複合機のICカード認証機能とは？どんな企業におすすめ？

複合機のICカード認証を行うことで、セキュリティー強化や印刷物の放置によるコストを削減が期待できるため、ICカード認証装置が注目されています。

本記事では、複合機のICカード認証装置とは何か、メリットは何かを解説していきます。
複合機のICカード認証装置の導入をお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。

ただし、機能が豊富な機種は価格が高くなる傾向があります。
そのため、導入方法としては初期費用なし、月額料金を支払えば希望の機種を利用できるリース契約がおすすめ。
ぜひ複合機リース契約の概要と相場表もチェックしてみてください。

複合機のICカード認証装置とは？

複合機のICカード認証の仕組みは、PCから出力指示を出した印刷物を複合機にICカードをかざすことで初めて出力がされます。

多くの提供会社では、企業の入退出時に使用されるICカードをそのまま複合機に紐づけることが可能です。
そのため、新しくICカードを発行する必要がない場合があります。

ICカード認証のデータはサーバーを使って情報を共有しているため、認証装置が付属している機器であれば、どの台からでも自由に出力が可能です。
たとえば、会議に使う資料を会議室の複合機で出力すれば、印刷物を持ち運びする手間を省くことができます。

ICカード認証装置は基本的にオプション機能として扱われており、機能を搭載するためには複合機本体と別料金を支払う必要があります。

ICカード認証装置のメリットは？どんな企業におすすめ？

複合機のICカード認証によって得られるメリットは大きく2つあります。
1つは情報漏洩の防止、2つ目はコストの削減にあります。

メリット①情報漏洩防止になる

一般的な複合機を使う際に起こりうる問題として、出力紙の放置と紙媒体の情報の持ち出しです。
ICカード認証を複合機に搭載すれば、情報漏洩を防げます。

情報漏洩はPCからだけではなく、実は紙媒体からも起こりえます。
PCからの情報漏洩であれば、いつ問題が起きたのか何が原因なのかを突き止めて改善できることもあります。
しかし、重要情報を記載した書類を出力して社外に持ち出された場合、誰が持ち出したのか、いつ持ち出されたかの追跡が困難になります。

また、ICカードはユーザーごとの利用制限をすることも可能です。
例えば、社員とアルバイトでは扱う情報も変わってきます。
アルバイトが使用するICカードの権限を制限することで、コピーのみ利用でき、PCからの出力は不可とすることができます。

ICカードを持っていない外部の人間による出力も防ぐことができます。
誰が何を印刷するかを明確にすることによって、不正な出力を防ぎ、情報セキュリティの強化が可能です。

メリット②印刷用紙のコスト削減になる

ICカード認証を行えば、カードをかざした目の前で出力されるため、出力紙の放置を防げるでしょう。
また、ICカード認証を行った際に出力指示を取り消すこともできるため、出力ミスも減少しコスト削減にもつながります。

「機密情報の流出を絶対に防ぎたい！」「印刷コストも減らしたい！」
そうお考えの企業にICカード認証装置はおすすめの製品といえるでしょう。

情報漏洩を防ぎ、印刷コストを削減する

今回は、複合機のICカード認証装置について解説してきました。
自社にとって複合機にICカード認証装置が必要か判断する材料となりましたでしょうか。

情報の流出は企業としても絶対に防ぎたいもの。
特に紙媒体の流出は足取りが掴みにくく、原因特定ができないケースも多々あります。

ICカード認証装置を使うことで、情報漏洩だけでなく不要な印刷も防ぎ、コスト削減にもつながります。
情報管理をしっかりしたい企業、不要なコストを削減したい企業にICカード認証装置はおすすめです。

今後、複合機のICカード認証装置を導入する予定の方は、ぜひ本記事を参考に、導入をご検討ください。

ICカード認証装置を搭載する業者は、やはり信頼がある方がいいですよね？
EMEAO!では、第三者機関の審査を通過した優良な複合機の取り扱い業者のみをご紹介いたします。
信頼のある業者を最短即日でご紹介しますので、ぜひお問い合わせください。