Pマーク審査とは？基準や現地審査の質問と流れなどを解説

初めてPマークの審査を受ける方の中には、審査基準や内容などがわからず不安を感じている方もいるでしょう。

Pマーク取得のためには、社内で個人情報保護マネジメントシステム（PMS）を構築した後に、書類審査や現地審査に通過しなければなりません。

そこで本記事ではPマーク審査について、審査基準や現地審査での質問と流れを解説します。Pマークの取得で失敗したくない方は、ぜひ最後までご覧ください。

Pマークの審査とは

Pマークの審査とは、企業がPマークを取得する際に、文書や視察等で実際される審査のことです。Pマークの審査で実施されるのは、大きくわけると以下の3つです。

また、従来のPマーク制度ではJIS規格とJIPDECのガイドラインが審査基準でした。しかし現在では従来の2つに加え、改正個人情報保護法の内容も審査基準になっています。

そのため2022年4月以前にプライバシーマークを取得している企業は、更新時には改正個人情報保護法の内容にも準拠しなければなりません。

Pマークの審査機関と特徴

Pマークの審査機関は20ほど存在しており、事業者は業種や規模、本社所在地などにより所定の審査機関へと申請書を提出する必要があります。

Pマークの申請機関は、大きくわけて以下の3つです。

• JIPDEC(日本情報経済社会推進協会)
• 業種別の審査機関
• 地域別の審査機関

それぞれ詳しく解説します。

JIPDEC(日本情報経済社会推進協会)

JIPDEC(日本情報経済社会推進協会)は、Pマークの審査機関の大元といえる組織です。

基本的にはどの地域でも申し込み可能です。また本社が東京にあるため、関東に事業所を構える組織はJIPDECで審査を受けるケースが多く見られます。

なお審査基準は厳し目で、場合によっては多くの指摘事項の改善が必要なケースもあります。

業種別の審査機関

保険・医療・福祉分野の事業者は、業種別の特定の審査機関でしか申し込めません。対象となる事業者は、以下のとおりです。

• 病院
• 診療所
• 健診機関
• 調剤薬局
• 検査センター
• 健康保険組合
• 審査支払機関
• 介護施設サービス事業者
• 介護在宅サービス事業者　など

上記に該当する場合は、一般財団法人医療情報システム開発センター[MEDIS-DC]での申し込みが必要です。

なお注意点として、医療法人や病院を有する企業等の申請には例外事項があります。詳しくはJIPDECの下記ページを確認しましょう。

＞＞JIPDEC｜プライバシーマーク付与認定単位の一部例外について

また上記の事業内容に該当しない場合は、以下の審査機関でも申し込みできます。ただし会員制のため、会員費を支払わなければ申し込めません。

• 一般社団法人情報サービス産業協会[JISA]
• 一般社団法人日本マーケティング・リサーチ協会[JMRA]
• 公益社団法人全国学習塾協会[JJA]
• 一般社団法人全日本冠婚葬祭互助協会[全互協]
• 一般社団法人日本グラフィックサービス工業会[JaGra]
• 一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会[JUAS]
• 一般財団法人日本データ通信協会[デ協]
• 一般社団法人ソフトウェア協会[SAJ]
• 一般社団法人日本印刷産業連合会[日印産連]
• 一般財団法人放送セキュリティセンター[SARC]
• 一般社団法人モバイル・コンテンツ・フォーラム[MCF]
• 一般財団法人日本エルピーガス機器検査協会[LIA-AC]

地域別の審査機関

審査機関に特別の指定がない場合は、以下の地域別の審査機関での申し込みも可能です。

基本的には関東の事業者はJIPDEC、それ以外の地域の事業者は地域別の審査機関で申し込むケースが多く見られます。

Pマーク審査の流れ

Pマークの審査の流れを大まかにわけると、以下の通りです。

• 申し込み書類を準備する
• 文書審査を受ける
• 現地審査を受ける
• 指摘事項に対応する

必要な費用や現地審査での質問事項なども、合わせて解説します。では、1つずつ詳しく見ていきましょう。

申し込み書類を準備する

申し込み書類で重要なのは、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の適切な運用がわかる文書や記録です。

• 個人情報の洗い出し
• 内部監査の実施
• リスク分析
• マネジメントレビュー

具体的には、上記のようなPMSの運用を裏付ける書類が必要です。PDCAサイクルを回し、十分な運用ができていると判断できた段階で、申請書を作成しましょう。

なお申し込みに必要な申請書は、各審査機関で異なります。JIPDECの下記ページで指定機関の詳細を確認できます。

＞＞JIPDEC｜申請書の作成

Pマーク取得時にかかる費用は？

Pマークの取得にかかる費用は、事業者の規模や申請回数（初回または更新）により異なります。詳しくは以下の通りです。

「初回申し込みの費用」

「更新時の費用」

また事業者の規模については、従業員数や資本金などにより異なります。詳細は下記のページで確認できます。

＞＞JIPDEC｜事業者規模の区分

文書審査を受ける

提出された書類に誤字がないかといった形式的な審査の後は、文書審査へと移ります。

文書審査で見られるポイントは、提出された文書の内容が規定したPMSを満たすものかどうかです。

問題がある場合は、指摘事項として文書が送られてきます。指摘事項は次の現地審査にて、どう改善したかを再度チェックします。

現地審査までに是正しなければならない決まりはありませんが、初回の指摘事項は3か月以内の改善が必要です。

現地審査を受ける

現地審査では、実際に審査機関のスタッフが事業所へ赴き、PMSの運用が適切に実施されているかがチェックされます。

審査は1日がかりで実施され、最終的にいくつの指摘があったかが報告されます。なお、現地審査で立ち会えるのは、社内の人間のみです。

コンサルタントなど社外の人間を立ち会わせた場合、審査が打ち切られるので気をつけましょう。

現地審査での質問事項は？

現地審査では審査員より、以下のような事項を質問される可能性があります。

• 個人情報保護方針の策定・周知・浸透状況
• 個人情報保護マネジメントシステムの構築・運用状況
• 個人情報の取得・利用・提供の目的・内容・方法
• 個人情報の安全管理措置の実施状況
• 個人情報に関する苦情・相談への対応体制

質問を通じて、審査員はPマーク認定に値する事業所かどうかを判断します。的確に回答できるよう、準備しておきましょう。

指摘事項に対応する

現地審査が終わると、後日審査機関より指摘文書が送付されます。内容をもとに改善文書を提出し、認められれば審査会を経てPマークが付与されます。

なお改善までの期間は、初回は3か月以内ですが2回目以降は1か月以内に改善が必要です。指摘が2〜3回と続く場合もあるため、余裕を持って対処するようにしましょう。

Pマーク審査で落ちることはある？

基本的にPマークの審査で落ちるといった考え方はありません。そもそもPマークのマークの審査には合格・不合格といった基準がないためです。

ただし以下の場合は認定基準を満たさないため、Pマークが付与されません。

• 審査料などの費用未払い
• 指摘箇所を期限内に改善しない
• 従業員数などの虚偽申告

まとめ：Pマーク審査は早めに準備して対策しよう

Pマークの審査は、形式審査、文書審査、現地審査の3つにわかれており、すべての審査で問題がなければPマークが付与されます。

スムーズにPマークを取得するためには、規定されたPMSを適切に運用していることに加え、指摘箇所の速やかな改善が重要です。

Pマークの取得は企業の信用力を高め、新たな取引先の拡大につながることもあります。本記事の内容を参考に、ぜひPマークの取得を検討してみましょう。