2019.09.18

失敗しない複合機の選び方|複合機の機種・業者の選び方9のポイント

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コピーやファックスなど様々な機能がある複合機は、オフィスには欠かすことのできない機器です。
それゆえに、導入や入れ替え時に失敗をしてしまうと、業務に大きな悪影響が出てしまいます。

複合機の選び方に関わるトラブルは、大きく2つに分けられます。

複合機の機種の選び方に関する失敗例

例:「値段だけ見た選び方をしたらすぐ故障してしまった!」
例:「機能が多すぎて使いこなせない!」

複合機の設置業者の選び方に関する失敗例

例:「聞いていたよりもランニングコストが高い!」
例:「すぐに故障を直してほしいのになかなか対応をしてくれない!」

そこでこの記事では、複合機の導入や入れ替えで失敗しないために確認するべきポイントを、機種選びと業者選びの2つに分けて徹底的に解説していきます。
これから複合機を導入する、または入れ替えるという予定がある方は、ぜひ最後までご覧ください。

この記事でわかること
・複合機の機種選びのポイント
・複合機の業者選びのポイント

複合機の機種の選び方、4つのチェックポイント

4つのポイントを比較してオフィスに最適な機種を選ぼう

後先を考えずに複合機を決めてしまうと、機種のバリエーションの豊富さ、メーカーの多さ、業者の誘導に翻弄され誤った機種の選び方をする可能性があります。
そうなると、いざ設置してみると使い勝手が悪かった、機能が過剰で使いこなせないということにもなりかねません。

家庭用のFAXやプリンターとは違いオフィス用の複合機はほとんどの場合、最終的には業者に相談することになるのでその際にスムーズかつ良い条件で契約できるように整理しておくことが極めて重要です!

ポイント①複合機に対して割ける予算はいくらか

複合機の利用にどれくらい予算をかけることができるのか、というのは重要なポイントです。
複合機には(1)初期期用(2)ランニングコストの2点のコストが発生します。
初期費用とランニングコストに分けて、どれくらいの費用なら無理なく支払えるか考えてみるようにしましょう。
長く使用するものなのでランニングコストの観点は特に重要です。

予算によって、機種の選び方が絞られます。
また、導入の方法や、契約形態の選択にも関わってきます。

予算を決めずに業者に接触すると、その見積りが自社にとって許容できるものかどうかの判断も出来ません。
まずは何はなくとも予算を決めておくことが重要です。

業者にたくさん会って相場観を知ってから予算を決めればいいのでは、と思うかも知れませんが商談になると流されてしまうもの。
また業者からは必ず予算を聞かれますのでその場の感覚で答えると提示した予算いっぱいの金額で見積もられることがほとんどです。
なのでざっくりとでもいいので予算は事前に決めておきましょう。

ポイント②月間の印刷枚数は何枚くらいか

複合機を取り扱っている業者に問い合わせをすると、
「月間の印刷枚数はどれくらいですか?」
と必ず聞かれます。
なぜなら、印刷枚数によってどれくらいの印刷速度の機種を選択すべきかを判断することができるからです。
また、保守契約の形態によっては、月額印刷枚数によって保守料金の金額が変わってきます。

月額印刷枚数は、以下の計算で出すことができます。

月間印刷枚数の算出方法

月間印刷枚数=1日の印刷枚数×営業日数

月間印刷枚数にはコピーをした枚数はもちろん、ファックスを受信した枚数や、PCからの印刷枚数も含まれるので、計算の際には気を付けてください。

すでに複合機を使っているのであれば、保守料金の請求書から月額印刷枚数を確認してもいいでしょう。

ただし、
「月末月始は会議が多いから、複合機を使う機会が増える」
「年度末は大量の書類を作成する」
というように、特定の時期だけ大量に印刷する必要がある場合は要注意。
一番多い時期の印刷枚数も考慮して、月間印刷枚数を把握しておくようにしましょう。

ポイント③印刷物のサイズはA3よりも大きい可能性があるか

一般的な機種はA3、A4、B4、B5の4サイズの用紙で印刷することができます。

ただ、複合機の機種によっては以上の4種類に加え、A3よりおおきいサイズの用紙に印刷できる機種もあります。
宣伝用ポスターなど、A3より大きなサイズの紙を印刷する機会が多い場合は、機種選びの際に考慮するようにしましょう!

