複合機の見積もりでトラブルを避ける3つの注意点

本記事では、複合機導入でのトラブルを避けるために、見積もり時点で確認しておきたい注意点をご紹介します。

また、トラブルを避けつつ見積もり金額を抑えるコツもご紹介いたしますので、複合機の見積もりを安くしたいが安すぎるがゆえのトラブルも防ぎたい、とお考えの方はぜひご一読ください。

複合機の見積もりでトラブルを避けるための注意点

複合機の見積もりはトラブルが意外と多い！

複合機導入の際、業者に見積もりを取ってもらうことで最適な機種を提案してもらえたり具体的にかかる費用感が把握できます。

しかし、業者に任せきりにして適当な見積もりを出してもらうと、想定していた金額や契約内容と違っていたケースも多々あります。
また、安さを求めるあまり不良品を購入してしまったり設置工事がずさんになってしまうというトラブルも考えられます。

複合機を導入するときは、以下のポイントに注意して業者に見積もりを作成してもらいましょう。

注意点①要望や使用環境を業者に詳しく説明する

複合機業者に見積もりを出してもらううえで重要なことは、自社の要望や使用環境などを詳しく業者に説明して精度の高い見積もりを出してもらうことです。

複合機業者の見積もりは業者により内容がさまざまなであり、大雑把なものもあれば細かく内容が記載されているものもあります。
より細かく精度の高い見積書は、実際にかかる費用と大きく差が出ることがないのでなるべく詳細な見積書を作成してもらうことがベストといえます。

主に業者に伝えたほうがいい情報としては、以下のような点が挙げられます。

複合機業者の出す見積もりの大まかな内訳

複合機業者の見積もりの内訳は場合によってさまざまですが、主な項目としては以下の6項目が記載されます。

上記の項目は、トラブルを避けるためにも最低限内容を把握しておきたいものです。
6項目を基本に、より精度の高い見積もりを出してもらうとよいでしょう。

注意点②見積書の契約内容が想定していたものと相違がないか

複合機業者から提示される見積書は、導入にかかる費用の内訳だけでなく契約内容やアフターサービスにかかる金額も記載されています。
そのため、見積書の内容が想定していたものと相違がないかをよく確認する必要があります。

特にトラブルが起きやすい項目としては、以下の3点です。

複合機のリース契約は主に5～7年となっており、リースの契約年数は月額料金に密接に関係しています。
見積もりに記載されている契約年数や金額が、希望通りになっているかをしっかり確認しましょう。

また保守契約の内容についても、どこまでサポートしてもらえるかを把握しておく必要があります。
見積書の内訳に、故障や不具合時にどのような対応をしてもらえてどれほどの費用がかかるのかが明確に記載されているかを確認しましょう。

また、現地で修理をしてもらう場合には別途出張修理費用が請求されるケースもあるので、事前に業者に確認しておくとよいです。

注意点③見積もりを作成してもらう複合機業者が信用できるか

複合機の見積もりを作成してもらう場合の前提として、複合機業者が信用できるかという点も重要です。

いい加減な複合機業者に見積もりを依頼すると、内容が打ち合わせ時と異なっていたり費用を安く見せるためにあえて必要経費の詳細を記載しない場合もあります。
また、いい加減な複合機業者であれば、見積もりだけでなくその後の複合機の設置やアフターフォローにも大きく影響します。

複合機の見積もりは、信用できる複合機業者に依頼するようにしましょう。

複合機業者からの見積もりをトラブルなく格安にする3つのコツ

複合機の見積もりは、原則要望に沿って最適な機種に見合った料金で出してもらうことが重要です。

とはいえ、複合機の導入にはかなりの費用がかかるため、なるべく見積もり時点で費用を抑えたいものですよね。
ここからは、トラブルになるリスクを軽減しつつ複合機の見積もりを格安にするコツを3つご紹介します。

コツ①見積もり時に月間印刷枚数を多めに申告しておく

複合機の月間印刷枚数とは、1ヵ月間に印刷する大体の紙の枚数であり複合機のカウンター料金と密接な関係があります。
基本的に、カウンター料金は印刷枚数が多いほどに安くなる傾向があるため、実際の月間印刷枚数より多く申告することで値引きが期待できます。

ただし、カウンター料金には印刷枚数・カウンター料金の単価によって変動する、基本料金が存在します。
基本料金は月間印刷枚数を参考に設定されるため、あまり多く見積もりすぎると逆に損になることもあるので注意が必要です。

