複合機の選び方完全版｜機種と業者選びの9つのチェックポイント

本記事では、機種選びと業者選びの2つの観点からみた『失敗しない複合機の選び方』を解説します。
複合機の設置予定がある方、どのように選べばよいのか分からない事業者様はぜひ最後までご覧ください。

【複合機の機種の選び方】4つのチェックポイント

予算や月間印刷枚数などから適切な機種を絞ることができます　画像クリックで拡大表示

後先を考えずに複合機を決めてしまうと、いざ設置してみたら『使い勝手が悪かった』『高額な費用を払ったものの、機能が過剰で使いこなせない』『使いたかった機能がない』ということにもなりかねません。

そうならないように、まずは複合機の機種を失敗せずに選ぶための4つのポイントをチェックしていきましょう。

ポイント①複合機に対して割ける予算はいくらくらいか

複合機を導入すると初期期用とランニングコストが発生します。
初期費用にだけ注意がいきがちですが、長く使用するものなのでランニングコストの観点も重要です。
初期費用とランニングコストに分けて、どれくらいの費用なら無理なく支払えるか考えてみるようにしましょう。

予算によって、機種の選び方が絞られますし、契約形態の選択も変わってきます。
また、予算を決めずに業者に接触すると、その見積りが自社にとって許容できるものかどうかの判断も出来ません。
まずはざっくりとでもいいので予算は事前に決めることをおすすめします。

費用の相場が分からない場合は、一度プロに相談してみてください。

▶複合機にかかる予算感についてプロに聞いてみる

ポイント②月間の印刷枚数は何枚くらいか

複合機は機種によって印刷速度が変わります。
そして日常的にどの程度の枚数を印刷するかによって必要な印刷速度も変わってきます。
なので『月間の印刷枚数』は想定を付けておくようにしなければなりません。

月額印刷枚数は、以下の計算で出すことができます。

月間印刷枚数にはコピーをした枚数はもちろん、ファックスを受信した枚数や、PCからの印刷枚数も含まれるので、計算の際には気を付けましょう。

すでに複合機を使っているのであれば、保守料金の請求書から月額印刷枚数を確認してもいいでしょう。

ただし、特定の時期だけ大量に印刷する必要がある場合は要注意です。
定期的に印刷枚数が増えるのであれば、一番多い時期の印刷枚数も考慮して月間印刷枚数を想定しておくようにしましょう。

ポイント③自社に必要な最低限の機能とはどのようなものか

自社に必要な機能を明らかにして、それらを備えている複合機か確認することがチェックポイントの４つ目となります。

ほとんどの複合機は『プリンター（印刷）』『FAX送受信』『スキャナ（読み取り）』の3つの機能を備えています。
しかし、プリンターとスキャナ読み取りはカラーに対応しているものと対応していないものがあったりと、複合機によって備えている機能は異なります。

カラー対応の機種の方が値段が高くなるため、文章だけしか印刷することがないのであればモノクロのみ対応の複合機を選択するという選択肢もあります。

また、プリンタ、FAX、スキャナ以外にも、様々な機能がついている機種があります。
どんどん新しい機能が登場して数えきれないので、ここでは一部だけ紹介します。

便利そうな機能を全て兼ね備えた複合機を選ぼうとすると、機能の多さによって値段が上がりますし、使いこなすのが難しくなります。
ひとまずは業務に最低限必要な機能をピックアップして機種を選ぶのがおすすめ。

最低限必要な機能が絞り切れないという場合は、複合機業者に相談してみはいかがでしょうか？

▶業務に必要な機能は何かプロに相談してみる

ポイント④A3以上の印刷やスキャンを行う可能性があるか

一般的な複合機は最低限でもA4・B5サイズの用紙を扱うことができますが、A3を含む大きなサイズ（大判印刷）は対応していない場合があります。
ポスターやデザイン画などの大きなサイズの印刷が必要な場合はそれに対応した複合機の機種を選ぶ必要があります。
下記の表に用紙サイズと主な用途をまとめましたので、参考にしてみてください。

ここで覚えておきたいのは、印刷だけではなくスキャンでもA3以上のサイズが必要になるかどうかという点です。
A4の書類しか印刷しない場合でも、A4サイズのパンフレットや雑誌を見開きでPDF化したい場合はA3サイズ対応のスキャナーが必要です。

