ISO9001の審査を通過しやすくする文書管理4つのコツ

2015年の規格改正によって、ISO9001における文書管理の重要性が高まっています。
文書管理が十分にされていない場合、認証の取得や更新ができなくなってしまうかもしれません。

そこで本記事では、ISO9001における文書管理のポイントをご紹介します。
ISO9001の認証取得を目指している事業者様はもちろん、すでに認証取得を済ませている事業者様も、ぜひ本記事を参考に文書管理を見直してみましょう！

ISO9001における文書管理のポイントとは？

それではさっそく、ISO9001において重視される文書管理について全部で4つのポイントをご紹介していきます。

ポイント①すぐ取り出せるように保管されているか？

まず大切なのは、保管されている文書がすぐ取り出せる状態かというポイントです。

品質マネジメントの構築・運用のために作成したすべての文書は、必要になった時にすぐ取り出せなければいけません。
どこにどの文書があるか、分かりやすいように整理しておきましょう。

また、内容に変更があった場合は、最新版をすぐに閲覧できるように管理しておく必要があります。

ポイント②外部の人が触れられないように対策できているか？

必要な時にすぐ取り出せるように管理する必要がある一方で、関係者しか触れられないように対策できているかというのも重要なポイントです。
対策をすることで、外部の人が勝手に書類を閲覧・改ざんしたり、持ち出したりするリスクを減らせます。

具体的には、書類の保管場所に鍵をかけたり、電子データには暗証番号を設定するなどの対策をとるようにしましょう。

ポイント③該当する承認者によって押印されているか？

次にご紹介するのは、文書に承認者の押印がされているかというポイントです。

契約書や見積書、発注書など重要な書類は、決められた承認者による押印がないと発行できない仕組みにしなくてはなりません。
押印が必要な理由は、いつ誰が承認したのを明確化するためです。

電子ワークフローシステムなどを利用して、厳格な承認システムを確立する会社もあります。

ポイント④システムの見直しが行われているか？

定期的にシステムの見直しをしているかという点も確認が必要です。

構築当時は最適だったといえる文書管理のシステムも、時代や業務などの変化によって過不足が生じていくものです。
いつまでもはじめに構築したシステムのまま運用し続けるのではなく、定期的に文書の管理方法を見直す必要があります。

ISO9001における文書管理のポイントは、取り出しやすくかつ外部の人には触れられない対策をすること

以上、ISO9001の認証を取得する際に注意しておきたい文書管理のポイントを4つご紹介しました。
ISO9001の規格においてキーとなる文書管理は、必要な時に取り出しやすく整理し、かつ外部の人には簡単に触れられないように対策をしてあることがポイントです。
また、承認者が押印をすること、定期的に文書管理システムを見直すことも重視されています。

これからISO9001の認証取得を目指して動き出すという起業の担当者様は、まずしっかりとした文書管理の体制を整えることからはじめましょう。
すでにISO9001を取得されている場合も、ぜひ本記事を参考に自社の文書管理について見直してみてください。

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