ポイント④自社に必要な機能はどのようなものか

オフィスに設置する複合機であれば、プリンタ、FAX送受信やスキャナ読み取りは必須機能でしょう。
ほとんどの複合機はこの3つの機能を備えていますが、プリンタとスキャナ読み取りはカラーに対応しているものと対応していないものがあります。
カラー対応の機種の方が値段は高くなるため、文章だけしか印刷することがないのであればモノクロのみ対応の複合機を選択してもいいかもしれません。

また、プリンタ、FAX、スキャナ以外にも、様々な機能がついている機種があります。
どんどん新しい機能が登場して数えきれないほどなので、ここでは一部だけご紹介します。

複合機の機能一覧

  • ADF(自動的に原稿を送る)機能
  • 割り込みコピー
  • 連続読み込み
  • 両面コピー
  • 倍率変更
  • 自動用紙選択
  • 人感センサー
  • 原稿枠けし
  • 濃度調整
  • ファックス転送
  • ファックスタイマー送信
  • リモートアドレス帳      など…

機能面に注目した複合機の選び方をすると、機能の多さによって値段が上がりますし、使いこなすのが難しくなります。
業務に最低限必要な機能をピックアップして機種を選ぶとよいでしょう。

知っておきたいその他の知識

以上ご紹介した確認項目に加え、次の3つの項目も複合機の選び方の参考になるでしょう。

インクの種類

複合機のインクには、3つタイプがあります。

最も主流なのは、トナータイプのインクです。
高速印刷や文書や図面、簡単なイラストなどの印刷に適していますが、高画質な資料の印刷には向いていません。

2つ目は、顔料タイプのインクです。
紙の表面に塗料を定着させるため、紙質を問わずに色や選をくっきりと印刷することができます。
再生紙や裏紙などを使用するオフィスに向いています。

3つ目は染料タイプのインクです。
紙に塗料をしみこませることで鮮やかで透明感のある印刷ができるため、写真の印刷に向いています。
ただし、乾くのに時間がかかるので、大量印刷には向いていません。

業務内容に合ったインクを使うためにも、対応複合機の選び方が重要です。

カセットの数

カセットというのは、紙をセットする場所のことです。
カセットの数を増やすほど、複合機本体の価格は高くなります。

ただ、カセットの数を、よく使う紙のサイズの数よりも少なくすることはおすすめしません。
A3、B4、A4、B5の4種類の紙を使用するのであれば、カセットも4つ必要というわけです。

もしカセットを1だけにした場合、カセットに入れているのとは違うサイズの紙を使用したい場合、わざわざカセットの中の紙を入れ替える手間がかかってしまいます。

メーカー紹介

業者によって、どのメーカーの製品を取り扱っているかが異なります。
同じような条件でメーカーが違う機種を比較してみたい場合は、複数のメーカーの商品を取り扱っている業者の選び方をしましょう。
逆に、1つのメーカーにこだわりがあるのならば、そのメーカーに特化した業者に問い合わせてみるといいでしょう。

以下、主要な複合機メーカーについて簡単にまとめましたので、参考にしてみてください。

複合機の主要メーカー一覧
  • リコー…国内シェア率1位、充実した機能
  • 富士ゼロックス…画質が綺麗、耐久性が高い
  • キャノン …使いやすいデザイン
  • シャープ…本体価格もランニングコストもリーズナブル
  • コニカ・ミノルタ…画質が綺麗、紙詰まりが少ない
  • 京セラ…耐久性が高い、ランニングコストがリーズナブル
  • 東芝…リーズナブル、情報漏洩対策が充実
  • ムラテック…操作性が高い、本体価格がリーズナブル
  • OKI…保証期間が長い、耐久性が高い

複合機の機種の選び方ポイントまとめ

下記の情報は最低限事前に整理しておきましょう!
業者に接触するのはそれからです!