知っておきたいその他の複合機の知識

以上の確認項目に加え、複合機の選び方の参考としてその他にも知っておきたい知識を紹介します。
これはあくまでサブ的な要素なのでざっくりと覚えておくだけでOKです。

複合機のインクの種類

用紙や彩度にこだわらないならトナータイプが無難

複合機のインクには、3つのタイプがあります。
印刷物の品質にこだわるのであれば、用途に合ったインクの使える複合機を選ぶことも重要です。

最も主流なのは、トナータイプのインクです。
高速印刷や文書や図面、簡単なイラストなどの印刷に適していますが、高画質な資料の印刷には向いていません。

2つ目は、顔料タイプのインクです。
紙の表面に塗料を定着させるため、紙質を問わずに色や選をくっきりと印刷することができます。
再生紙や裏紙などを使用するオフィスに向いています。

3つ目は染料タイプのインクです。
紙に塗料をしみこませることで鮮やかで透明感のある印刷ができるため、写真の印刷に向いています。
ただし、乾くのに時間がかかるので、大量印刷には向いていません。

複合機のカセットの数

「カセット数＝よく使う用紙サイズの数」がおすすめ！

カセットというのは、紙をセットする場所（トレイ）のこと。
カセット数が多くなるとそれだけ多種多用な用紙、サイズをセットしておくことができ、いちいち手作業で用紙を入れ替えることなく印刷ができます。

ここで重要なのはよく使う用紙のサイズの数だけのカセット数をしっかり担保することです。
たとえばA3・B4・A4・B5の4種類の紙を頻繁に使用する場合、4つのカセットのある複合機の機種を選ぶようにしましょう。

ただし、カセットが増えれば増えるほど複合機の占めるスペースも広くなります。
コンパクトな機種の中には、カセットを増設せず1つだけで利用する場合は机の上に置けるほどの省スペース設計のものもあります。
設置場所の広さも考慮して考えましょう。

複合機の主要メーカー

以下、主要な複合機メーカーについて簡単にまとめました。
メーカーから選択しをしぼっていきたいという事業者様はぜひ参考にしてみてください。

※メーカー名クリックで各メーカーの解説記事に遷移します。

複合機業者によって取り扱っているメーカーは異なります。
このメーカーが良いという希望がある際には、ぜひEMEAO!にご相談ください。
希望に合った業者だけをピックアップしてご紹介いたします！

EMEAO!のおすすめ複合機機種3選

具体的な機種をいくつか見てみたいという事業者様のために、ここではEMEAO!がおすすめする複合機の機種を3つご紹介いたします。
ぜひ機種選びの参考にしてみてください。

おすすめ機種①RICOHの複合機「IM C2500」

まず紹介する「IM C2500」は、国内シェア率１位の複合機メーカーRICOHから発売されている多機能デジタルフルカラー複合機「IMシリーズ」の1つです。
このシリーズの中で「IM C2500」の印刷速度は25枚/分と遅めですが、その分価格は本体標準価格1,070,000円(税別)とリーズナブルです。
多機能かつリーズナブルな機種をお探しの事業者様にはこの機種をおすすめします。

おすすめ機種②Canon複合機の機種「iR-ADV C5560 II」

次にご紹介するのは、カメラメーカーとして有名なCanonにより販売されている「iR-ADV C5560 II」です。
「iR-ADV C5560 II」の印刷速度はカラー・モノクロどちらも60枚/分で読み取り解像度は600dpi×600dpiと、大量かつ高画質な印刷が可能な点が特徴的。
大量印刷をする機会のあるオフィスに設置するならこの機種をおすすめします。

おすすめ機種③Fuji Xeroxの複合機「ApeosPort-VII C5573」

最後にご紹介するのは画質と耐久性の高さに定評がある複合機メーカーFuji Xeroxにより販売されているカラー複合機「ApeosPort-VII C5573」です。
高画質での印刷が可能で情報漏洩対策が万全なところが特徴的。

最小クラスの粒径のトナーによって1200×2400 dpiもの高画質プリントができ、通信経路やデータを暗号化するなど複数の情報漏洩対策が施されています。
デザインや設計に関する業務や機密情報を扱う機会が多いオフィスにはこの機種の設置がおすすめです。

