2019.08.13

オフィスに初めて複合機を導入する際の3つの注意点を教えます

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編集部員 河田

編集部員の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集・執筆とお客様へのインタビューを担当させていただいています。日々、コツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

コピーはもちろんファックスやスキャンなどの機能を持った複合機は、オフィス業務には欠かせない機器です。

しかし、初めてオフィスに複合機の導入を検討している人の中には「初めて複合機をオフィスに導入するときは何に注意したらいいの?」と、わからないことが多くて迷ってしまうという方も多いのではないでしょうか?

そこで本記事では、オフィスに初めて複合機を導入する方に向けて、注意点を3つご紹介していきます。

この記事でわかること
  • 複合機の購入方法
  • 機種選びに迷わないようにするには?
  • 費用を抑えるコツ

注意点①3つの導入方法があることを知っておこう!

3つの導入方法、それぞれのメリット・デメリットって?

オフィスに複合機を導入する方法は大きくわけて3つあります。
1つめは購入、2つめはリース、3つめはレンタルです。

以下、それぞれの特徴とメリット・デメリットについて解説しますので、予算や利用期間などニーズに合わせて選択しましょう。

購入

オフィスに新品または中古の複合機を自社で購入する方法です。
初期費用は高くなりますが、トータルで考えるとお得になります。
一括ではもちろん、ローンで購入することもできます。

オフィスに複合機を設置する際、予算に余裕があるなら購入を選択しても良いでしょう。

リース

複合機を設置しているオフィスの8割以上が、リース契約による導入を選択しています。
リース契約とは、選んだ機種をリース業者が代わりに購入してくれるため、初期費用ゼロで月額料金を支払うだけで複合機を使用することができる導入方法です。

初期費用が必要なく、月々の料金も高くないため、まとまった予算がない場合でもオフィスに複合機を導入することができます。

一方、リースのだいたい3年~7年と長期に設定されている契約期間中は解約しにくく、トータルの費用としては購入するよりも高くなってしまうというデメリットもあります。

レンタル

レンタル会社から複合機をレンタルしてオフィスに導入する方法です。
契約がカンタンで、即日からでも利用可能な点が魅力的。

ただし、リースに比べると月額料金は割高となります。
数日~1年未満だけ複合機を利用したい場合は、レンタルを選択するといいでしょう。

購入・リース・レンタル、それぞれのメリットとデメリットまとめ

購入、リース、レンタルのそれぞれのメリットとデメリットを表にまとめておきましたので、オフィスに導入する際、どの方法を選択するか検討する際の参考にしてください。

それぞれのメリットは以下の通りです。

メリット(1) メリット(2) メリット(3)
購入 自社の資産となる 減価償却で費用計上すると節税効果大 リースと比べて総支払額が安い
リース 新品の複合機が安価で使える リース料金が経費で計上できる メンテナンスや故障時も安心
レンタル 短期の利用に便利 審査不要で契約が簡単 維持・管理がしやすい

それぞれのデメリットは以下をご覧ください。

デメリット(1) デメリット(2) デメリット(3)
購入 導入コストが高い 減価償却の手続きや固定資産税の支払が発生 処分費用が自己負担
リース 途中解約ができない 所有権はリース会社 支払うトータル金額が割高
レンタル ほとんどの場合中古しか借りれない 機種の選択肢が限定される リースよりも毎月の支払額は割高

注意点②機種に迷ったら、必要な機能を洗い出そう!

業務に必要な複合機の機能をノートに書き出してみよう

複合機と一口にいっても、提供するメーカーや機種が多く、どの複合機が自社に合っているのか判断するのは難しいですね。
どの機種にするか迷ったときには、まずオフィスでの業務を洗い直して、本当に必要な機能を正しく把握しましょう。

最新の複合機の中には多機能な機種が多いですが、一般的に機能が多くなればなるほど費用が高くなります。
無駄な費用を使わないために、オフィスの業務に不必要な機能は外して無駄のない機種を選択することが重要です。

ただし、やみくもに安さだけを求めることはオススメしません。
安い複合機の場合、必要な機能が備わっていないこともあります。

せっかくオフィスに複合機を導入するのですから、機能に過不足がない、業務に最適な機種を選択しましょう。

注意点③費用を抑えるために、相見積もりをとるようにしよう!

安くしたいなら複数の業者を比較することが大切!

購入、リース、レンタル……どの方法で複合機をオフィスに導入する場合であっても、費用は業者によって異なります。
同じ機種を選択しても、業者によって全く見積もりの金額が違うということが起こりえるのです。

誰だって、同じ機種ならばできるだけ安く導入したいですよね。
なるべく費用を抑えるためには、必ず複数の業者に相見積もりをとるようにしましょう。

さらに、各業者に「相見積もりをとらせてもらっています」と伝えると、業者の間で価格競争が起こってより安い見積もり価格を出してもらうことができます。
相見積もりをとることは業者も想定内ですので、失礼なことではありません。
ぜひ、遠慮せずに伝えるようにしましょう。

注意点に気を付けてオフィスへ複合機を導入をしよう

今回、初めて複合機をオフィスに導入する方に注意してもらいたい点を3つ紹介してきました。

オフィスへ複合機の導入方法には、購入、レンタル、リースの3つの方法があります。
機種に迷ったら、オフィスの業務に必要な機能が過不足なくついているかを基準に選び、費用を抑えるために複数の業者に相見積もりをとりましょう。

初めて複合機をオフィスに導入を検討している方は、ぜひ本記事で紹介した注意点を参考にして、後悔のない選択をしていただければと思います!

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