複合機の見積もりでトラブルを避ける3つの注意点

本記事では、複合機導入でのトラブルを避けるために、見積もり時点で確認しておきたい注意点をご紹介します。

また、トラブルを避けつつ見積もり金額を抑えるコツもご紹介いたしますので、複合機の見積もりを安くしたいが安すぎるがゆえのトラブルも防ぎたい、とお考えの方はぜひご一読ください。

複合機の見積もりでトラブルを避けるための注意点

複合機の見積もりはトラブルが意外と多い！

複合機導入の際、業者に見積もりを取ってもらうことで最適な機種を提案してもらえたり具体的にかかる費用感が把握できます。

しかし、業者に任せきりにして適当な見積もりを出してもらうと、想定していた金額や契約内容と違っていたケースも多々あります。
また、安さを求めるあまり不良品を購入してしまったり設置工事がずさんになってしまうというトラブルも考えられます。

複合機を導入するときは、以下のポイントに注意して業者に見積もりを作成してもらいましょう。

注意点①要望や使用環境を業者に詳しく説明する

複合機業者に見積もりを出してもらううえで重要なことは、自社の要望や使用環境などを詳しく業者に説明して精度の高い見積もりを出してもらうことです。

複合機業者の見積もりは業者により内容がさまざまなであり、大雑把なものもあれば細かく内容が記載されているものもあります。
より細かく精度の高い見積書は、実際にかかる費用と大きく差が出ることがないのでなるべく詳細な見積書を作成してもらうことがベストといえます。

主に業者に伝えたほうがいい情報としては、以下のような点が挙げられます。

複合機業者の出す見積もりの大まかな内訳

複合機業者の見積もりの内訳は場合によってさまざまですが、主な項目としては以下の6項目が記載されます。

上記の項目は、トラブルを避けるためにも最低限内容を把握しておきたいものです。
6項目を基本に、より精度の高い見積もりを出してもらうとよいでしょう。

注意点②見積書の契約内容が想定していたものと相違がないか

複合機業者から提示される見積書は、導入にかかる費用の内訳だけでなく契約内容やアフターサービスにかかる金額も記載されています。
そのため、見積書の内容が想定していたものと相違がないかをよく確認する必要があります。

特にトラブルが起きやすい項目としては、以下の3点です。

複合機のリース契約は主に5～7年となっており、リースの契約年数は月額料金に密接に関係しています。
見積もりに記載されている契約年数や金額が、希望通りになっているかをしっかり確認しましょう。

また保守契約の内容についても、どこまでサポートしてもらえるかを把握しておく必要があります。
見積書の内訳に、故障や不具合時にどのような対応をしてもらえてどれほどの費用がかかるのかが明確に記載されているかを確認しましょう。

また、現地で修理をしてもらう場合には別途出張修理費用が請求されるケースもあるので、事前に業者に確認しておくとよいです。

注意点③見積もりを作成してもらう複合機業者が信用できるか

複合機の見積もりを作成してもらう場合の前提として、複合機業者が信用できるかという点も重要です。

いい加減な複合機業者に見積もりを依頼すると、内容が打ち合わせ時と異なっていたり費用を安く見せるためにあえて必要経費の詳細を記載しない場合もあります。
また、いい加減な複合機業者であれば、見積もりだけでなくその後の複合機の設置やアフターフォローにも大きく影響します。

複合機の見積もりは、信用できる複合機業者に依頼するようにしましょう。

複合機業者からの見積もりをトラブルなく格安にする3つのコツ

複合機の見積もりは、原則要望に沿って最適な機種に見合った料金で出してもらうことが重要です。

とはいえ、複合機の導入にはかなりの費用がかかるため、なるべく見積もり時点で費用を抑えたいものですよね。
ここからは、トラブルになるリスクを軽減しつつ複合機の見積もりを格安にするコツを3つご紹介します。

コツ①見積もり時に月間印刷枚数を多めに申告しておく

複合機の月間印刷枚数とは、1ヵ月間に印刷する大体の紙の枚数であり複合機のカウンター料金と密接な関係があります。
基本的に、カウンター料金は印刷枚数が多いほどに安くなる傾向があるため、実際の月間印刷枚数より多く申告することで値引きが期待できます。

