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ビジネスホンはどう選べばよい?業種ごとに選び方や必要な機能を紹介

公開日:2020.02.20 最終更新日:2020.03.16

ビジネスホンと一口に言っても、多種多様なメーカー、機種があり、それぞれ強みや搭載されている機能は大きく異なります。
そのため、ビジネスホンを導入する際はどんな機種を選べばよいのかわからなくなってしまいますよね。

そこで本記事では、ビジネスホンを選ぶポイントと必要な機能を業種別にご紹介します。
ビジネスホンの新規導入や入れ替えを予定されている事業者様は、ぜひご一読ください。

この記事でわかること
  • 業種別のビジネスホンの活用方法
  • 業種別のビジネスホンに必要な機能

業種別・ビジネスホンの選び方!

ここからは、下記5つの業種ごとにビジネスホンの選び方をご紹介していきます。

今回ビジネスホンの選び方を紹介する業種

  1. コールセンター
  2. 製造業
  3. 医療・介護福祉業
  4. 教育産業
  5. ホテル・旅館

コールセンターで使うビジネスホンの選び方

電話業務が主であるコールセンターは、名前のとおりビジネスホンが欠かせない業種です。
ユーザーからのお問い合わせやサービスの申込み手続きを中心に、時にはクレーム対応を行うことも。

そのため、コールセンターではビジネスホンは下記のような使い方が想定されます。

コールセンターにおけるビジネスホンの使い方

  • 業務改善のために通話を録音する
  • 電話の着信と同時に顧客情報を取得しスムーズな対応に役立てる
  • 営業時間外や保留時の受電に対して自動音声で対応する
  • 業務改善のため、スタッフとユーザーの通話を責任者がモニタリングする

上記を踏まえ、コールセンターのビジネスホンには下記の4つの機能が必要です。

コールセンターで必要なビジネスホンの機能

  • 通話録音機能…通話内容を自動で録音する
  • CTI 機能…着信時に相手の情報をPCの画面に表示させる
  • お待たせ着信機能…電話に出られない場合、お客様にお詫びのメッセージを流す
  • 通話モニター機能…社内の第三者(上司など)が通話を聞くことができる

特に、通話録音機能やお待たせ着信機能はコールセンターに欠かせません。
すべての通話を録音しておくことで、例えば「前と言っていることが違うじゃないか!」というような通話のトラブルを回避できます。
また、お客様にとって、顔の見えない相手に電話で問い合わせや申し込みを行うということは多少なりともストレスや不安を感じるものです。
適切なメッセージや音楽を流し、お客様の不安を和らげましょう。

製造業の現場で使うビジネスホンの選び方

製造業においては、事務所と現場での内線を用いた通話や、工場・倉庫全体にアナウンスを流すというビジネスホンの使い方が想定されます。
また、騒音の中で耳栓を付けて作業する場合は、その状態でも着信音を聞き取れることが求められます。

製造業においては、ビジネスホンはこのように活用されます。

製造業におけるビジネスホンの使い方

  • 騒音の多い現場のスタッフに事務所から連絡事項を伝える
  • 現場内を移動しながら他セクションや事務所と連絡をとる
  • 現場全体に構内放送を流す

上記を実現できるビジネスホンの機能は、下記の5つです。

製造業で必要なビジネスホンの機能

  • 内線機能…現場の他セクション同士や、現場と事務所で内線通話ができる
  • 大音量ベル機能…機械音の多い現場でも着信に気付くことができる
  • コードレス機能…小型の子機を持って移動しながら通話ができる
  • コールスピーカー機能…放送設備のない建物でも内線で放送ができる
  • ページング機能…構内のビジネスホンならどれを使っても構内放送ができる

広い倉庫や工場で何十人もの従業員が日々勤務する製造業では、ひと言連絡事項を伝えようにも、直接歩いて伝えに行くとなるとかえって時間がかかってしまいます。
そのため、ビジネスホンを活用して、効率的に連絡事項を共有し、安全な現場づくりに役立てましょう。

機械音が大きく、建物が広い傾向のある製造業で使うビジネスホンでは、騒音の中でも聞き取れる大音量の着信と、構内に広く情報共有できるスピーカー機能は必須といえます。

医療・介護福祉業で使うビジネスホンの選び方

医療や福祉の現場では、スタッフ間での内線を利用した伝達のほかに、病室からのナースコールを受ける必要があります。

そのため、医療・介護福祉業においてビジネスホンを導入すると、このような使い方が想定されます。

医療・介護福祉業におけるビジネスホンの使い方

  • 病室とナースステーション間で患者からの連絡を受け取る
  • 施設内で移動しながらスタッフ間で連絡をとる

上記より医療・介護福祉業で必要なビジネスホンの機能は以下の3つです。

医療・介護福祉業で必要なビジネスホンの機能

  • 緊急呼出コール機能…病室からのナースコールをナースステーションで受けることができる
  • 内線機能…他の病室にいるスタッフ間や、診察室とナースステーション間で業務連絡ができる
  • コードレス機能…小型の子機を持って移動しながら通話ができる

