2019.10.28

複合機のICカード認証装置とは?どんな企業におすすめ?

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複合機やプリンターの外付け装置として、ICカード認証装置が注目されています。

複合機のICカード認証を行うことで、情報のセキュリティ強化や印刷物の放置によるコストを削減することができるといわれています。
そのため、複合機のICカード認証装置複を導入する企業が増えてきています。

しかし、具体的な複合機のICカード認証装置の機能や、メリットが分からない方もいらっしゃると思います。

そこで本記事では、複合機のICカード認証装置とは何か、どんな企業におすすめなのかを解説していきます。
複合機のICカード認証装置の導入をお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。

複合機のICカード認証装置とは?

複合機のICカード認証の仕組みは、PCから出力指示を出した印刷物を複合機にICカードをかざすことで初めて出力がされます。

多くの提供会社では、企業の入退出時に使用されるICカードをそのまま複合機に紐づけることが可能です。
そのため、新しくICカードを発行する必要がない場合があります。

ICカード認証のデータはサーバーを使って情報を共有しているため、認証装置が付属している機器であれば、どの台からでも自由に出力が可能です。
例えば、会議に使う資料を会議室の複合機で出力すれば、印刷物を持ち運びする手間を省くことができます。

ICカード認証装置は基本的にオプション機能として扱われており、機能搭載するためには複合機本体とは別料金を支払う必要があります。

ICカード認証装置のメリットは?どんな企業におすすめ?

複合機のICカード認証によって得られるメリットは大きく2つあります。
1つは情報漏洩の防止、2つ目はコストの削減にあります。

一般的な複合機を使う際に起こりうる問題として、出力紙の放置と紙媒体の情報の持ち出しです。

情報漏洩はPCからだけではなく、実は紙媒体からも起こりえます。
PCからの情報漏洩であれば、いつ問題が起きたのか何が原因なのかを突き止めて改善できることもあります。
しかし、重要情報を記載した書類を出力して社外に持ち出された場合、誰が持ち出したのか、いつ持ち出されたかの追跡が困難になります。

また、出力してそのまま回収を忘れて機器に放置された紙を、誰かが取り違えて持っていくことで情報流出する恐れもあります。

ICカード認証をすることで、誰がどの情報をいつ出力したかの管理ができ、カードをかざした目の前で出力されるため出力紙の放置もありません。
出力前にPCからの出力指示を取り消すこともできるため、出力ミスも減少しコスト削減にもつながります。

「機密情報の流出を絶対に防ぎたい!」「印刷コストも減らしたい!」
そうお考えの企業にICカード認証装置はおすすめの製品といえるでしょう。

ICカードの利用制限も可能

ICカードはユーザーごとの利用制限をすることも可能です。

例えば、社員とアルバイトでは扱う情報も変わってきます。
アルバイトが使用するICカードの権限を制限することで、コピーのみ利用でき、PCからの出力は不可とすることが可能になります。

また、ICカードを持っていない外部の人間による出力も防ぐことができます。
誰が何を印刷するかを明確にすることによって、不正な出力を防ぎ、情報セキュリティの強化が可能です。

情報漏洩を防ぎ、印刷コストを削減する

今回は、複合機のICカード認証装置について解説してきました。
自社にとって複合機にICカード認証装置が必要か判断する材料となりましたでしょうか。

情報の流出は企業としても絶対に防ぎたいもの。
特に紙媒体の流出は足取りが掴みにくく、原因特定ができないケースも多々あります。

ICカード認証装置を使うことで、情報漏洩だけでなく不要な印刷も防ぎ、コスト削減にもつながります。
情報管理をしっかりしたい企業、不要なコストを削減したい企業にICカード認証装置はおすすめです。

今後、複合機のICカード認証装置を導入する予定の方は、ぜひ本記事を参考に、導入をご検討ください。

この記事を書いた人

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編集部員 濵岸

編集部員の濵岸こと「はま~」と申します。EMEAO!のWebコンテンツの記事を作成させていただきます。 身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました。 豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

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