ただし、カウンター料金には印刷枚数・カウンター料金の単価によって変動する、基本料金が存在します。
基本料金は月間印刷枚数を参考に設定されるため、あまり多く見積もりすぎると逆に損になることもあるので注意が必要です。

また、モノクロよりカラー印刷の方がカウンター料金は高くなるため、カラー印刷が多い場合は事前に伝えておくと積極的に値引きの検討をしてもらえます。

関連記事：複合機のカウンター料金の仕組みと1枚あたりにかかる料金相場

コツ②複数の業者で相見積もりを行う

複合機業者の見積もりを取る場合は、必ず1社ではなく複数の業者で相見積もりを行うようにしましょう。
なぜなら、複数の業者間で相見積もりを行うことで価格競争を起こし、結果的に値引きをしてもらいやすくなるからです。

特にメーカーではなく代理店や販売店であれば、比較的積極的に相見積もりで値段を下げてもらえる可能性があります。
また、相見積もりをすることで相場が把握でき悪徳業者を振るい落とすことができるというメリットもあります。

そのため、相見積もりを行う際は費用の内訳や条件をできるだけ揃えることでより正確な比較ができるでしょう。
複合機の費用感についてはこちらの複合機リースの月額料金の相場も参考にしてみてください。

コツ③不要なオプション機能はつけない

複合機には通常の印刷機能にくわえて、フィニッシャーや自動送り装置など後付けすることができるオプション機能があります。

複合機業者の中には、最初の見積もり時点でオプション機能を盛り込んでいる場合もあるので、見積書の内訳を確認して不要なオプション機能を削除しましょう。
不要なオプション機能を外すことで、見積もりの金額が大きく抑えられることが期待できます。

もし複合機導入後にオプション機能が欲しくなった場合は、後付けできるタイプも用意されているので事前に業者に相談しておくとよいでしょう。

コツ④自社に合った導入方法を考える

複合機を自社に導入する方法は以下の4つです。

• 新品購入
• 中古購入
• 新品リース
• 中古レンタル

それぞれのメリット・デメリットを解説します。

関連記事：複合機をオフィスに導入する際に押さえておきたい3つのポイント

新品購入のメリット・デメリット

初期費用が最も多い導入方法ですが、使用期間が長ければ長いほど支払い総額が安くなるのが特徴です。

他にも以下のようなメリット・デメリットがあります。

中古購入のメリット・デメリット

中古複合機は、費用を抑えられることが大きな特徴です。

一度分解してクリーニングやメンテナンスをしてから販売している業者も多いため、新品と同じように使える機器も少なくありません。

他にも以下のようなメリット・デメリットがあります。

新品リースのメリット・デメリット

最も多くの会社で選ばれている導入方法で、初期費用をかけずに新品の複合機を使えるのが大きな特徴です。

他にも以下のようなメリット・デメリットがあります。

中古レンタルのメリット・デメリット

レンタルは契約期間を最短1日から設定できるため、イベントや研修など合わせて柔軟に使用できます。

また、審査がないため希望した日時で確実に使用できるのも大きなメリットです。

他にも以下のようなメリット・デメリットがあります。

優良な複合機業者選びのポイント

最適な見積もりを出してもらうためには、優良な複合機業者を選ぶことも重要です。
ここでは複合機業者の選び方で失敗しないための、3つのポイントをご紹介します。

ポイント①問い合わせ対応がスピーディーか

複合機の業者選びで重要なこととして、問い合わせに対する対応が迅速かということが挙げられます。

問い合わせスピードが遅い場合、見積もりはもちろん複合機の導入までも遅い可能性があり、希望予定日に設置が間に合わないケースが考えられます。
また、導入後の故障等のトラブルにもすぐに対応してもらえないこともあります。

なるべく問い合わせから、翌2～3営業日以内に返信してもらえる業者を選びましょう。

ポイント②細かく条件を聞いて機種選定や保守を提案してくれるか

複合機の機種はメーカーによりさまざまな特徴をもつため、専門知識がなければ細かい条件を業者に伝えて機種選定をしてもらうほうがよいでしょう。
その際、印刷状況や要望などを細かく聞いてくれる業者であれば、自社に最適な機種選定をして提案してくれると期待できます。

また、保守契約についても細かく内容を説明してくれることで、後に起こりうるトラブルの回避にもつながります。
ヒアリング時の対応などをよく見て、信用できる業者かどうかを判断しましょう。

