2019.11.01

複合機はいろいろできる!複合機にそなわっている機能をまとめて解説

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オフィスに欠かせない複合機には、様々な便利な機能が搭載されています。

「複合機を購入するならば、複合機に備わっている便利な機能を把握してバリバリ業務に活用してみたい!」
と考えている方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか。

最もベーシックな機能は『データを印刷する』『コピーする』『ファクス』『スキャン』の4つに集約されますが、複合機には代表的なものだけでも実に6つもの便利機能が備わっています。

そこで本記事では、複合機の6つの機能について詳しく解説いたします。
複合機を持っている事業者様は、ぜひ本記事を読んで複合機の6つの機能を業務に活用してください。

複合機の機能6つを紹介します!

それでは、複合機の便利な機能6つを紹介します。
今回紹介する機能を以下にまとめました。

  • E-mail送信スキャン
  • フィニッシャー
  • OCR
  • ペーパーレスファクス
  • 迷惑ファクス防止
  • ペーパーセキュリティ

複合機の機能①:E-mail送信スキャン

1つ目に挙げられる便利機能が『E-mail送信スキャン』です。

E-mail送信スキャンとは、紙の文書をスキャンしてそのまま複合機上で、特定のアドレス宛にメールを送ることができる機能です。

普通のスキャン機能では、単に紙の文書をPDFデータに変換するため、メールに添付する際はデータをPCに入れなおさなければいけません。
しかしE-mail送信スキャンは、スキャンデータをあらかじめ設定していたアドレスに直接送るので、手間を省くことが可能です。

この機能は、比較的新しい型でも機種によっては搭載されていないケースがあります。
E-mail送信機能を利用したい場合は、あらかじめ機能が搭載されているかをよく確認しましょう。

複合機の機能②:フィニッシャー

2つ目に挙げられる便利機能が『フィニッシャー』です。

フィニッシャーとは印刷物を様々な形式で仕上げる機能です。フィニッシャーにはグレードがあり、グレードに応じて、さまざまな便利機能が使えるようになります。

フィニッシャーによって利用できるようになる機能としては一般的には以下が挙げられます。

フィニッシャーによって利用できる機能一覧

  • ステープル(ホチキス留め)
  • ホチキス針を使わないステープル
  • 穴あけパンチ
  • 中折り
  • 中綴じ
  • Z折り
  • 三つ折り
  • サドルステッチ
  • 50枚~100枚の大量製本

以上の機能は、各社の複合機によって異なります。

基本的にはフィニッシャーの機能はオプション機能です。
気になる機能があれば、欲しい機能が備わっているフィニッシャーを、複合機事業者に用意してもらいましょう。

複合機の機能③:OCR

3つ目に挙げられる便利機能が『OCR』です。

OCR(オーシーアール)とは『Optical Character Recognition』の略で、紙に印刷された文字や手書き文字を読み取って、デジタルの文字コードに変換する機能のことをいいます。

OCR機能を利用する最大のメリットは『文書検索』です。
大量の文書の中から特定の文字を検索したい場合、手書き文字や印刷文字ならば、ツラツラと読み進めていきながら探すしかありません。
しかし、OCRでデジタルの文字コードに変換すれば、一瞬で当該箇所にジャンプすることができます。

本のように、デジタルデータ化されていない文献を使いながら仕事をする方には、もってこいの機能といえるでしょう。
また、手書きした文字も読み取ってくれるため、手書き文書のデータ化にも役立ちます。

デジタルの文字コードに変換されるので、都度パソコンで打ち直す必要がなくなります。
OCRも複合機に搭載されている非常に便利な機能の一つといえるでしょう。

複合機の機能④:ペーパーレスファクス

4つ目の便利機能は『ペーパーレスファクス』です。

ペーパーレスファクスは、送られてくるファクスをデータ化する機能のことをいいます。
昨今ではコスト削減やセキュリティの観点から、ペーパーレス化を推進する企業が増えています。

もし自社でペーパーレス化を進めたい場合は、是非とも取り入れたい機能の一つといえるでしょう。

この機能の魅力は、特定の番号宛のファクスだけを選別できるところにあります。
もし一まとめにデータ化されると、ファクスのデータが自分の部署宛てなのか、他部署宛てなのかが分からなくなります。
電話番号ごとに振り分けることで、データの混在を防ぎ業務効率化に貢献します。

保存された文書は、Webブラウザを介して閲覧できるので、わざわざ複合機のところまで行って確認する必要がないのも嬉しいポイントですね。
Webブラウザでチェックしたファクス文書は、そのまま自分のパソコンに保存することも可能です。

複合機の機能⑤:迷惑ファクス防止

5つ目は『迷惑ファクス防止』です。

迷惑ファクス防止とは、営業目的で不特定多数に一斉送信される、ダイレクトメールファクスの受信を拒否する機能のことです。受信したくない相手の電話番号を登録しておいたり、非通知設定のファクスを拒否する設定を行うことで、不要なファクスの受信を防ぎます。

ペーパーレスファクス同様、コスト削減を推進する企業にはもってこいの機能といえます。
当然のことながら、不要なファクスの処分に費やす時間もゼロにできますので、業務効率化にも貢献してくれるでしょう。

複合機の機能⑥:ペーパーセキュリティ

6つ目は『ペーパーセキュリティ』です。

ペーパーセキュリティ機能とは、端的にいえば不正なコピーを防止する機能です。複製制限コードや隠し文字を埋め込むことで、紙からの情報漏洩を防止するのが主な役割です。

また、この機能では、コピー防止以外にファクスやスキャンも防止することができます。

「重要文書を不正にコピーされたくない!」
という場合にはもってこいの機能といえるでしょう。

複合機の便利機能を駆使して業務効率をUPさせよう!

いかがでしたでしょうか。
複合機には実にさまざまな便利機能があることを、ご理解いただけたかと思います。

複合機の機能を駆使することで、業務効率を上げることができます。
印刷やコピーだけでなく、さまざまな便利機能を駆使して、業務に生かしてみてはいかがでしょうか。

また、メーカーや機種によっては、便利機能が付加されていない場合もあります。
複合機の購入前には、欲しい機能が付加されているか否かチェックするようにしましょう!

この記事を書いた人

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編集部員 濵岸

編集部員の濵岸こと「はま~」と申します。EMEAO!のWebコンテンツの記事を作成させていただきます。 身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました。 豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

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