1b00c06f0f9de60892fc6e62a0e7b5f7 - ペーパーレスファックス機能とは?利用する2つのメリットも解説

ペーパーレスファックス機能とは?利用する2つのメリットも解説

公開日:2019.10.29 最終更新日:2020.04.13

企業のCSR活動が活発化している昨今、地球環境に優しいペーパーレス化を推進する企業も多くなってきています。
そのような流れのなか、複合機に搭載されている“ペーパーレスファックス機能”が注目されているのはご存知でしょうか?

今記事ではペーパーレスファックス機能の概要や、ペーパーレスファックス機能で得られるメリットについて解説いたします。
CSR活動の一環として、ペーパーレス化を推進したい事業者様は、ぜひご一読ください。

この記事でわかること
  • ペーパレス機能について
  • ペーパレス化のメリット

ペーパーレスファックス機能の概要

複合機に搭載されているペーパーレスファックス機能とは、ファックス受信したデータを出力せず、データ保存させる機能のことをいいます。
文書データを送信した相手先の電話番号ごとにフォルダ振り分けしたり、特定の宛先に転送することも可能です。
ペーパーレスを推進したい企業にとっては、もってこいの機能といえるでしょう。

ペーパーレスファックス機能はすべての複合機に標準搭載されているわけではありません。
これから複合機の機種を選ぶ事業者様で、ペーパーレス化を推進したいという方は、はじめからペーパーレスファックス機能が付いている機種を選ぶといいでしょう。

専門のエンジニアにアプリケーションのインストールをしてもらえば、追加でペーパーレスファックス機能をつけることもできます。
しかし、どの機種にでもペーパーレス機能の付加が、可能というわけではありませんので注意が必要です。
ペーパーレスファックス機能は比較的近年に開発されたので、複合機の型番やスペックによっては搭載できないケースもあるからです。

ペーパーレスファックス機能を利用するメリット2つ

ペーパーレスファックス機能を利用するメリットといえば、紙を節約することができるという点がまずあげられるでしょうが、他にもメリットがあります。
ここでは紙が節約できるという以外の、ペーパーレスファックス機能のメリットを2つご紹介します。

メリット①業務効率化を図れる

はじめにご紹介するのは、業務効率化に役立てられるというメリットです。

個人事業主や小さな商店などが取引先の場合、パソコンをもっておらずファックスによる受発注を行っているケースも少なくありません。
そういった取引先からくるファックスをデータとして保存する際に、印刷された紙をスキャンする手間をはぶくことができます。

また、ファックスデータを顧客の電話番号ごとにフォルダ分けできるようになれば、データ管理が容易になり業務効率がUPするでしょう。
顧客からの注文情報を取り扱う特定の担当者がいる場合、その担当者の専用フォルダに保存させたり、当該担当者の電子メールアドレスに転送させたりすることも可能です。

メリット②ファックス文書の紛失を防止できる

次に紹介するのは、ファックス文書の紛失防止ができるというメリットです。

ペーパーレスファックス機能がついている複合機が受信したファックスデータは、複合機内に蓄積されていきます。
そのため、誤ってファックスデータを印刷した紙をゴミ箱に捨ててしまった場合も、もう一度印刷できます。

とはいえ、誤って複合機に保存されているデータ自体を消去してしまうリスクはあります。
リスクを軽減させるために、バックアップ保存をルールとして全従業員に徹底するようにしましょう。

複合機を選ぶなら、ペーパーレスファックス機能の有無をチェックしよう!

今回は複合機のペーパーレスファックス機能についてご紹介してきました。
ペーパーレスファックス機能は紙の節約だけではなく、業務効率をUPやファックス文書の紛失防止にも役立つ素晴らしい機能だということが、おわかりいただけたでしょうか?

ペーパーレス化を推進したい事業者様は、新しく複合機を導入したり入れ替えたりする際にはぜひ、ペーパーレスファックス機能のついている機種を選んでみてください!

ペーパレスファックス機能がある複合機をお探しの際は、ぜひEMEAO!にお問い合わせください。
簡単なヒアリングを行い、最短即日で複合機の業者をご紹介いたします。

業者選びに迷ったらエミーオ! 業者選びに迷ったらエミーオ!