もし紹介した中で導入したい機種が見つかった場合は、ぜひEMEAO!にお問い合わせください。
ご希望の機種を取り扱っている業者をピックアップしてご紹介いたします！

【複合機の設置業者の選び方】5つのチェックポイント

5つのポイントを確認して、長く付き合える複合機業者を選ぼう

複合機の機種の選び方も重要ですが、その複合機を提供してくれる業者の選び方を間違ってしまったら後々トラブルが起こってしまうかもしれません。
ここからは複合機の設置業者選びの5つのポイントもチェックしていきましょう！

「5つものポイントを満たす業者を見つけるのは大変そうだな」
という場合は、専門のコンシェルジュにお任せするのがおすすめ。
条件に合った業者だけを厳選して紹介しています。

▶複合機専任コンシェルジュにおすすめ業者を紹介してもらう

ポイント①購入・リース・レンタルどの導入タイプに対応しているか

複合機の導入方法には『購入』『リース』『レンタル』の３つの選択肢があります。

業者によっては３つ全ての導入方法に対応していることもありますが、ほとんどの場合はどれか１つもしくは２つの導入方法にしか対応していません。
どの導入方法にするかを決めて、それに対応している業者を探すようにしましょう。

どの導入方法が良いか分からないというご担当者様のために、３つの導入方法それぞれのメリットとデメリットを表にまとめました。
事前確認事項とも照らし合わせながら、導入方法の選び方を意識して検討してみてください。

複合機の導入方法別メリット・デメリット　画像クリックで拡大表示

初期費用を出来る限り削減したい場合はリース契約、お試しや短期での利用をするならレンタル契約、ある程度長期間利用することが確定していて予算に余裕があるなら購入がおすすめです。

▶希望の導入方法に対応している業者に見積もり依頼をする

複合機のリース契約を結べるのは審査に通過した場合のみ

リース契約を結ぶ前には、必ずリース会社からの審査に通過する必要があります。

リース会社はお客様が指定した複合機を代わりに購入し、5～7年の長期間にわたって月額料金を支払ってもらうことによって利益を得ています。
つまり、途中でお客様が支払能力を失ってしまうとリース会社が損をしてしまうため、信用できる企業とだけ契約を結んでいるということです。

具体的な仕組みや金額については、複合機リース概要と月額料金・総額の相場表のまとめ記事をご覧ください。

審査時にどのようなポイントを見られるのかというと、会社の創業年や事業者様の年齢、家賃やクレジットカードの支払いの滞納歴、業績などさまざまです。
審査基準はリース会社によって異なっているため、複数のリース会社に審査書類を送っておくと通過する確率が高くなります。

ポイント②見積書の内容が明瞭かつ納得いくまで説明を受けられるか

総額だけではなく内訳までしっかり確認しましょう

見積もりを比較して一番金額が安いところに安易に決めてしまうのは、要注意です。

なぜなら、トータルの金額だけを気にして料金の内訳が不明瞭なまま契約してしまうと、
「月々に払う費用が思っていたよりも高かった」
「何かあるたびに追加料金が発生する」
と後になって気づくことになるかもしれません。

必ず見積書に記載された料金の内訳・費目まできちんと確認し、不明点はどんな小さなことでも説明を求めるようにしましょう。
見積り時には、こちらの複合機リースにかかる見積りについての詳細をご覧いただくことで、より正確な見積りを出してもらえるでしょう。

複合機にかかる費用は、「複合機本体にかかる料金」と、「保守契約にかかる料金」、「消耗品代」に分けられます。
複合機本体にかかる料金は、購入する場合は1度に支払い、リースの場合は分割して毎月支払っていくことになります。

保守料金とは、複合機を使っていると発生する、ランニングコストのことです。
保守料金は一般的に基本料金とカウンター料金に分けられ、カウンター料金はコピー機の月間使用枚数によって変動します。

消耗品代は、トナーや用紙にかかる料金のことです。

ポイント③保守契約の内容が明確で必要十分か

複合機は精密な機器であり、多くの場合は年単位で使用し続けることになります。
そのため、業務用の複合機を導入する場合は導入方法に関わらず、メンテナンスや故障時の修理などの保守契約を結ぶことが必須となっています。

