ISO9001を認証取得するまでの4つのステップと各段階の注意点

一定品質の製品・サービスを提供するマネジメントシステム規格を満たしている証として、これからISO9001の認証取得を目指すという企業も多いことでしょう。
しかし、いざISO9001の認証取得を考えた際、いったいどのような流れで動くことになるのか、具体的なイメージが難しいですよね。

そこで本記事では、ISO9001の認証取得までの流れを大きく4つの段階に分け、各ステップで重要なポイントをご紹介していきます。
そのほか、ISO9001とはなにかという概要や、認証取得に必要な期間と費用などもご紹介しますので、ISO9001の認証取得を検討されている事業者様はぜひ最後までご覧ください。

おさらい：そもそもISO9001とは？

ISO9001の目的は、品質管理による顧客満足度の向上

ISO9001（品質マネジメントシステム）とは、製品やサービスの品質の改善を続け、より良いものを顧客へ提供するための国際的なガイドラインです。
よりわかりやすく言い換えると、ISO9001の内容に沿って自社に合ったマニュアルを作り、そのマニュアルの内容を守ることで品質の良い製品を作ることができます。

ISO9001の大きな目標は、品質の改善そのものではなく、適切な品質を提供することによる顧客満足度の向上です。
顧客の満足するものを提供するには、質の良いものである必要があります。
そのために品質を改善していこう、というのがISO9001であり、品質はあくまで顧客満足度向上のための手段であり、そのものが目的ではないことを念頭に置きましょう。

ISO9001とISO9001認証の違い

ISO9001は品質管理マネジメントシステムを構築・運用するためのガイドラインで、ISO9001をしっかりと運用できていると認められた企業に付与されるのがISO9001認証です。
ISO9001認証を付与されるために何が必要なのかについては後述しています。

ISO9001認証を取得することで、ISO9001を認証できるような体制の整った企業であることをアピールできるため、取引先や顧客からの信用を得ることができます。
企業によってはISO9001の認証を取得していることを取引条件に掲げている場合もあるため、取引拡大のチャンスも得られます。

適切に運用することで本来の目的である品質の改善・向上、および顧客満足度の向上も実現できるため、認証を取得することで複数の大きなメリットがあるのです。

マネジメントシステムとは？

では、マネジメントシステムとはなにかというと、企業や病院、学校、地方自治体など複数人が集まっている組織が、同じ目標に向かって動くための仕組みです。
この仕組みは、組織を運営するための手順や規定、どの役職の人にどんな権利と責任があるのかといったルールによってつくられます。

少数の組織であればお互いの顔が見えているので、マネジメントシステムがなくとも同じ目標に向かって動くことができるかもしれません。
しかし、大人数になればなるほど、マネジメントシステムなしに全員が同じ目標に向かって動くことは難しくなります。

ISO9001認証を取得するまでの流れ

ISO9001認証を取得するまでの大まかな流れは、以下の4段階に分けられます。

ISO9001認証取得の大まかな流れ　画像クリックで拡大表示

ISO9001の認証を取得するまでの大まかな流れは以下の通りです。

社内の体制を整えるという準備段階からスタートし、要求事項に沿ったマネジメントシステムを構築。
そして、実際にマネジメントシステムを運用し、自社にとって適切なマニュアルができているかを確認します。
問題なければ最後に審査を受け、適合と判断されれば無事に認証取得することができます。

ここからは、各ステップごとに認証取得までの具体的な流れを解説していきます。

ステップ①ISO9001認証取得に向けた組織の体制をつくる

まずはISO9001の認証取得に向けて社内の環境を整えるという事前準備が大切です。

プロジェクトチームの編成、キックオフ、勉強会の3つの手順を踏んで、ISO9001の認証取得に向けた体制を作っていきましょう。

1.プロジェクトチームを編成する

はじめに、ISO9001認証取得のために社内でプロジェクトチームを発足させます。
人数や年齢、役職に決まりはないため、自社に最適な人選を決めましょう。
ISO9001認証取得のプロジェクトチームは、全社員の10%程度の人数が目安とされています。

人選が決まったら、管理責任者や書類作成担当者など、各メンバーの役割を決めます。
コンサル会社にサポートを依頼する場合は、この時点で予算とコンサルに任せる作業の範囲を決め、業者選びに入りましょう。

