2020.04.28

Pマーク取得の初心者ガイド|これだけでPマークがざっくりわかる

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編集部員 濵岸

編集部員の濵岸と申します。コンテンツ作成と取材を主に担当しております。身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました!豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

※この記事は2020年6月30日に更新されました。

個人情報をきちんと管理している証明として、プライバシーマーク(以下Pマーク)の取得を考えている事業者様は多いと思います。

しかし、
「必要だと言われているからそうだと思うが、具体的なメリットがよくわからない」
「費用も手間暇もかかるようだし、そこまでして取得すべきなのか分からない」
と感じて、本格にPマーク取得を検討することが躊躇われている事業者様もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこで本記事を通じて『Pマーク取得に関する全容』をひとまずざっくりと解説していきたいと思います。
Pマークとは何かという概念論から取得のメリット、費用と期間、準備物などのまずは一通り押さえておきたい基礎知識に的を絞って、専門用語をなるべく避けて可能な限りシンプルに解説していきます。
Pマークに興味はあるものの『なんだか難しそうだな…』と躊躇されている事業者様はぜひご一読ください。

Pマークとはなに?

そもそもPマークとは何なのか?概要をまずは理解しよう

Pマークとは、個人情報保護の管理形態がJISの基準を満たしていると第三者機関に認められることで付与される認証です。

組織内で個人情報を保護する際、どのように管理するのかのルールを決めますよね。
その管理形態やルールをマネジメントシステムと呼び、Pマーク取得時にはこのマネジメントシステムがJISの基準を満たしているかを第三者機関に審査されます。

高度なマネジメントシステムが構築され、きちんと運用されていれば社会的に信頼性の高いPマークが付与されるという仕組みです。
つまりPマークを取得しているということは、『個人情報の取り扱いを高いレベルでやっている信頼性の高い業者と第三者からお墨付きをもらっている』ということと同じ意味となります。
このことによりいろいろな恩恵を得ることができるというわけです。

プライバシーマークとそのデザイン・コンセプト 引用:プライバシーマーク推進センター 画像クリックで拡大表示

▷Pマークの成り立ちや目的についての詳細記事

Pマークを取得するメリット

Pマークを取得すると思に3つのメリットが得られます! 画像クリックで拡大表示

社会的に信頼性が得られるPマークですが、具体的にどのようなメリットがあるか、代表的な3点にしぼって紹介していきます。

メリット①新規取引開始がスムーズになる

多くの企業は取引の際、相手の企業がきちんとしているか、個人情報漏洩の心配がないかといったことを考慮します。
個人情報の取り扱いについて信頼性が高いことを証明するPマークを所持していれば信用される可能性が高くなり、スムーズな取引ができる可能性が増すことが期待できます。
特に、行政や上場企業相手に新規取引を開始する際には有利になるでしょう。

逆に、Pマークを取得していないことで取引開始を躊躇されてしまうケースもあります。

メリット②企業価値が高くなり営業活動が優位になる

Pマークを取得したときには、Pマークのロゴを自社のホームページや名刺、販促物などに印字することが許可されます。
個人情報管理に力をいれていると大々的に宣伝ができることにより、企業価値が高くなり競合他社との差をつけ、営業を優位に進めることが可能となります。
同じような価格帯・条件で競合と比較した際にPマークを取得している企業のほうが信頼できると選んでもらえる確率が高くなります。

メリット③個人情報管理に対する意識が高まり情報漏洩リスクが下がる

Pマークを取得・維持するためには、定期的に審査を受けてマネジメントシステムをよりよいものにしていく必要があります。
そのためには、社員を教育して個人情報管理に対する意識を高める講習、教育、マニュアル化を実施していく絶対的な必要性があります。
このような社員教育を通して、社員一人ひとりの個人情報保護の意識が高まり情報漏洩のようなリスクを抑制することができます。

昨今は一社員の言動が発端で企業が炎上することも珍しくありませんので、情報漏洩の抑制という点は魅力的ですよね。

▷Pマーク取得メリットの詳細記事

「これだけメリットがあるなら、ぜひ取得したい!」
「さっそくPマーク取得のために準備をはじめよう!」
そう思われた事業者様はぜひ下のバナーからEMEAO!にお問い合わせください。
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Pマークを取得するまでの流れとかかる時間

つづいてPマークを取得するためにやるべきことの流れと、それぞれの過程にかかる時間をご紹介します。
以下に、Pマークを取得するためのおおまかな流れをまとめました。

Pマーク取得のおおまかな流れ 画像クリックで拡大表示

それぞれの過程にかかる最短期間は以下の通りです。

やるべきこと 最短期間
ステップ① PMSの構築・運用 2ヶ月間
ステップ② 書類の作成と申請、文書審査 2ヵ月間
ステップ③ 現地審査 1日
ステップ④ 合否判定・Pマーク付与 2ヶ月間
上記の表より、Pマークを取得するまでには最低半年かかることがわかります。
Pマークの取得には時間がかかるため、すぐにビジネスで使いたいと思っても即時に取得できないので上記スケジュールを意識して期間的な余裕をもつように注意しましょう。

▷Pマーク取得の流れについての詳細記事

Pマーク取得にかかる費用

Pマークを取得するまでには、申請料や審査料などさまざまな費用がかかります。
また事業者規模によっても金額が変わるため、自社の場合はどれくらいかかるのかを知る必要があります。

以下に、事業者規模ごとの費用をまとめました。

【事業者規模別】Pマーク取得にかかる基本費用表 参照:費用|申請手続き |プライバシーマーク制度|一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC) 画像クリックで拡大表示