複合機の機種の選び方ポイント

  • 複合機に割ける予算はいくらか
  • 月間の印刷枚数はどの程度になりそうか
  • A3よりも大きいサイズの印刷する可能性がありそうか
  • 自社にはどのような機能が必要か

複合機の設置業者の選び方5つのチェックポイント

6つのポイントを確認して、長く付き合える業者を選ぼう

いくら満足のいく複合機の機種の選び方をしたとしても、その複合機を提供してくれる業者の選び方を間違ってしまったら、後々トラブルが起こってしまうかもしれません。
長期間使っていく機器だからこそ、付き合っていく業者の選び方にも慎重になりましょう。

満足のいく業者選びをするコツは、1つの業者だけではなく、複数の業者に問い合わせることです。
なぜなら比較することによって、より自社に合った業者に出会える可能性が高まるからです。

では、実際に業者を選択する際、何を基準に比較すればいいのでしょうか?
ここでは複合機を取り扱っている業者を比較する際に確認しておきたいポイントを6つご紹介します。

ポイント①購入、リース、レンタル…どの導入タイプに対応しているか

複合機の導入方法には、3つの選択肢があります。

1つ目は、新品または中古の複合機を購入するという方法です。
2つ目は、選んだ機種をリース業者に代わりに購入してもらい、初期費用ゼロで月額料金を支払うだけで複合機を使用する方法。
複合機を導入している企業の8割以上が、リース契約による導入を選択しています。
3つ目は、レンタル会社から複合機をレンタルするという方法です。

業者によっては3つ全ての導入方法に対応していることもありますが、ほとんどの業者はどれか1つもしくは2つの導入方法にしか対応していません。
まずはどの導入方法にするかを決めて、それに対応している業者を探すようにしましょう。

3つの導入方法それぞれのメリットとデメリットを表にまとめたので、事前確認事項とも照らし合わせながら、導入方法の選び方を意識して検討してみてください。

複合機の各導入方法のメリット一覧

メリット(1) メリット(2) メリット(3)
購入 自社の資産となる 減価償却で費用計上すると節税効果大 リースと比べて総支払額が安い
リース 新品の複合機が安価で使える リース料金が経費で計上できる メンテナンスや故障時も安心
レンタル 短期の利用に便利 審査不要で契約が簡単 維持・管理がしやすい

複合機の各導入方法のデメリット一覧

デメリット(1) デメリット(2) デメリット(3)
購入 導入コストが高い 減価償却の手続きや固定資産税の支払が発生 処分費用が自己負担
リース 途中解約ができない 所有権はリース会社 支払うトータル金額が割高
レンタル ほとんどの場合中古しか借りれない 機種の選び方が限定される リースよりも毎月の支払額は割高

初期費用を出来る限り削減したい場合はリース契約、
お試しや短期での利用をするならレンタル契約、
ある程度長期間利用することが確定していて予算に余裕があるなら購入が基本的にはオススメです。

事前にある程度方針を決めてから業者に要望を伝えることが重要です。

ポイント②見積書の費目・内容は明瞭か

「見積りを比較してみて、一番金額が安かったところにしよう!」
とお考えの方は、要注意です。

トータルの金額だけを気にして料金の内訳が不明瞭なまま契約してしまうと、
「月々に払う費用が思っていたよりも高かった」
「何かあるたびに追加料金が発生する」
と後になって気づくことになるかもしれません。

必ず見積書に記載された料金の内訳・費目まできちんと確認するようにしましょう。

複合機にかかる費用は、複合機本体にかかる料金と、保守契約にかかる料金、消耗品代の3つに分けられます。
複合機本体にかかる料金は、購入する場合は1度に支払い、リースの場合は分割して毎月支払っていくことになります。

保守料金とは、複合機を使っていると発生する、ランニングコストのことをいいます。
保守料金は一般的に、基本料金とカウンター料金に分けられます。
カウンター料金はコピー機の月間使用枚数によって変動します。

消耗品代は、トナーや用紙にかかる料金のことです。

見積り内容がざっくりすぎて不明瞭な業者は長い付き合いをする上でのサポートに不安が残りますよね。
見積りが明瞭かどうかはしっかりチェックしましょう。

ポイント③保守契約の内容が明確で必要十分か

複合機は精密な機器であり、多くの場合は年単位で使用し続けることになります。
そのため、業務用の複合機を導入する場合は導入方法に関わらず、保守サービスを受けるための保守契約を結ぶことが必須となっています。
保守サービスとは、普段のメンテナンスや故障時の修理などのことです。

