2019.10.29

最新の複合機についているペーパーレスファックス機能について説明

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企業のCSR活動が活発化している昨今、地球環境に優しいペーパーレス化を推進する企業も多くなってきています。
そのような流れのなか、複合機に搭載されている“ペーパーレスファックス機能”が注目されているのはご存知でしょうか?

今記事ではペーパーレスファックス機能の概要や、ペーパーレスファックス機能で得られるメリットについて解説いたします。
CSR活動の一環として、ペーパーレス化を推進したい事業者様は、ぜひご一読ください。

ペーパーレスファックス機能の概要

複合機に搭載されているペーパーレスファックス機能とは、ファックス受信したデータを出力せず、データ保存させる機能のことをいいます。
文書データを送信した相手先の電話番号ごとにフォルダ振り分けしたり、特定の宛先に転送することも可能です。
ペーパーレスを推進したい企業にとっては、もってこいの機能といえるでしょう。

ペーパーレスファックス機能はすべての複合機に標準搭載されているわけではありません。
これから複合機の機種を選ぶ事業者様で、ペーパーレス化を推進したいという方は、はじめからペーパーレスファックス機能が付いている機種を選ぶといいでしょう。

専門のエンジニアにアプリケーションのインストールをしてもらえば、追加でペーパーレスファックス機能をつけることもできます。
しかし、どの機種にでもペーパーレス機能の付加が、可能というわけではありませんので注意が必要です。
ペーパーレスファックス機能は比較的近年に開発されたので、複合機の型番やスペックによっては搭載できないケースもあるからです。

ペーパーレスファックス機能を利用するメリット2つ

ペーパーレスファックス機能を利用するメリットといえば、紙を節約することができるという点がまずあげられるでしょうが、他にもメリットがあります。
ここでは紙が節約できるという以外の、ペーパーレスファックス機能のメリットを2つご紹介します。

メリット①業務効率化を図れる

はじめにご紹介するのは、業務効率化に役立てられるというメリットです。

個人事業主や小さな商店などが取引先の場合、パソコンをもっておらずファックスによる受発注を行っているケースも少なくありません。
そういった取引先からくるファックスをデータとして保存する際に、印刷された紙をスキャンする手間をはぶくことができます。

また、ファックスデータを顧客の電話番号ごとにフォルダ分けできるようになれば、データ管理が容易になり業務効率がUPするでしょう。
顧客からの注文情報を取り扱う特定の担当者がいる場合、その担当者の専用フォルダに保存させたり、当該担当者の電子メールアドレスに転送させたりすることも可能です。

メリット②ファックス文書の紛失を防止できる

次に紹介するのは、ファックス文書の紛失防止ができるというメリットです。

ペーパーレスファックス機能がついている複合機が受信したファックスデータは、複合機内に蓄積されていきます。
そのため、誤ってファックスデータを印刷した紙をゴミ箱に捨ててしまった場合も、もう一度印刷できます。

とはいえ、誤って複合機に保存されているデータ自体を消去してしまうリスクはあります。
リスクを軽減させるために、バックアップ保存をルールとして全従業員に徹底するようにしましょう。

複合機を選ぶなら、ペーパーレスファックス機能の有無をチェックしよう!

今回は複合機のペーパーレスファックス機能についてご紹介してきました。
ペーパーレスファックス機能は紙の節約だけではなく、業務効率をUPやファックス文書の紛失防止にも役立つ素晴らしい機能だということが、お分かりいただけたでしょうか?

ペーパーレス化を推進したい事業者様は、新しく複合機を導入したり入れ替えたりする際にはぜひ、ペーパーレスファックス機能のついている機種を選んでみてください!

この記事を書いた人

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編集部員 河田

編集の河田こと「ヤッホー」です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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