複合機・コピー機・プリンターの違いとは？
公開日：2019.10.31 最終更新日：2024.05.15
「複合機とコピー機、プリンターは何が違うのか、オフィスにどれを導入するべきなのかがわからない……」そんなお悩みはありませんか？
本記事では複合機とコピー機、プリンターの違いを、機能と価格に分けて解説していきます。
どれを選ぶか悩んでいる事業者様は、ぜひ参考にしてみてください。
複合機・コピー機・プリンターの機能の違いとは？
複合機とコピー機、プリンターの機能は、具体的に何が違うのでしょうか。
コピー機はコピー機能、プリンターは印刷機能のみを搭載した機器です。
一方で、複合機にはコピー機能に加えて、プリンター機能、FAX機能、スキャナー機能などがあります。
そのため、複合機とコピー機、プリンターは本来全くの別物です。
ここでは、複合機・コピー機・プリンターそれぞれが持つ機能について、詳しく見ていきましょう。
コピー機の機能とは
コピー機には基本的に、名前通りコピー機能しかありません。
コピーとは複写することを指し、スキャナーのガラス面にコピーしたい原稿を置いてスタートすると、その原稿と全く同じものが印刷されます。
枚数を指定して、複数枚同じものを印刷することも可能です。
一般的なオフィスで使うには、コピー機では機能が足りないでしょう。
ただし、書類のコピーをよく行うオフィスでは、複合機とは別にコピー機を置くことで書類のコピー作業を効率良く行うことができるケースもあります。
プリンターの機能とは
プリンターは、出力を専門とするオフィス機器です。
パソコンで作成した文書や画像などのデータを転送し、紙に印刷する機能が備わっています。
こちらもコピー機と同様に、一般的なオフィスで使用するには機能が足りません。
しかし、印刷の需要が高いオフィスなら、出力専用機として使えるでしょう。
複合機の機能とは
複合機は数多くの機能があることから、“複合”機と呼ばれています。
具体的には、以下のような機能が代表としてあげられます。
コピー機能
複合機には、コピー機と同じコピー機能が備わっています。
つまり、複合機があればコピー機の役割もカバーできるということです。
プリンター機能
パソコンやスマートフォンなどの端末を複合機に接続することで、文書や資料を印刷できるプリンター機能があります。
一般的なオフィスでは、このプリンター機能が必須でしょう。
スキャナー機能
書類をスキャン、つまり書類の情報を読み取ってデータ化する機能もついています。
ガラス面に書類を置いてスキャンすれば、データ化した書類を複合機に接続したパソコンやスマートフォンなどの端末に送ることができます
ハンコが押された正式な書類をデータ化して保存する場合などに活躍します。
FAX機能
多くの複合機には、FAX機能が搭載されています。
FAXを送ったり受け取ったりすることが可能です。
以上の4つの機能が一般的に搭載されている代表的な機能ですが、もちろん他にも様々な機能が存在しています。
複合機の便利な機能については、以下のページでご紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。
複合機・コピー機・プリンターの価格相場の違いとは？
次に、複合機・コピー機・プリンターの価格相場をご紹介します。
それぞれを比較すると、当然機能が多い複合機の価格の方が高くなります。
ほとんどのコピー機やプリンターは、100万円以下で購入できます。
150万円程度出せば印刷速度が速く、豊富な機能が搭載された機種がありますが、そこまでいくと複合機を買った方が良いかもしれません。
リースする場合は、月額5,000円以下ほどで借りられます。
複合機の価格相場は、150万円から200万円以上のものまであります。
主に印刷速度によって価格が変わってきます。
月に500枚ほどしか印刷しない場合は15枚／分の機種、月に1,000枚〜10,000枚印刷するならば30枚／分の機種、数千枚から10,000枚以上印刷する場合は50枚／分の機種が推奨されています。
複合機はリース料金にも幅があり、機能の充実度によって月額数千円〜数万円の範囲で大きく変わります。
ぜひ複合機のリース料金の詳細記事もチェックしてみてください。
コピー機やプリンターより複合機を導入するメリット
複合機には、コピーや印刷、スキャナーなど複数の機能が搭載されています。
そのため、コピー機やプリンターをそれぞれ導入するより、複合機1台で済ませるのがおすすめです。
その他にも、複合機を導入することで以下のようなメリットを得られます。
- 省スペースで場所を取らない
- コスト削減につながる
- A3サイズの印刷にも対応可能
- ペーパーレス機能が充実している
- タッチパネルで簡単に操作できる
順番に見ていきましょう。
省スペースで場所を取らない
複合機には、コピーや印刷、スキャナー、FAXなど複数の機能が集約されています。
従来はそれぞれの機器を置く必要がありましたが、複合機の登場によって1台で済むようになり、省スペースが叶うようになりました。
また近年の複合機には、インターネットを経由してPCやモバイル端末からデータを送信したり、操作できたりする機種も増えています。
複合機と端末を線でつなぐ必要がなくなるため、フロアの美観も保たれるでしょう。
コスト削減につながる
複合機を導入すれば、コピー機やプリンターなど、機能が異なる機器を一台ずつ購入する必要がなくなるため、コストを大幅に削減できます。
また、近年の複合機には、コストカットに役立つ機能も多く搭載されています。
たとえば、紙の無駄を省く「両面印刷機能」や、原稿を片面にまとめる「ページ集約機能」など、適切に使い分けることで紙代やインク代を削減できます。