ぴったりの業者を
無料で紹介します

ご相談はこちら ご相談はこちら お電話はこちら お電話はこちら
Photo 20 01 08 12 43 42.642 300x300 - ペーパーレスファックス機能とは?利用する2つのメリットも解説

この記事を書いた人

編集部員 河田

編集部員の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集・執筆とお客様へのインタビューを担当させていただいています。日々、コツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

1b00c06f0f9de60892fc6e62a0e7b5f7 - ペーパーレスファックス機能とは?利用する2つのメリットも解説
この記事が気に入ったら いいね!!しよう!
複合機の関連記事

EMEAO!業者選定ガイドとは

業者,選定

いろいろな業種の「発注のお悩み」を解決するウェブマガジンです

このサイトは、専門業者紹介サービス、エミーオ!が運営しています。エミーオ!は、発注したい仕事の詳細をお伺いし、それに応えられる業者を紹介する完全人力サービス。
自動化された見積もり比較サイトとの違いは、お客様の問題解決に注力していること。専門性の高いスタッフが案件を理解した上で業者を選定しています。
このウェブマガジンは、エミーオ!を通して得た、さまざまな業種のお悩みや旬の話題をお届けしています。

ポイント

業者選びのコツがわかるから失敗を防げる

ポイント

関係あるビジネスの
トレンドがわかる

ポイント

今さら聞けない業界知識がよくわかる

お客様のご利用エピソード

業者選びの手間がはぶけて、オフィスの移転準備がはかどりました!【...
ビジネスホン

業者選びの手間がはぶけて、オフィスの移転準備がはかどりました!【お客様の声|ビジネスホン】

お客様の声
業者を乗り換えて反響率が1%未満から2.8%にアップしました!【...
ポスティング

業者を乗り換えて反響率が1%未満から2.8%にアップしました!【お客様の声|ポスティング】

お客様の声
台数や機種についてアドバイスをもらい、最適な条件で発注できました...
防犯カメラ

台数や機種についてアドバイスをもらい、最適な条件で発注できました【お客様の声|防犯カメラ】

お客様の声
細かい条件で業者を絞り込めるので、簡単に最適な1社が選べました!...
清掃業者

細かい条件で業者を絞り込めるので、簡単に最適な1社が選べました!【お客様の声|清掃業者】

お客様の声
難しい条件にも関わらず、翌日には複数業者を紹介してもらえました!...
翻訳会社

難しい条件にも関わらず、翌日には複数業者を紹介してもらえました!【お客様の声|翻訳会社】

お客様の声
前の外注先とは比べられないほど正確な翻訳会社に出会えました!【お...
翻訳会社

前の外注先とは比べられないほど正確な翻訳会社に出会えました!【お客様の声|翻訳会社】

お客様の声
コンシェルジュを通して業者と相談し300万円以内でのアプリ開発が...
アプリ開発

コンシェルジュを通して業者と相談し300万円以内でのアプリ開発が実現【お客様の声|アプリ開発】

お客様の声
長期的にお付き合いしたい、親切な業者を紹介してもらいました!【お...
決済代行

長期的にお付き合いしたい、親切な業者を紹介してもらいました!【お客様の声|決済代行】

お客様の声
相見積りをとってランニングコストを30%も削減できました!【お客...
複合機

相見積りをとってランニングコストを30%も削減できました!【お客様の声|複合機】

お客様の声
業者選びがスムーズに進み、余裕で納期に間に合いました!【お客様の...
ビジネスホン

業者選びがスムーズに進み、余裕で納期に間に合いました!【お客様の声|ビジネスホン】

お客様の声
もっと見る→

条件・要望にぴったりな業者がみつかる

専門業者ご紹介サイト

業者選びに迷ったらエミーオ! サービスの詳細はこちら
0 登録不要
完全無料
楽々 コンシェルジュ
に相談するだけ
安心 評判の良い
業者をご紹介
迅速 お急ぎ案件も
お任せ!
ご要望を
お聞かせ
ください

条件・要望に沿える業者のみを厳選してご紹介します。簡単5分のご相談で満足いく業者がきっと見つかります。

サービスの詳細はこちら お電話はこちらから メールでのお問い合わせはこちらから