また、モノクロよりカラー印刷の方がカウンター料金は高くなるため、カラー印刷が多い場合は事前に伝えておくと積極的に値引きの検討をしてもらえます。

コツ②複数の業者で相見積もりを行う

複合機業者の見積もりを取る場合は、必ず1社ではなく複数の業者で相見積もりを行うようにしましょう。
なぜなら、複数の業者間で相見積もりを行うことで価格競争を起こし、結果的に値引きをしてもらいやすくなるからです。

特にメーカーではなく代理店や販売店であれば、比較的積極的に相見積もりで値段を下げてもらえる可能性があります。
また、相見積もりをすることで相場が把握でき悪徳業者を振るい落とすことができるというメリットもあります。

そのため、相見積もりを行う際は費用の内訳や条件をできるだけ揃えることでより正確な比較ができるでしょう。
複合機の費用感についてはこちらの複合機リースの月額料金の相場も参考にしてみてください。

コツ③不要なオプション機能はつけない

複合機には通常の印刷機能にくわえて、フィニッシャーや自動送り装置など後付けすることができるオプション機能があります。

複合機業者の中には、最初の見積もり時点でオプション機能を盛り込んでいる場合もあるので、見積書の内訳を確認して不要なオプション機能を削除しましょう。
不要なオプション機能を外すことで、見積もりの金額が大きく抑えられることが期待できます。

もし複合機導入後にオプション機能が欲しくなった場合は、後付けできるタイプも用意されているので事前に業者に相談しておくとよいでしょう。

優良な複合機業者選びのポイント

最適な見積もりを出してもらうためには、優良な複合機業者を選ぶことも重要です。
ここでは複合機業者の選び方で失敗しないための、3つのポイントをご紹介します。

ポイント①問い合わせ対応がスピーディーか

複合機の業者選びで重要なこととして、問い合わせに対する対応が迅速かということが挙げられます。

問い合わせスピードが遅い場合、見積もりはもちろん複合機の導入までも遅い可能性があり、希望予定日に設置が間に合わないケースが考えられます。
また、導入後の故障等のトラブルにもすぐに対応してもらえないこともあります。

なるべく問い合わせから、翌2～3営業日以内に返信してもらえる業者を選びましょう。

ポイント②細かく条件を聞いて機種選定や保守を提案してくれるか

複合機の機種はメーカーによりさまざまな特徴をもつため、専門知識がなければ細かい条件を業者に伝えて機種選定をしてもらうほうがよいでしょう。
その際、印刷状況や要望などを細かく聞いてくれる業者であれば、自社に最適な機種選定をして提案してくれると期待できます。

また、保守契約についても細かく内容を説明してくれることで、後に起こりうるトラブルの回避にもつながります。
ヒアリング時の対応などをよく見て、信用できる業者かどうかを判断しましょう。

ポイント③自社内で複合機のトラブルに対応できる技術者がいるか

依頼する複合機の業者が、自社で複合機トラブルに対応できる技術者がいるかという点も重要です。

複合機の業者によって、複合機の修理ができる技術者が自社に所属している場合としていない場合があります。
自社で複合機修理ができる場合であれば、トラブル時でも素早い修理を期待できるでしょう。

自社に対応できる技術者がいない場合は、メーカーや提携業者と連携して技術者を派遣することになるため、時間がかかってしまう傾向があります。
特にメーカーの技術者は膨大な数の顧客に対応しているため、順番待ちとなり自社のトラブルに対応してもらえるまで時間がかかってしまいます。

また、自社に技術者を持つ場合は、より専門的な目線でアドバイスをしてくれるというメリットもあります。

複合機の見積もりは信用できる業者に細かい要望を伝えて精度の高い見積書を作成してもらおう

以上、複合機業者が作成する見積もりを正確かつ格安にするコツや注意点などを解説してきました。

複合機の見積もりを正確に出してもらうためには、状況や要望を細かく伝えることが重要です。
そのうえで複数の業者間で相見積もりをとり、不要なオプション機能などを削除することで見積もり時の金額を抑えられるでしょう。

「複数の業者で相見積もりを取るのが手間だ」
このようにお考えの事業者様は、ぜひEMEAO!をご活用ください。

簡単なヒアリングのみで、要望に沿った優良な複合機業者を複数完全無料でご紹介します。
ご紹介する業者は第三者機関の審査を通過した業者のみのため、安心してご利用いただけます。