顧客管理にエクセルは向いてない？SFAを使うべき理由も紹介

近年、様々なツールが登場していますが、顧客管理にまだエクセルを使っている、企業様も多いかと思います。

しかし、「エクセルを使っているけど、顧客管理をするには使いにくいかも…」と思っているご担当者様もいらっしゃるはず。

この記事では、エクセルが顧客管理に向いていない欠点と、SFAを使うべき理由を紹介します。
エクセルでの顧客管理は限界かもしれないと感じているご担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。

エクセルの3つの欠点

エクセルで顧客管理をする欠点は、情報管理がしにくく非効率的という点です。
ここからは、エクセルの代表的な欠点を3つ紹介します。

欠点①情報の管理に不安がある

共有ブック機能はありますが、複数人で同時に作業をすることは難しいので非効率的です。
また、エクセルには更新した情報が保存されないまま終了してしまったり、少しの操作ミスでもファイルが壊れて全データが消えてしまうリスクもあります。

エクセルファイルはUSBに保存すれば簡単に社外へ持ち出せます。
顧客情報が漏えいしてしまう可能性があるので、機微な情報を管理するには向いていません。

顧客の情報管理がうまくいかないというデメリットがあるので、エクセルで顧客情報を管理するのはおすすめできません。

欠点②他のツールと連携がしにくい

顧客管理は、他の部門やツールとの連携が必要です。
例えば、マーケティング部門ではMAツール、カスタマーサポート部門ではサポートソフトウェア、財務会計部門では会計ソフトを利用しています。

マーケティングや会計、カスタマーサポートは顧客基点での業務となります。
顧客の管理をExcelで行うということは他のツールやソフトウェアなどと連携ができません。
そのため、同じ顧客のデータが各部門で違ってしまうなど顧客情報の整合性が取れなくなり、従業員の生産性が落ちてしまいます。

欠点③データの比較・分析が苦手

エクセルでデータを管理していると、リアルタイムのデータと過去のデータが見比べられないデメリットがあります。

エクセルではデータを人力で入力するので、どうしてもリアルタイムのデータを見ることはできません。
また、一度数値を更新してしまうと前回と比べてどうなったかが分からなくなり、比較もできなくなってしまいます。

そのため、分析やリアルタイムな現状把握をする際にストレスを感じることが多いでしょう。

顧客管理にSFAを使うべき理由

顧客管理にSFAを推奨する理由は、エクセルを使った顧客管理の欠点を全て解消できることです。

SFAの本来の目的は営業活動の支援することですが、顧客情報の管理に使うことも可能です。
顧客の基本情報や行動履歴、商談履歴・取引履歴などの過去の実績、現在進行中の案件の進捗など、顧客に紐づく営業活動全般のデータを一元管理できます。

一元管理されたデータを、営業部門だけでなく他部門のツールやソフトウェアにも共有することが可能です。
共有されたデータを元にマーケティング、財務管理、カスタマーサポートを行うことで、会社全体の生産性と製品やサービスの質などを向上させることができます。

また、SFA上のデータはセキュリティーがかかっていたり、エクセルと違ってUSBで持ち出すことも難しいので情報漏えいが起こる可能性を抑えられます。

SFAの機能はこちらの記事で詳しく紹介されています。

顧客管理はエクセルではなくSFAで行いましょう！

顧客管理はエクセルではなくSFAで行いましょう！
顧客管理の際には、情報共有の便利さや機密情報の扱いのことを考えるとSFAを使うのがおすすめです。

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この記事を読んで、エクセルでの顧客管理に限界を感じたご担当者様は、ぜひお気軽にご相談ください！