業者を選ぶ際は、保守契約によってどこまでのサポートが受けられるかを詳細に確認するようにしてください。
サポート内容をあやふやにしたり、十分な説明をしない業者とはゆくゆくトラブルになる可能性が高いので注意が必要です。
また、そのサポート内容が自社にとって必要かつ十分なものかどうかは、導入後のトラブルが起きたシーンをイメージしながらよく考えて判断するようにしましょう。

保守契約は、大きく分けて３つの形態に分けられます。

最も主流な保守契約の形態は、カウンター方式です。
月々の印刷枚数によって保守料金が変動し、その料金内に修理費とトナー代金も含まれています。

2つ目は、キット方式またはトナー購入方式と呼ばれる契約形態で、トナー交換や用紙購入時にメンテナンスや修理代金にかかる費用をプラスして請求されます。

3つ目は保守契約の形態は、スポット方式と呼ばれ、トナー交換や用紙の追加、メンテナンス・修理など、必要になった際にその代金だけを払うという契約内容です。

キット形式とスポット方式は、カウンター方式よりも値段が高めに設定されている傾向があります。
しかし、頻繁に印刷しない場合は、キット形式やスポット形式がお得といえます。

ポイント④複合機業者が自社内で技術者を抱えているか

トラブルが起こった際に頼りになる業者を選ぼう

業者によって、自社に技術者が所属している場合と、していない場合があります。
複合機が使えないと業務に大きな支障が出るのであれば、自社で技術者を抱えている業者を選択するほうが素早い対応を期待できます。

自社で技術者を有していない場合、業者がメーカーや提携業者とやり取りをして技術者を派遣することになるので、その分余計に時間がかかってしまう傾向があります。
メーカーは全国的にいる膨大な数の顧客の対応をしているので、対応してもらえる順番がまわってくるのに時間がかかるというのがその理由です。

また、技術者が所属している業者の方が、専門的なアドバイスをしてくれる可能性は当然高くなります。

ポイント⑤問い合わせの対応スピードはどうか

はじめに問い合わせをした際、どれくらいのスピードで対応してくれたかチェックするというのも案外重要なポイントです。

営業時間内にホームページの問い合わせホームやメールで連絡したにもかかわらず、当日中に業者から連絡が返ってこなかったのであれば、対応人員が不足しているとも考えられます。
また、見積もりの要望を伝えた翌２～３営業日以内に返答がこなければ対応が遅めだといえます。

契約後のスピード対応に不安が残るため、問い合わせをして翌営業日中にも連絡をくれない業者は避けるという選択肢を頭においておきましょう。

複合機業者の失敗しない選び方とは？

ここまでで、複合機業者を見極める際に確認すべき5つのポイントをご紹介しました。
上記5つのポイントをしっかりと抑えたうえで、業者選びに失敗しないための最も大事な選び方があります。
それは、最低でも3社程度の複数の業者に同じ条件で見積もりをとって比較することです。

予算、導入時期、設置場所、導入形態など、全く同じ条件で複数社に見積もりをとったうえで上記5ポイントを比較することで、どの業者が信頼できるか、どの業者と相性が良さそうかという点をスムーズに見極めることができます。

複数の業者に同時に見積もりをとる(＝相見積もりをとる)こと自体は決して悪いことではないため、積極的に行っていきましょう。
業者によっては、少しでも自社で契約してもらえる可能性を上げるために、相見積もりをとっていることを伝えることで費用を安くしてもらえる場合もあるというメリットもあります。

とはいっても、いくつもの業者に何度も説明をするのはめんどうですよね。
手間暇を削減するのであれば、一括見積がおすすめです！

▶条件の合う業者だけに一括見積する

複合機の選び方の9つのポイントをおさえて、最適な機種と設置業者を選ぼう！

以上、複合機の機種の選び方で確認したい4つのポイントと、複合機取り扱い業者の選び方で確認すべき5つのポイントをご紹介してきました。
しっかりこの9つのチェックポイントをおさえて、自社にピッタリな複合機の機種、設置業者を見極めましょう。

とはいえ、ご自身でいくつもの業者に問い合わせをして全てのポイントを確認していく作業には、かなり時間も手間もかかります。
そこでおすすめなのが、BtoB専門のマッチングメディアEMEAO！のご利用です。
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