2019.09.24

ISO9001の認証取得における文書管理のポイント5つ

3a816ef6c9509d77da1f4a9f81a9edb8 - ISO9001の認証取得における文書管理のポイント5つ

2015年の改定により、ISO9001における文書管理の重要性が高まっています。
ISO9001の認証取得を目指している企業はもちろん、すでに認証取得を済ませている企業も、文書管理を見直す必要があります。

本記事では、ISO9001の認証取得を目指している、もしくはすでに取得済みの企業の皆さんに向けて、文書管理のポイントを5つご紹介します。
ぜひ文書管理を見直す際の参考にしてみてください。

ISO9001における文書管理のポイントとは?

ポイント①すぐ取り出せるように分かりやすく保管されているか?

品質マネジメントの構築・運用のために作成したすべての文書は、必要になった時にすぐ取り出せるよう、分かりやすく保管しなくてはなりません。

また、内容に変更があった場合は、最新版をすぐに閲覧できるように管理しておく必要があります。

ポイント②該当する承認者によって押印されているか?

契約書や見積書、発注書など重要な書類は、決められた承認者による押印がないと発行できない仕組みにしなくてはなりません。
いつ誰が承認したのを明確化するためです。

電子ワークフローシステムなどを利用して、厳格な承認システムを確立する会社もあります。

ポイント③関係者のみに配布されているか?

社内の文書が関係者のみに配布されているか、確認する必要があります。
裏を返せば、外部へ情報が漏洩していないかどうかを確かめなければならないということです。

ポイント④システムの見直しが行われているか?

構築当時は最適だったといえる文書管理のシステムも、時代や業務などの変化によって過不足が生じていくものです。

いつまでもはじめに構築したシステムのまま運用し続けるのではなく、定期的に文書の管理方法を見直す必要があります。

ポイント⑤安全性の確保はできているか?

外部の人間が勝手に書類を閲覧・改ざんしたり、持ち出したりすることができないよう、対策を行う必要があります。
ロック機能を活用するようにしましょう。

時代や業務の変化に伴って、文書管理の方法も変化させていこう!

以上、ISO9001の認証を取得する際に注意しておきたい文書管理のポイントを5つご紹介しました。

従業員数が多ければ多いほど、管理する文書の数や種類も増え、対応に手間取ることでしょう。
しかし、個人情報や社内の機密情報が含まれている文書の管理が雑でいいわけがありません。

文書管理はISO9001の認証取得においてキーとなる項目です。
これからISO9001の認証取得を目指して動き出すという起業の担当者様は、まずしっかりとした文書管理の体制を整えることからはじめましょう。

また、すでにISO9001を取得されている場合も、ぜひ本記事を参考に自社の文書管理について見直してみてください。

この記事を書いた人

Photo 20 01 08 12 43 42.642 300x300 - ISO9001の認証取得における文書管理のポイント5つ

編集部員 河田

編集の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

関連記事
発注したいジャンルを選択する