ポイント③自社内で複合機のトラブルに対応できる技術者がいるか

依頼する複合機の業者が、自社で複合機トラブルに対応できる技術者がいるかという点も重要です。

複合機の業者によって、複合機の修理ができる技術者が自社に所属している場合としていない場合があります。
自社で複合機修理ができる場合であれば、トラブル時でも素早い修理を期待できるでしょう。

自社に対応できる技術者がいない場合は、メーカーや提携業者と連携して技術者を派遣することになるため、時間がかかってしまう傾向があります。
特にメーカーの技術者は膨大な数の顧客に対応しているため、順番待ちとなり自社のトラブルに対応してもらえるまで時間がかかってしまいます。

また、自社に技術者を持つ場合は、より専門的な目線でアドバイスをしてくれるというメリットもあります。

複合機を選ぶ際に押さえておきたいポイントについて

複合機を選ぶ際は、予算だけではなくオフィスの通信環境や利用用途を確認しましょう。

利用環境を確認せずに購入すると、うまく作動しない場合や、予期せぬエラーが発生する場合があります。

複合機選びで押さえておきたいポイントは、次の5つです。

• 月間印刷枚数が適切か
• 料金形態
• 解像度は適切か
• 操作パネルの使いやすさ
• 通信機能やクラウドが利用環境に適しているか

順番に解説します。

関連記事：複合機の選び方で押さえておきたいポイント

月間印刷枚数が適切か

複合機を選ぶ際は、月間印刷枚数が適切か確認しましょう。

月間印刷枚数は次の計算式で算出します。

複合機で想定されている枚数よりも実際の枚数が多いと、印刷速度が遅くなるだけでなく、故障が発生しやすくなる原因になります。

料金形態

複合機を購入する際、料金形態は次の4つに分類されています。

• カウンター方式
• トナーキット方式
• スポット方式
• 年間保守契約

順番に解説します。

カウンター方式

カウンター方式とは、毎月印刷枚数に応じて支払金額が決まる方式です。

毎月のカウンター料金が発生するものの、修理費やトナー代が無料になります。

1枚当たりの印刷単価は契約ごとに変わるものの、月間印刷枚数の多いオフィスでは、カウンター方式はお得な料金形態といえるでしょう。

関連記事：【複合機用語集】カウンター保守契約とは

トナーキット方式

トナーキット方式とは、トナーが切れた場合メーカーから都度トナーを購入する方式です。

トナー代が追加でかかるものの、カウンター形式と同様に修理費が無料です。

トナーは4万円ほどかかるため、頻繁に印刷するオフィスでは、買い替えのたびに保守料金が高くなります。

関連記事：【複合機用語集】キットトナー保守契約とは

スポット方式

スポット方式とは、故障の際に有償でメンテナンスを行う方式です。

業者へ毎月保守費用を払う必要はないものの、製品が壊れた際の修理費が数万円以上と高額になります。

月間印刷枚数が少なく、小規模でトナー交換の頻度が低いオフィスでの利用がおすすめです。

関連記事：【複合機用語集】スポット保守契約とは

年間保守契約

年間保守契約とは、メーカーと年間単位で保守契約を結ぶ方式です。

トナーの交換は有償ですが、メンテナンスや修理が契約料金に入っているため、故障時に追加の支払いが不要です。

また、年間保守契約を結ぶと、オリジナルのサービスを受けられる業者もあります。

関連記事：【複合機用語集】年間保守契約とは

解像度に応じて印刷物の質が変わる

解像度は1インチの間に存在するドットの数「dpi（Dots Per Inch）」のことです。

複合機の印刷画質は、解像度によって決まります。

dpiが高い方が繊細な印刷物となり、低い場合はぼやけた印刷物となります。

印刷する用紙サイズによっても必要な解像度が異なるため、利用目的に応じた解像度を設定できる複合機を選ぶと良いでしょう。

ポスターのような大きい印刷物では、遠くでも目立つようにするためdpiが低くても問題ありません。

一方、写真のような繊細な印刷物では、dpiが低いとぼやけてしまい全体像が見えなくなります。

操作パネルが使いやすいか

近年、操作パネル付きの複合機が増えています。

操作パネルが使いやすい物であれば、機械の上級者はもちろん、機械に疎い方でも複合機を簡単に利用できます。

また、操作パネルの反応の速さや誤作動が少ないものであれば、誰でも問題なく複合機を利用できるでしょう。