病院や介護施設にビジネスホンを導入する際は、コードレスの機種でナースコールシステムに対応していることは必須条件といえます。
スタッフは施設内を常に移動し、さまざまな業務を次々とこなしているため、どこにいてもすぐに内線連絡ができることが望ましいためです。
また、体を自由に動かせない患者や入居者のためにナースコールは必要です。

教育産業(学校や学習塾など)で使うビジネスホンの選び方

学校や学習塾・予備校といった教育産業では、ビジネスホンの用途は生徒や保護者との連絡、また他の教室にいるスタッフ同士での内線連絡が主です。

時には保護者からのクレーム対応や、トラブル発生時の対応を行うこともあります。
そのような場合に備え、客観的な証拠を残すためにも通話が録音できることが望ましいです。

また、教育機関はいたずら電話のターゲットにされることも多いため、しっかりと対策をしておく必要があります。

学校や学習塾など教育産業の現場でビジネスホンはこのように活用されます。

教育産業(学校や学習塾など)におけるビジネスホンの使い方

  • 保護者との電話トラブルや不審電話のあった際、早期解決のために会話を録音する
  • 業務効率の妨げとならないよう、いたずら電話を着信拒否する

教育産業(学校や学習塾など)で必要なビジネスホンの機能は以下の2つです。

教育産業(学校や学習塾など)で必要なビジネスホンの機能

  • 通話録音機能…通話内容を自動で録音する
  • 着信拒否機能…明確に悪意のあるいたずら電話の番号を拒否登録する

学校や学習塾に導入するビジネスホンは、基本的な機能のついた一般的な事務所用の機種で問題ありません。
ただし、教育期間は子どもたちを預かる場所のため、トラブルや不審電話には敏感にいるべきでしょう。
そのため、録音機能はスタッフ全員が使い方を理解しているようにしましょう。

ホテル・旅館で使うビジネスホンの選び方

ホテルや旅館のフロントでは、お問い合わせや宿泊予約の電話対応と、客室のお客様からの内線の対応があります。

そのため、宿泊施設では下記のようなビジネスホンの運用が望ましいです。

ホテルや旅館におけるビジネスホンの使い方

  • 各宿泊室からチェックアウトや注文などをビジネスホンだけで手続きする
  • 外線着信対応中でも、お客様からの内線を受けて待機させる
  • 営業時間外や保留時の受電に対して自動音声で対応する

ホテルや旅館で必要なビジネスホンの機能は以下の3つです。

ホテルや旅館で必要なビジネスホンの機能

  • ホテル機能…各部屋に設置されたビジネスホンからのチェックアウトなどをフロントの親機で管理する
  • フロント内線機能…各スタッフのPHSや、宿泊室からの内線を一括でフロントで受ける
  • お待たせ着信機能…電話に出られない場合、お客様にお詫びのメッセージを流す

ホテルや旅館のような宿泊施設では、外線・内線ともにお客様の対応をすることが大半という特殊な使い方をします。
そのため、特に繁忙期は、予約の電話が相次いで外線が埋まることもあります。
内線の宿泊客も、外線のお問い合わせのお客様にもストレスを与えず、素早く対応するためにお待たせ着信機能は必須といえます。

また、ほとんどの宿泊施設では「ホテルシステム」という、宿泊情報を一括管理するシステムを導入しています。
ビジネスホンの機種によっては、ホテルシステムと連携可能なものもあるため、より効率的なフロント業務をお考えの方はこちらもご検討ください。

自社の業種による職務内容の特徴に合わせて、最適なビジネスホンを選ぼう!

いかがでしたでしょうか?
貴社の業種において、ビジネスホンにどんな機能が必要か、どのような機種を選べばよいのか、ご理解いただけたでしょうか。

業務内容や職場の特徴によって、ビジネスホンに必要な機能や導入形態は大きく異なります。
そのため、まずは「自社にはどんな機能が必要か」ということを確認すると良いでしょう。

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この記事を書いた人

編集部員 M・S

編集部員のM・Sと申します。EMEAO!のコンテンツの取材、編集、ライティングを担当させていただいております。複雑な情報を分かりやすく整理し、忙しい皆様にとって読みやすい記事にまとめてご提供させていただきます!よろしくお願いします!

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