2.社内に周知する

経営者は全社員に対し、ISO9001の認証取得を宣言しましょう。
プロジェクトチームに所属し実際に認証取得までに動くのは一部の従業員のみですが、ここで全社員に対しキックオフ宣言を行うことは重要です。
なぜなら、ISO9001の認証取得および運用は組織全体で取り組むことであり、プロジェクトチームに所属していない従業員もしっかりと当事者意識をもつ必要があるためです。

3.社内勉強会

キックオフを終えたら、認証取得に向けてチームも動き出します。
とはいえ、知識が不十分な状態では、何をすればよいのかもわからない状態です。

具体的に動き出す前に、ISO9001について基礎的な知識を身に着ける必要があります。
そのため、まずはチームメンバーで勉強会や研修に参加しましょう。

コンサル会社によっては、担当コンサルタントが現地を訪問して社内勉強会を開いたり、ITツールを活用して効率良く勉強する方法をレクチャーするといったサポートを行っています。

ステップ②品質マネジメントシステムの構築

組織内でのISO9001認証取得キックオフ宣言、および取得に向けたプロジェクトチームの下地づくりを終えたら、いよいよ品質マネジメントシステムの構築に入ります。

ISO9001の要求事項をしっかりと理解し、抜け漏れのないマネジメントシステムを目指しましょう。

1.品質管理の方針・目標を策定する

まずは、これから自社の製品・サービスの品質をどのようにしていきたいのか、目標を定めます。

目標設定のためには、社内の課題、および社会全体の課題を洗い出し、その課題を自社の活動でどのように解決できるか？　を考えます。
また、自社は顧客や取引先からはどのようなことを期待されているのか、どう応えることができるのか？　という点も大きな判断材料となります。

ここで決めた目標を達成できるようなマネジメントシステムを作っていきましょう。

2.マネジメントシステムの適用範囲を決定する

品質管理の目標が決まったら、マネジメントシステムの適用範囲を決めます。
適用範囲はもちろん企業全体に設定しても問題ありませんが、部署ごと、支店ごと、製品ごとといったように一部に決めることもできます。
ただ好きな範囲を決めればよいというわけではなく、ポイントは、適切な範囲を制定できているかということです。

目標設定の段階で洗い出した課題を踏まえ、どの範囲までマネジメントシステムを適用すればそれらを解決できるのか？　ということを考えれば、適切な適用範囲が見えてくるはずです。

3.品質マネジメントシステムを構築する

ISO9001の要求事項に沿って、自社製品・サービスの品質に関するルールを策定していきましょう。
まず、適用範囲における現在の業務内容を見直し、ISO9001の要求事項との間にギャップがないかを確認します。

現在の業務内容とISO9001の要求事項との間にギャップがあるのなら、対応策を考えます。
そして、対応策を盛り込んだ品質マネジメントシステムを新しく構築し、従業員は具体的にどのように動けばよいのか？　といったことを示すマニュアルを作成します。

これでひとまずは、マネジメントシステムが完成です！

ステップ③品質マネジメントシステムの運用・改善

マニュアルが完成したら終わり、というわけではありません。
ISO9001のマネジメントシステム運用において重要なのは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)のPDCAサイクルを繰り返していくこと。

ISO9001認証取得におけるPDCAサイクルの仕組み　画像クリックで拡大表示

ここまでで行ったのは、実はまだPlanの段階なのです。

実際にマニュアルを社内で運用し、出てきた問題点を解決していくことが必要です。

1.品質マネジメントシステムに関する社員教育を行う

キックオフ宣言をしたとはいえ、プロジェクトチームに所属していない従業員にとっては、ある日突然「ISO9001のマネジメントシステムを今日から運用します」と言われても混乱してしまうでしょう。

まずは、構築したマネジメントシステムについての教育を社内で行います。
目的や内容を社内に浸透させ、理解を深められるような教育を行いましょう。

2.現場でマネジメントシステムを実際に運用する

社内教育をある程度進め、そもそもISO9001とは何なのか？　という部分をチーム外の従業員にも共有できたら、作成したマニュアルを現場で動かします。
実際に運用をしながら問題点と向き合うことで、マネジメントシステムの構築時には気付かなかった問題点や改善点などがわかります。

3.マネジメントシステムの改善

どんなにしっかりと作られたマニュアルでも、現場で運用して一発OKとなることはなかなか難しいでしょう。
実際に運用して、疑問点や不備はないか？　という点を現場に確認し、内容を改善していきましょう。