通信機能やクラウドに対応しているか

近年の複合機は、リモートでの通信やクラウド機能に対応したものが増えています。

複合機に直接文書やデータを送受信できるため、オフィス内や遠隔作業・リモート業務において文書やデータを共有可能です。

また、クラウド対応された複合機を利用すれば、データの紛失や破損のリスクを軽減し、重要な情報を安全に管理できます。

さらに、定期的なクラウド上へのバックアップ機能がある複合機なら、複合機のHDD上に保持している重要なデータを保護できます。

データが定期的にバックアップされていることで、故障等でHDD交換が必要な時に、クラウド上からデータを復元可能です。

通信機能・クラウド対応のある複合機は、複合機のアップデートが入った場合にも自動で対応できるようになるため、保守も容易になります。

複合機の見積もりから導入までの流れ

複合機の見積もりから導入までの流れは以下のとおりです。

• 複数の業者に問い合わせ見積もりをもらう
• 契約手続きやリース審査を行う
• 希望日時に搬入・設置工事を行う
• リース会社から電話で検収確認がされる

それぞれ解説します。

手順①複数の業者に問い合わせ見積もりをもらう

相見積もりを行うことで、より自社の希望に沿った条件で複合機を導入できます。

本体代金、設置工事費、ランニングコストの他に、希望機種や保守契約の確認も重要です。

業者によっては、無料の現地調査が行われることもあります。

見積もりが揃ったら、サポートや機能を考慮し最適な業者を選択しましょう。

手順②契約手続きやリース審査を行う

保守契約やサポート内容など契約条件を確認し、納得できる条件であれば契約を進めます。

リース契約の場合には、契約と同時にリース審査の申し込みが行われ、審査結果が出るまでに2～7日程度かかります。

とにかく早く使いたい場合には、レンタルや購入がおすすめです。

手順③希望日時に搬入・設置工事を行う

搬入・設置工事の際には担当者の立ち合いが必要なことが多いため、必ず日程調整をしておきましょう。

また、搬入で階段作業が必要になると、階数によって追加料金が発生する可能性があるため、事前の確認が必要です。

手順④リース会社から電話で検収確認がされる

リース契約の場合、品質・仕様・数量などが契約内容と合っているかの確認が行われます。

見積もりから納品までの期間は、2週間～1ヶ月程度です。

家庭用と業務用の複合機の違いについて

複合機は、家庭用と業務用によって用途が分けられています。

現代、在宅勤務や少人数のオフィスが増えています。

業務用でも、家庭用複合機を選ぶ方がコストパフォーマンスが高い場合があるため、利用状況の確認が重要です。

ここでは、家庭用、業務用それぞれの特徴について解説します。

価格帯

家庭用複合機は安いものは1万円あれば購入できる一方、業務用の複合機は50万円以上かかります。

業務用複合機の価格が高い理由として、サイズが大きかったり、機能が便利なことや耐久性が高いことが挙げられます。

大きさ

家庭用複合機は軽量かつコンパクトな卓上タイプが多いです。

一方、業務用複合機は大型な床置きタイプが主流です。

機能

家庭用複合機は自宅利用のプリントアウト、スキャン、コピー機能がメインです。

一方、業務用複合機はプリントアウト・コピー・FAX・スキャンといった多彩な機能を備えています。

また、業務用複合機は他のシステムと連携もできるため、利用できる範囲が非常に広いです。

耐久性

家庭用と同じ耐久性の場合、利用頻度の差により、業務用複合機の故障リスクの方が圧倒的に高くなります。

しかし、業務用の複合機は家庭用よりも耐久性が高く頑丈な作りをしているため、故障の頻度は圧倒的に高いわけではありません。

複合機の見積もりは信用できる業者に細かい要望を伝えて精度の高い見積書を作成してもらおう

以上、複合機業者が作成する見積もりを正確かつ格安にするコツや注意点などを解説してきました。

複合機の見積もりを正確に出してもらうためには、状況や要望を細かく伝えることが重要です。
そのうえで複数の業者間で相見積もりをとり、不要なオプション機能などを削除することで見積もり時の金額を抑えられるでしょう。

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