(税抜き/2020年2月21日時点のもの)
※(1)事業者規模は、登記されている資本金または出資の総額、従業者数、業種を基準に判断しています。

※(1)事業者規模は業種と従業員数、資本金の3つによって判断されます。
具体的には以下の表のように分類されます。

事業者規模
業種 小規模 中規模 大規模
製造業その他 従業員数2~20人 従業員数21~300人
または
資本金3億円以下
従業員数301人以上
かつ
資本金3億円超え
卸売業 従業員数2~5人 従業員数6~100人
または
資本金1億円以下
従業員数101人以上
かつ
資本金1億円超え
小売業 従業員数2~5人 従業員数6~50人
または
資本金5,000万円以下
従業員数51人以上
かつ
資本金5,000万円超え
サービス業 従業員数2~5人 従業員数6~100人
または
資本金5,000万円以下
従業員数101人以上
かつ
資本金5,000万円超え

「プライバシーマークセミナー|プライバシーマークの取得費用は総額いくらかかるのか」を参考に作成

上記より、どんな小さな企業でもPマーク取得には最低約28万円の費用が必要となることがお分かりいただけるかと思います。

ただし、これらの金額はあくまで必要最低限の費用のため、後述の取得コンサル会社に依頼するのであればこの金額に別途コンサル料が発生します。
上記の金額は『あくまで申請に必要な最低限の基本料金』であると認識するようにしてください。

▷Pマーク取得にかかる費用の詳細記事

Pマーク取得の予算確保が難しい場合は助成金を活用しよう!

Pマーク取得に最低限必要な金額を見て、予算確保が厳しそうだと感じた事業者様もいらっしゃるかもしれません。
もし費用面の問題でPマーク取得をあきらめようとお考えなら、ぜひ自治体が提供しているPマーク取得に対する助成金の活用を検討してみてください!
必要要件さえ満たせば、助成金(給付金)を受け取ることが可能です。

たとえば東京都内であれば港区や文京区、江東区、北区、江戸川区などにPマークの取得活動に対する助成金制度があります。
市区町村や都道府県単位での助成金、どちらも受けられる場合もありますので、ぜひ所属する自治体のホームページなどをチェックしてみましょう!
※申請期間、必要要件などは自治体ごとに異なってきますのでご注意ください。

Pマーク取得に必要な準備物

ここからは、Pマークを取得するために揃えなくてはならない準備物をご紹介します。

Pマーク取得のために必要な書類

まず、Pマークを取得するために必要な書類を以下にまとめました。

Pマーク取得に必要な書類一覧

  • プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表
  • プライバシーマーク付与適格性審査申請書 ※代表者印の捺印必須
  • 事業者概要
  • 個人情報を取扱う業務の概要
  • すべての事業所の所在地及び業務内容
  • 個人情報保護体制
  • 個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧
  • JIS Q 15001との対応表
  • 教育実施サマリー
  • 内部監査実施サマリー
  • マネジメントレビュー実施サマリー
  • 登記事項証明書等申請事業者の実在を証す公的文書の原本 ※申請日前3か月以内の発行文書。写し不可
  • 定款、その他これに準ずる規程類の写し
  •  最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式の写し
  • 個人情報を特定した台帳「個人情報管理台帳」の運用記録(様式ではない)の冒頭1ページの写し
  • 「リスク分析結果」の写し

参照:申請手続き |新規申請方法 |1.申請書類の作成|一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)

また、上記以外に任意で提出する書類もあります。

「こんなにたくさんの書類を用意しないといけないのか……」
「書類の内容が難しそうで準備できるか自信がない……」
このように不安を感じられる事業者様も多いのではないでしょうか?

Pマーク取得コンサル会社に支援を依頼すれば、これはどのような書類なのか、どのように準備すればよいのかといったことを丁寧に説明してもらえます。
また、書類のひな形を提供してもらったり、作成自体を外注することも可能です。
不安な点がある場合は、Pマークのことを知り尽くしたコンサル会社に相談しましょう!

Pマーク取得のために必要な設備

Pマークを取得するためには、社内の設備も整える必要があります。
必要になる設備は業種や会社の規模、個人情報の運用ルールなどによって異なりますが、最低限必要である設備を、以下にまとめました。

Pマーク取得に必要な最低限の設備

  • 鍵付きの書類ロッカー
  • シュレッダー
  • パソコン用セキュリティソフト
  • SSL認証   など……

これらの設備はただ揃えるだけでなく、きちんと運用されているかどうかが重要です。
マネジメントシステムを構築する際に、上記の設備を利用した運用ルールを設定する必要があります。

▷Pマーク取得に必要な設備についての詳細記事

まとめ:Pマークを取得することで企業価値を高められる

以上、Pマークについて概要や取得メリット、必要な期間と費用、準備物などを解説してきました。

Pマークは、個人情報をきちんと取り使うことで得られる社会的に信頼性の高い認証(第三者のお墨付き)です。
Pマークを取得することで会社の信用性・姿勢・仕組みが機能していることを対外的にアピールすることができ、その結果様々な恩恵を得る事ができるというわけですね!

しかしPマークを自力のみで取得することは大変難しく、審査に漕ぎつけるだけでも相当の苦労がかかります。その上当然ですが審査通過が約束されたわけでもありません。

そんな時力になってくれるのが専門知識をもった取得コンサルティング会社。
豊富な知識と経験をもったプロが、自社に最適な進め方を考案して実行をサポートしてくれます。
その結果自社独力で取得を目指すよりもトータルで時間も手間も削減できるわけです。

EMEAO!にお問合せいただければ、Pマークの取得に関して丁寧にサポートしてくれる優良なコンサル会社を、完全無料でご紹介いたします。
EMEAO!に掲載されているコンサル会社は、第三者機関の審査を受けた優良な業者ばかりなので、安心してお任せいただけます。

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