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複合機業者の見積りの内訳と安く抑える3つのポイント

公開日:2021.06.22 最終更新日:2021.06.29

本記事では、複合機業者が作成する見積りの内訳と見積りを安く抑える3つのコツをご紹介します。
複合機業者の見積りを取りたいと考えている事業者様は、ぜひ参考にしてみてください。

複合機の見積り内容とは

複合機の見積りはいくつかの項目に分けられます

複合機の見積りの内訳としては、大きく分けて主に以下の6項目が記載されます。

複合機の見積りの主な内訳
  • 機器本体の値段
  • 設置工事にかかる費用
  • 保守契約
  • オプション内容
  • リース期間(リース導入時のみ)
  • カウンター料金(リース導入時のみ)

複合機の見積りは基本的に導入する機種を選定したうえで、契約方法別に細かく金額が設定されます。
特に複合機は本体機器が高額であるため、初期費用が不要であるリースでの導入が多く活用されています。

また、複合機はメーカーが機種ごとに加入できる保守契約を設定しているため、保守契約は必須の料金項目となります。

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複合機業者からの見積りを精確に出してもらうには

複合機業者の見積りは業者により内容がさまざまなであり、大雑把なものもあれば細かく内容が記載されているものもあります。
より細かく精確な見積書は、実際にかかる費用と大きく差が出ることがないのでなるべく詳細な見積書を作成してもらうことがベストといえます。

複合機業者からの見積りを精確に出してもらうためには、自社の要望や使用環境などを詳しく業者に説明することです。
主に必要な情報としては、以下のような点が挙げられます。

複合機業者に見積りを精確に出してもらうための情報
  • どのような目的で複合機を導入するのか(故障やリース満了など)
  • 検討している導入方法(リース/購入/レンタル)
  • 希望の機種やメーカーはあるか
  • 想定している予算
  • 中古の複合機導入も視野に入れているか
  • どれくらいの期間利用する予定なのか
  • 1ヵ月で何枚ほど印刷する予定か

……など

上記のように事前に細かい情報を伝えておくことで、最適な機種選定まで行ったうえで精確な見積りを出してもらえます。
複合機の機種選びがよく分からないという場合は、業者に細かく相談して機種を提案してもらいましょう。

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複合機業者の見積りを安く抑える3つのポイント

複合機の導入にはかなりの費用がかかるため、なるべく見積り時点で費用を抑えたいものですよね。
複合機業者の見積りを安く抑えるポイントとしては、主に3点挙げられます。

ポイント①見積り時に月間印刷枚数を多めに申告しておく

複合機の月間印刷枚数とは、1ヵ月間に印刷する大体の紙の枚数であり複合機のカウンター料金と密接な関係があります。
基本的に、カウンター料金は印刷枚数が多いほどに安くなる傾向があるため、実際の月間印刷枚数より多く申告することで値引きが期待できます。

ただし、カウンター料金には印刷枚数・カウンター料金の単価によって変動する、基本料金が存在します。
基本料金は月間印刷枚数を参考に設定されるため、あまり多く見積りすぎると逆に損になることもあるので注意が必要です。

また、モノクロよりカラー印刷の方がカウンター料金は高くなるため、カラー印刷が多い場合は事前に伝えておくと積極的に値引きの検討をしてもらえます。

ポイント②複数の業者で相見積もりを行う

複合機業者の見積りを取る場合は、必ず1社ではなく複数の業者で相見積もりを行うようにしましょう。
なぜなら、複数の業者間で相見積もりを行うことで価格競争を起こし、結果的に値引きをしてもらいやすくなるからです。

特にメーカーではなく代理店や販売店であれば、比較的積極的に相見積もりで値段を下げてもらえる可能性があります。
また、相見積もりをすることで相場が把握でき悪徳業者を振るい落とすことができるメリットもあります。

そのため、相見積もりを行う際は見積もり費用の内訳や条件をできるだけ揃えることでより精確な比較ができるでしょう。
また、複合機の費用感についてはこちらの複合機リースの月額料金の相場も参考にしてみてください。