保守契約は、大きく分けて3つの形態に分けられます。

最も主流な保守契約の形態は、カウンター方式です。
月々の印刷枚数によって保守料金が変動し、その料金内に修理費とトナー代金も含まれています。

2つ目は、キット方式、またはトナー購入方式と呼ばれる契約形態です。
トナーを交換したり用紙を購入する際に、メンテナンスや修理代金にかかる費用をプラスして請求されます。

3つ目は保守契約の形態は、スポット方式と呼ばれます。
その名の通り、トナーの交換、用紙の追加、メンテナンス、そして修理が必要になった際に、その代金だけを払うという契約内容です。

キット形式とスポット方式は、カウンター方式よりも値段が高めに設定されている傾向があります。
しかし、頻繁に印刷しない場合は、キット形式やスポット形式がお得といえます。
ただこれはどれがいい、というものではなく、しっかりと自社にマッチする保守契約を選択することが重要になります。

業者に会った際は、保守契約によってどこまでのサポートが受けられるかを詳細に確認するようにしてください。
サポート内容をあやふやにしたり、十分な説明をしない業者とはゆくゆくトラブルになる可能性が高いので注意が必要です。
またそのサポート内容が自社にとって必要かつ十分なものかどうかは、導入後のトラブルが起きたシーンをイメージしながらよく考えて判断するようにしましょう。

ポイント④複合機業者が自社内で技術者を抱えているか

業者によって、自社に技術者が所属している場合と、していない場合があります。
技術者が所属している業者の方が、専門的なアドバイスをしてくれる可能性は当然高くなります。

また、あくまで傾向ですが自社で技術者を抱えている業者の方が、素早く修理に対応してくれます。
自社に技術者がいない場合は、業者がメーカーや提携業者とやり取りをして技術者を派遣することになるので、その分余計に時間がかかってしまう傾向があります。
メーカーは全国的にいる膨大な数の顧客の対応をしているので、対応してもらえる順番がまわってくるのに時間がかかるというのがその理由です。

複合機が使えないと業務に大きな支障が出るのであれば、自社で技術者を抱えている業者を選択するほうが安心です。

ポイント⑤問い合わせの対応スピードはどうか

はじめに問い合わせをした際、どれくらいのスピードで対応してくれたかという点は案外重要なチェックポイントです。

営業時間内にホームページの問い合わせホームやメールで連絡したにもかかわらず、当日中に業者から連絡が返ってこなかったのであれば、対応人員が不足しているとも考えられます。
そうなると契約後のスピード対応に不安が残ります。
また、見積りの要望をした際に翌2~3営業日以内に返答がなければ対応が遅めだといえます。

問い合わせをして翌営業日にも連絡をくれない業者は避ける、という選択肢を頭においておきましょう。

複合機業者の選び方のポイントまとめ

複合機業者を選ぶ際のチェックポイントは下記です。
参考にしてみてください!

複合機業者の選び方ポイント

  • 自分にあった契約体系で導入してくれる業者かどうか
  • 業者の出した見積り書は明瞭なものか
  • 保守管理の内容が明確で自社にとって必要十分か
  • 複合機業者が自社内に技術者をかかえているかどうか
  • お問い合わせからのレスポンスのスピードが納得いくものか

複合機の選び方のポイントをおさえて、最適な機種と業者を選ぼう!

以上、複合機の機種の選び方で確認したいポイント4つと、複合機取り扱い業者の選び方で確認すべきポイント5つをご紹介してきました。

複合機はオフィス業務に大きくかかわる機器なので、機種の選び方によって業務効率にも差が出てきます。
また、複合機を提供してくれる業者によって、ランニングコストやトラブルが起こった際の対応などが変わってきます。
ポイントをおさえて、自社にピッタリな複合機の機種、そして複合機を取り扱っている業者を見極めましょう。

とはいえ、いくつもの業者に問い合わせをして全てのポイントを確認していく作業には、かなり時間も手間もかかります。
そこでおすすめなのが、弊社が提供しているBtoB専門のマッチングメディア“EMEAO!”を使っていただく方法です。
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この記事を書いた人

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編集部員 河田

編集の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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