合にはおすすめのシステムです。

自動音声応答システムは、機能としてビジネスホンにあらかじめ搭載されていることもあります。
機能を搭載したビジネスホンをお探しの場合は、ぜひEMEAO!をご利用ください。

自動音声応答機能がある電話機を取り扱う、優良なビジネスホン業者を完全無料でご紹介いたします。

業者選びに迷ったらエミーオ! 業者選びに迷ったらエミーオ!

ぴったりの業者を
無料で紹介します

ご相談はこちら ご相談はこちら お電話はこちら お電話はこちら
332df568e0b62f4b6d82a1e704c22f0a - 自動音声応答システムとは?概要と導入する3つのメリットを紹介

この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

ce21b92343b05fd00dcd3067b27c4917 - 自動音声応答システムとは?概要と導入する3つのメリットを紹介
この記事が気に入ったら いいね!!しよう!
ビジネスホンの関連記事

EMEAO!業者選定ガイドとは

業者,選定

いろいろな業種の「発注のお悩み」を解決するウェブマガジンです

このサイトは、専門業者紹介サービス、エミーオ!が運営しています。エミーオ!は、発注したい仕事の詳細をお伺いし、それに応えられる業者を紹介する完全人力サービス。
自動化された見積もり比較サイトとの違いは、お客様の問題解決に注力していること。専門性の高いスタッフが案件を理解した上で業者を選定しています。
このウェブマガジンは、エミーオ!を通して得た、さまざまな業種のお悩みや旬の話題をお届けしています。

ポイント

業者選びのコツがわかるから失敗を防げる

ポイント

関係あるビジネスの
トレンドがわかる

ポイント

今さら聞けない業界知識がよくわかる

お客様のご利用エピソード

コンシェルジュが仲介してくれるので安心して業者探しを相談できまし...
原状回復

コンシェルジュが仲介してくれるので安心して業者探しを相談できました!【お客様の声|原状回復】

お客様の声
業者選びの手間がはぶけて、オフィスの移転準備がはかどりました!【...
ビジネスホン

業者選びの手間がはぶけて、オフィスの移転準備がはかどりました!【お客様の声|ビジネスホン】

お客様の声
業者を乗り換えて反響率が1%未満から2.8%にアップしました!【...
ポスティング

業者を乗り換えて反響率が1%未満から2.8%にアップしました!【お客様の声|ポスティング】

お客様の声
台数や機種についてアドバイスをもらい、最適な条件で発注できました...
防犯カメラ

台数や機種についてアドバイスをもらい、最適な条件で発注できました【お客様の声|防犯カメラ】

お客様の声
細かい条件で業者を絞り込めるので、簡単に最適な1社が選べました!...
清掃業者

細かい条件で業者を絞り込めるので、簡単に最適な1社が選べました!【お客様の声|清掃業者】

お客様の声
難しい条件にも関わらず、翌日には複数業者を紹介してもらえました!...
翻訳会社

難しい条件にも関わらず、翌日には複数業者を紹介してもらえました!【お客様の声|翻訳会社】

お客様の声
前の外注先とは比べられないほど正確な翻訳会社に出会えました!【お...
翻訳会社

前の外注先とは比べられないほど正確な翻訳会社に出会えました!【お客様の声|翻訳会社】

お客様の声
長期的にお付き合いしたい、親切な業者を紹介してもらいました!【お...
決済代行

長期的にお付き合いしたい、親切な業者を紹介してもらいました!【お客様の声|決済代行】

お客様の声
相見積りをとってランニングコストを30%も削減できました!【お客...
複合機

相見積りをとってランニングコストを30%も削減できました!【お客様の声|複合機】

お客様の声
業者選びがスムーズに進み、余裕で納期に間に合いました!【お客様の...
ビジネスホン

業者選びがスムーズに進み、余裕で納期に間に合いました!【お客様の声|ビジネスホン】

お客様の声
もっと見る→

条件・要望にぴったりな業者がみつかる

専門業者ご紹介サイト

業者選びに迷ったらエミーオ! サービスの詳細はこちら
0 登録不要
完全無料
楽々 コンシェルジュ
に相談するだけ
安心 評判の良い
業者をご紹介
迅速 お急ぎ案件も
お任せ!
ご要望を
お聞かせ
ください

条件・要望に沿える業者のみを厳選してご紹介します。簡単5分のご相談で満足いく業者がきっと見つかります。

サービスの詳細はこちら お電話はこちらから メールでのお問い合わせはこちらから