ポイント③不要なオプション機能はつけない

複合機には通常の印刷機能にくわえて、フィニッシャーや自動送り装置など後付けすることができるオプション機能があります。

複合機業者の中には、最初の見積り時点でオプション機能を盛り込んでいる場合もあるので、見積書の内訳を確認して不要なオプション機能を削除しましょう。
不要なオプション機能を外すことで、見積りの金額が大きく抑えられることが期待できます。

もし複合機導入後にオプション機能が欲しくなった場合は、後付けできるタイプも用意されているので事前に業者に相談しておくとよいでしょう。

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複合機業者から見積りを取る際の注意点

複合機の見積りは注意点を押さえて行いましょう

複合機業者の見積りを安く抑えることは重要ですが、見積り内容にも十分注意して確認する必要があります。
主に複合機業者から見積りを取る際の注意点としては、以下の3点が挙げられます。

複合機業者の見積りで注意すべきポイント
  • リースの契約年数
  • 保守契約の内容
  • 修理時の出張費用

複合機のリース契約は主に5~7年となっており、リースの契約年数は月額料金に密接に関係しています。
見積りに記載されている契約年数が、希望通りになっているかをしっかり確認しましょう。

また保守契約の内容についても、どこまでサポートしてもらえるかを把握しておく必要があります。
その中でも現地で修理をしてもらう場合には、別途出張修理費用が請求されるケースもあるので事前に業者に確認しておきましょう。

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複合機業者選びのポイント

最適な見積りを出してもらうためには、優良な複合機業者を選ぶ必要があります。
ここでは複合機業者の選び方で失敗しないための、3つのポイントをご紹介します。

ポイント①問い合わせ対応がスピーディーか

複合機の業者選びで重要なこととして、問い合わせに対する対応が迅速かということが挙げられます。

問い合わせスピードが遅い場合、見積りはもちろん複合機の導入までも遅い可能性があり、希望予定日に設置が間に合わないケースが考えられます。
また、導入後の故障等のトラブルにもすぐに対応してもらえないこともあります。

なるべく問い合わせから、翌2~3営業日以内に返信してもらえる業者を選びましょう。

ポイント②細かく条件を聞いて機種選定や保守を提案してくれるか

複合機の機種はメーカーによりさまざまな特徴をもつため、専門知識がなければ細かい条件を業者に伝えて機種選定をしてもらうほうがよいでしょう。
その際、印刷状況や要望などを細かく聞いてくれる業者であれば、自社に最適な機種選定をして提案してくれると期待できます。

また、保守契約についても細かく内容を説明してくれることで、後に起こりうるトラブルの回避にもつながります。
ヒアリング時の対応などをよく見て、信用できる業者かどうかを判断しましょう。

ポイント③自社内で複合機のトラブルに対応できる技術者がいるか

依頼する複合機の業者が、自社で複合機トラブルに対応できる技術者がいるかという点も重要です。

複合機の業者によって、複合機の修理ができる技術者が自社に所属している場合と、していない場合があります。
自社に複合機修理できる場合であれば、トラブル時でも素早い修理を期待できるでしょう。

自社に技術者がいない場合は、メーカーや提携業者と連携して技術者を派遣することになるため、時間がかかってしまう傾向があります。
特にメーカーの技術者は膨大な数の顧客対応をしているため、対応してもらえる順番がくるのに時間がかかってしまいます。

また、自社に技術者を持つ場合は、より専門的な目線でアドバイスをしてくれます。

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複合機の見積りは不要な機能を外し、相見積もりをすることで費用を抑えられる

以上、複合機業者が作成する見積りの内訳と見積りを安く抑える3つのポイントを解説してきました。

複合機の見積りを精確に出してもらうためには、状況や要望を細かく伝えることが重要です。
そのうえで複数の業者間で相見積もりをとり、不要なオプション機能などを削除することで見積金額を抑えられるでしょう。

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この記事を書いた人

編集部員 濵岸

編集部員の濵岸と申します。コンテンツ作成と取材を主に担当しております。身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました!豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

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