4.認証取得に向けた内部監査、マネジメントレビュー

目立った問題点がなく、マネジメントシステムがある程度運用できるようになったら、自社従業員による内部監査と、経営者によるマネジメントレビューを実施します。

ステップ④ISO審査機関による審査・認証取得

ISO認証の審査は、文書審査と実地審査の2種類あります　画像クリックで拡大表示

自社でマネジメントシステムの構築および運用に問題がないと判断された場合、最後は審査機関による審査があります。
審査は「文書審査」と「実地審査」の2回あり、それぞれに通過したら無事認証取得となります。

1.ISO審査機関を選び、契約する

社内での準備が終わったら、審査機関と契約します。
ISO9001の審査を行っている機関は複数あるので、自社に合った審査機関を選択するといいでしょう。

2.ISO審査機関による文書審査を受ける

マニュアルなどの文書を中心に、適用範囲の妥当性や、ISO9001の規格要求事項に組織のマネジメントシステムが対応できているかどうかなどがチェックされます。

文書を中心とした審査といっても、実際に審査員が会社まで足を運んで色々と質問を受けることになります。
事前に全社的なマネジメントレビューや研修を実施し、どの従業員もある程度の質問に答えられるような環境を整えておくとよいでしょう。

3.文書審査での指摘事項を改善する

書類審査を終えたら、次は実地審査が待っています。
実地審査までに、書類審査で指摘された事項に対する解決策を考え、改善をしておきましょう。

4.ISO審査機関による実地審査を受ける

実地審査は文書審査の約1カ月後に行われます。
審査員は作業現場を見ながら、品質マネジメントシステムが正しく運用されているかをチェックします。

実地審査での指摘箇所については、後で改善報告を提出する必要があるので、覚えておきましょう。

5.審査登録を行う

改善報告を提出して、無事に登録可の認定を受ければ、ついに審査登録へと進むことができます。
最終報告書と登録料の請求書が送付され、入金後に認証書が発行されます。

ISO9001認証取得にかかる期間

では、ISO9001認証取得のための準備を進めていった際、各ステップにどれくらいの期間がかかるのでしょうか。
各ステップにかかる期間の目安は以下の通りです。

つまり、1~4のステップを合計すると、ISO9001の認証取得には最低でも半年はかかるということがわかります。

ISO9001認証取得にかかる費用

ISO9001の認証取得にかかる費用は、基本料金とコンサルティング費用の2つです。
基本料金の相場は50～100万円、コンサルティング費用の相場は少ない場合で50～60万円ほどです。
つまり、ISO9001の認証取得にかかるトータル金額は最低100万円からと思っておけば問題ありません。

ただし、審査機関や申請する会社の規模、コンサルティング会社などによって金額は変動します。
そのためここでご紹介しているのはあくまで目安だと考えましょう。

ISO9001認証を取得したいならコンサル会社は使うべき？

コンサルタントのサポートによって、スムーズに認証を取得できます

ここまでで、ISO9001認証取得の大まかな流れを解説いたしました。

「コンサル会社という言葉が何度か出てきたけど、使ったほうがいいの？」
「お金がかかるなら自力で取得したいな……」
このようにお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

結論から申しますと、ISO9001を確実かつスムーズに取得したいのであればコンサル会社を利用すべきです。

そもそもISO認証の取得は細かなルールや事務手続きなど、専門知識がなければ難しいものです。
その専門知識が必要な部分を補い、取得が初めてでも効率的に取得・運用を行えるようサポートしてくれるのがコンサル会社。
節約を優先して自力で取得を目指しても一発合格はまず難しいでしょうし、審査までにかかった時間や審査料金が無駄になってしまいます。

最もコスパ良くISO9001認証を取得するにはコンサル会社の利用が必須です。
リーズナブルなプランを提示している会社もありますし、自治体によっては取得支援の補助金を出してもらうこともできます。

ISO9001認証取得完了までの流れを把握し、準備を進めていこう！

以上、ISO9001認証取得の流れについて、大まかに4つの段階に分けて解説しました。
ISO9001の認証を取得するためには、新しく品質マネジメントシステムを構築・運用するのはもちろん、2回の審査を受けて指摘事項を改善していく必要があります。

本記事を読んで取得までの流れを把握し、事前準備から取得完了まで気を抜かず取り組む決意を固めましょう。

「なかなかやることが多く、難しそうなので自社での取得は難しそう…」
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