複合機の設置作業の流れを3つのステップに分けて解説

本記事では、複合機を設置する具体的な流れについてご説明します。
複合機の設置でトラブルを避けるためにも、ぜひ設置前にご一読して参考にしてみてください。

複合機の設置作業の流れ

複合機を設置するまでの大まかな流れは以下のように、3ステップに分けられます。

ステップ①複合機を置く場所の状況確認

複合機を設置する際は、まず複合機を置く場所や運び込む経路を確認します。
複合機の設置工事をスムーズに行うために最も重要な下準備であり、工事当日のトラブルを防ぎます。

設置工事前には業者が直接設置場所を確認することもあるので、必ず設置場所やその周辺はきれいに片付けておきましょう。

ただし業者によっては設置場所の確認をしない場合もあるので、その場合は以下の点をあらかじめ確認して事前に業者に伝えておきましょう。

確認①複合機を2階以上に設置する場合エレベーターから搬入できるか

複合機は精密機器であるうえに非常に重量のある機械であるため、基本的に搬入は複数人で行います。

しかし、設置場所が2階以上でありエレベーターがない場合、搬入に大きな負担がかかるためスタッフを増やす必要があり追加料金が発生することもあります。
そのため、エレベーターの有無を確認し、またエレベーターからの搬入が可能かどうかを事前に業者に伝えましょう。

通路が広いようであれば台車を活用して少人数での搬入ができるケースもあるので、事前に業者に相談するとよいです。

確認②電源やLANケーブル・電話線は設置場所の近くにあるか

複合機を設置する際に電源やLANケーブル・電話線等が近くにないと、専用の長いケーブルや延長コードが必要になったりと余分な費用がかかる可能性があります。
また、通路をまたいで接続する場合であれば、何かの拍子につまづいて大きなトラブルにも発展しかねません。

複合機の無線プリントやFAX機能を使うためには、電源だけでなくLANケーブルや電話線も必要となるためあらかじめ近い位置を設置場所に決めておきましょう。

どうしてもレイアウトの都合上難しい場合は、事前に配線工事を行って都合の良い位置にケーブルを持ってくることも可能です。
気になるようであれば、事前に業者に相談しておくとよいでしょう。

ステップ②設置日の確定

複合機の設置場所が決定したら、次は実際に搬入・設置工事を行う日程を確定します。
複合機の設置で何かトラブルがあった際にすぐに対応できるよう、なるべく担当者が立ち会える候補日を複数提案しましょう。

また、古い複合機がある場合は、その複合機の撤去工事日以降に、新しい複合機の設置日を設定する必要があります。
撤去工事が必要な場合は、新しい複合機を使い始めたい日から逆算して対応可能な日程を決定しましょう。

ステップ③搬入・設置工事の実施

複合機を実際に搬入・設置工事を行う際は、なるべく担当者が立ち会うようにしましょう。
工事の間ずっとそばにいる必要はありませんが、離れている間も業者からの連絡が取れるようにしておくと安心です。

無事に複合機の設置が完了したら、業者と一緒に動作確認作業を必ず行いましょう。
接続したパソコンから文書を問題なくプリントできるか、FAXが正常に印刷できるか、コピーエラーは起きないかなど細かいチェックが重要です。

問題なく複合機が使用できることを確認できれば、設置工事は完了となります。

複合機設置の流れを理解してスムーズな設置ができるよう各所の事前確認をしよう

以上、複合機設置の流れについて段階ごとに詳しく解説してきました。

複合機はオフィスでも使う機会が多いため、設置時にトラブルが起きてしまうと複合機を使えず業務に支障が出るかもしれません。
スムーズな設置工事を行うためにも、業者に任せきりにするのではなく流れを知って事前確認等を行いましょう。

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複合機リース契約の費用の目安をまとめた記事がありますので、ぜひご覧ください。