経費精算システムとはなにか、基本の仕組みと3つの特徴を解説

「毎月の経費精算業務に手間暇がかかって従業員の負担になっている……」
そうお悩みの事業者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

経費精算システムを導入すれば、煩わしい経費精算の作業からも解放され、業務時間を有効活用することができます。
今回は、経費精算システムの概要と3つの特徴について解説をしていきます。

社内の経費精算業務にお悩みの会社経営者の方は、ぜひご一読ください。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算に関連する作業をデジタル化することによって、従来は時間と手間が大幅にかかっていた作業を効率良く進めることのできるシステムです。

例えば申請やチェック、承認といった今まで手作業で行われていた部分が自動化されることにより、時間短縮のみならずミスの確率を大幅に下げることができます。

仕組みとしては、従業員一人ひとりにアカウントが与えられ、各自PCやスマホからログインし経費の申請を行います。
経理担当者側は管理者権限のあるアカウントでログインし、申請内容の確認や承認を画面上で完結させることができます。

料金システムやプランは運営会社によって異なりますが、基本的には社員一人あたり数百円程度の月額利用料で導入可能です。

経費精算システムの3つの特徴

業務時間を短縮し、ミスの確率を減らすことのできる経費精算システムのより具体的な特徴とは？
ここからは、3つの特徴を詳しく解説していきます。

経費精算システムの特徴①スマホ対応サービスなら出張先でも安心

「上司の印鑑をもらうために、時間を捻出して会社へ向かわないといけない……」
「月末に出張があり、申請のスケジュールがタイトで気を揉んでしまう」
出張や営業など社外へ出ることの多い業種の方は、上記のようなことが原因で気が滅入ってしまったこともあるのではないでしょうか。

スマホからのログインに対応している経費精算システムを導入すれば、そのようなお悩みも解決されます！
PCを立ち上げることなく経費申請ができ、書類に上司の印鑑をもらう必要もないため、出張先のホテルや移動時間など、場所を問わず経費申請が可能です。

また中には、スマートフォンで領収書を撮影して登録すれば、担当者側の端末で確認できるという機能のあるサービスもあります。
このような機能を有効活用することにより、領収書を糊付けして提出するといった手間を省くことができます。

経費精算システムのスマートフォンでの利用については、以下の記事をご覧ください。

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しかし、経費精算システムの多くは駅名を入力すると交通費を自動入力する機能があるため、調べる手間と確認をする手間を省くことができるほか、計算ミスの可能性がほとんどなくなります。

経費精算システムの特徴③ペーパーレス化で経費削減にも

経費精算システムは経費精算に関する業務が画面上で完結するため、ペーパーレス化を進めることができるという特徴もあります。
そのため、今まで印刷用紙や書類ファイルにかけていたコストの削減につながります。
経理担当者側は書類のファイリング作業を省略できるほか、書類を紛失してしまうトラブルを防ぐことも可能です。

経費精算におけるペーパーレス化については、以下の記事もご覧ください。

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経費精算システムは作業の自動化によりミスや手間の削減を実現するツール

今回は、経費精算システムとはどういったことができるのかをご説明いたしました。

経費精算システムは従来の経費精算業務を自動化し、場所を限定せず業務を行うことのできるツールです。
ぜひ、経費精算システムを導入して、従業員と経理担当者の双方が時間を有効活用し、より効率的に業務を進められる環境づくりを目指しませんか？

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