さらに、低消費電力に優れた製品も豊富です。
複合機を長時間使用しない際は、自動で省電力モードになるため、電気代の削減も期待できるでしょう。
A3サイズの印刷にも対応可能
コピー機やプリンターの場合、A3に対応できる機種が限られています。
しかし、複合機ならほとんどの機種がA3に対応しています。
業務で使用する文書はA4が一般的ですが、掲示物や顧客へのプレゼン資料にはA3が採用されることが多いです。
A3に対応可能な複合機を導入することで、いざというときにもすぐに出力できます。
ペーパーレス機能が充実している
複合機でスキャンしたデータは、USBメモリなどの記憶媒体やWi-Fi通信を通して、PCへ取り込むことが可能です。
これまでプリンターで印刷していた資料をPCやモバイル端末で見られるようになれば、不要な印刷物が減り、紙の消費量削減につながります。
また最近では、受信したFAXデータをPDF形式で管理できる「ペーパーレスFAX機能」も搭載されています。
PDFデータはPCへ送信することも可能なので、紙に印刷しなくてもFAXの内容を確認できます。
オフィスのペーパーレス化が進めば、環境保護の取り組みにもつながるでしょう。
タッチパネルで簡単に操作できる
近年の複合機には、タッチパネル式の液晶画面が搭載されています。
アイコン表示でわかりやすく、画面の指示に従うだけです。
画質やトナーの消費量など、出力に関する詳細な設定もタッチパネル上ででき、利便性が高いのが特徴です。
複合機をより便利にするオプション機能3つ
前述したメリットのほか、さまざまなオプションを追加して利便性をより高められるのも、複合機ならではの特徴です。
ここからは、複合機を便利に使うためのオプション機能を3つ紹介します。
- フィニッシャー
- ICカードリーダー
- クラウドサービスとの連携
オフィスでの利用を意識した機能が多いため、導入することで業務効率化を図れるでしょう。
順番に解説します。
①フィニッシャー
フィニッシャーとは、複数の印刷紙を自動的にまとめてくれる機能です。
手作業で資料をまとめる手間が省けるため、会議資料や企画書の作成が楽になります。
フィニッシャーの方式は、ステープル機能（ホチキス止め）が一般的です。
針ありと針なしを選べるほか、中綴じや三つ折りなど、複雑なまとめ方に対応している機種もあります。
なお、複合機でフィニッシャーを利用するには、以下のような専用機器を取り付ける必要があります。
- インナーフィニッシャー
- サドルフィニッシャー
インナーフィニッシャーは、排紙部分に取り付ける機器です。ページ数が少ない資料にしか対応できませんが、コンパクトで場所を取りません。
一方のサドルフィニッシャーは、複合機の側面に取り付けて利用します。
場所を取るデメリットがありますが、その分暑さがある資料にも対応可能です。
自社の印刷状況や複合機の設置スペースを確認したうえで、マッチする機器を取り付けましょう。
②ICカードリーダー
近年の複合機には、IDパスワードでユーザーを識別できる機能が標準搭載されています。
不正利用の防止や個別の使用状況を確認できて便利な一方で、都度IDパスワードを入力する必要があるため、業務効率化の妨げになる可能性も。
ICカードリーダーを利用すれば、読み取り部分にカードをかざすだけでユーザー認証をおこなえます。
社員証をICカードとして利用することも可能で、通常のユーザー認証より手間がかからないため、業務効率化の妨げになることもありません。
③クラウドサービスとの連携
複合機には、インターネット上のクラウドサービスと連携できるオプションも用意されています。
代表的なサービスに、クラウドストレージ連携があります。
FAXを受信した際、データがそのままクラウドストレージに保存されます。
事前に設定すれば、紙での出力を止められるため、コスト削減にもつながります。
また、クラウドストレージにデータを保存することで、PCやモバイル端末からも内容を確認できるため、社内共有もスムーズにおこなえます。
クラウドサービスの代表的なオプションには、「GoogleDrive」や「OneDrive」などがあります。
すでに社内で導入しているクラウドサービスがあれば、合わせることで、よりスムーズな連携が可能になるでしょう。
オフィスには複合機がおすすめ！コピー機やプリンターをサブで使うという方法も！
以上、複合機・コピー機・プリンターの違いについて詳しく解説してきました。
この記事を読んでいただくことで、複合機には多くの機能が備わっており、コピー機やプリンターとは全く異なる機器だということがわかっていただけたと思います。
オフィスではコピーやプリンター機能だけではなく、スキャナー機能、FAX機能も必要な場合がほとんどでしょう。
費用はかかりますが、複合機を選ぶことをおすすめします！
ただし、業務内容的に書類のコピーをよく行うということであれば、複合機をメインとしてコピー機やプリンターをサブとして使用することで、業務を効率良く行うことができるでしょう。
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この記事を書いた人
編集部員 河田
編集部員の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集・執筆とお客様へのインタビューを担当させていただいています。日々、コツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます！よろしくお願いします。
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