複合機をオフィスに導入する際に押さえておきたい3つのポイント

コピーはもちろんファックスやスキャンなどの機能を持った複合機は、オフィス業務には欠かせない機器です。

しかし、初めてオフィスに複合機の導入を検討している人の中には「初めて複合機をオフィスに導入するときは何に注意したらいいの?」と、わからないことが多くて迷ってしまうという方も多いのではないでしょうか？

そこで本記事では、オフィスに初めて複合機を導入する方に向けて、基本となるポイントを３つご紹介していきます。

ポイント①３つの導入方法があることを知っておこう！

3つの導入方法、それぞれのメリット・デメリットって？

オフィスに複合機を導入する方法は大きくわけて3つあります。
1つめは購入、2つめはリース、3つめはレンタルです。

以下、それぞれの特徴とメリット・デメリットについて解説しますので、予算や利用期間などニーズに合わせて選択しましょう。

購入

オフィスに新品または中古の複合機を自社で購入する方法です。
初期費用は高くなりますが、トータルで考えるとお得になります。
一括ではもちろん、ローンで購入することもできます。

オフィスに複合機を設置する際、予算に余裕があるなら購入を選択しても良いでしょう。

リース

複合機を設置しているオフィスの8割以上が、リース契約による導入を選択しています。
リース契約とは、選んだ機種をリース業者が代わりに購入してくれるため、初期費用ゼロで月額料金を支払うだけで複合機を使用することができる導入方法です。

初期費用が必要なく、月々の料金も高くないため、まとまった予算がない場合でもオフィスに複合機を導入することができます。

一方、リースのだいたい3年～7年と長期に設定されている契約期間中は解約しにくく、トータルの費用としては購入するよりも高くなってしまうというデメリットもあります。

リース契約についてより詳細な情報を知りたいという事業者様は、複合機リース契約の仕組みと相場の解説記事をご覧ください。

レンタル

レンタル会社から複合機をレンタルしてオフィスに導入する方法です。
契約がカンタンで、即日からでも利用可能な点が魅力的。

ただし、リースに比べると月額料金は割高となります。
数日～1年未満だけ複合機を利用したい場合は、レンタルを選択するといいでしょう。

購入・リース・レンタル、それぞれのメリットとデメリットまとめ

購入、リース、レンタルのそれぞれのメリットとデメリットを表にまとめておきましたので、オフィスに導入する際、どの方法を選択するか検討する際の参考にしてください。

それぞれのメリットは以下の通りです。

それぞれのデメリットは以下をご覧ください。

ポイント②機種に迷ったら、必要な機能を洗い出そう！

業務に必要な複合機の機能をノートに書き出してみよう

複合機と一口にいっても、提供するメーカーや機種が多く、どの複合機が自社に合っているのか判断するのは難しいですね。
どの機種にするか迷ったときには、まずオフィスでの業務を洗い直して、本当に必要な機能を正しく把握しましょう。

最新の複合機の中には多機能な機種が多いですが、一般的に機能が多くなればなるほど費用が高くなります。
無駄な費用を使わないために、オフィスの業務に不必要な機能は外して無駄のない機種を選択することが重要です。

ただし、やみくもに安さだけを求めることはオススメしません。
安い複合機の場合、必要な機能が備わっていないこともあります。

せっかくオフィスに複合機を導入するのですから、機能に過不足がない、業務に最適な機種を選択しましょう。

ポイント③費用を抑えるために、相見積もりをとるようにしよう！

安くしたいなら複数の業者を比較することが大切！

購入、リース、レンタル……どの方法で複合機をオフィスに導入する場合であっても、費用は業者によって異なります。
同じ機種を選択しても、業者によって全く見積もりの金額が違うということが起こりえるのです。

誰だって、同じ機種ならばできるだけ安く導入したいですよね。
なるべく費用を抑えるためには、必ず複数の業者に相見積もりをとるようにしましょう。

さらに、各業者に「相見積もりをとらせてもらっています」と伝えると、業者の間で価格競争が起こってより安い見積もり価格を出してもらうことができます。
相見積もりをとることは業者も想定内ですので、失礼なことではありません。
ぜひ、遠慮せずに伝えるようにしましょう。

３つのポイントに気を付けてオフィスへ複合機を導入をしよう

今回、初めて複合機をオフィスに導入する方に注意してもらいたい点を３つ紹介してきました。

オフィスへ複合機の導入方法には、購入、レンタル、リースの3つの方法があります。
機種に迷ったら、オフィスの業務に必要な機能が過不足なくついているかを基準に選び、費用を抑えるために複数の業者に相見積もりをとりましょう。

初めて複合機をオフィスに導入を検討している方は、ぜひ本記事で紹介した注意点を参考にして、後悔のない選択をしていただければと思います！

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