2020.01.24

翻訳会社に依頼をするときの流れとは?ポイントともに解説します

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編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

「翻訳を頼んでみたいけど、依頼の流れがイメージしづらい」
「事前に準備するものがわからない」
このようなお悩みを感じたことはありませんか?

普段、あまり日常的に利用しない翻訳のサービスだからこそ、いざ考えてみるとどのような流れでやり取りがされるのか不透明な部分大きいでしょう。
本記事では、翻訳会社への依頼をお考えの事業者様へ向けて、翻訳の依頼の流れをご説明します。

この記事でわかること
  • 翻訳を依頼する前に準備すべきもの
  • 翻訳の依頼の流れ

翻訳会社へ依頼する前に準備するもの

依頼を行う前に、しっかりと準備をしておくことで安心してスムーズな流れでやり取りを進めることができます。

翻訳の依頼をするときに準備するもの

  • 原稿
  • 参考資料
  • 見本原稿
  • 表記統一の一覧表

まず、当然ですが原稿がなければ始まりません。会社によっては実際の原稿を見て見積もりをする場合と、ざっくりとした見積もりをするケースがあります。
見積もりの段階ではまだ契約が成立していないため、機密文書や秘匿性を扱う際は注意しましょう。

医療関係など、専門性の高い分野の翻訳を依頼する場合は、資料も必要です。依頼の言語と同じもので書かれた、近い分野を扱っている文書を用意しましょう。

見本原稿や表記統一表は、「このような文章で」というのを具体的に伝えるための資料です。
希望の文体や言い回しに近い文書を用意することで、依頼者と翻訳担当者のイメージのギャップを埋めることができます。
「確かに」「たしかに」「二十」「二〇」および半角・全角など、表記にこだわりのある場合は統一表に明記しましょう。

翻訳の依頼で準備するものについて、詳しくはこちらの記事もご覧ください。

翻訳を依頼する流れ

ここからは、翻訳の依頼における大まかな流れを解説していきます。

①要件を整理し、業者を決める

まずは、翻訳言語や文書の用途、また読む対象はどんな人かといった要件を整理しましょう。
特に、読む対象は社内の人間か顧客か取引先かによって大きく変わります。

要件が決まったら、いよいよ業者探しです。
と言っても、数ある翻訳会社から自社の求める条件と合致する優良業者を探すのは時間と手間がかかってしまいます。
翻訳会社選びは、業者紹介サービスのEMEAO!を活用しましょう。
あらかじめ決めた要件を専門のコンシェルジュに相談することで、ぴったりの翻訳会社が完全無料で紹介されます。

②見積もりの依頼

翻訳会社が決まったら、見積もりをしましょう。
複数の業者に無料見積もりを出してから比較するという方法もあるため、この流れは多少前後するケースがあります。

見積もりの際は、単純な値段だけでなく、納期や修正についても確認しましょう。
特に、当初の料金範囲内で対応可能な修正はどこまでなのか、修正は全て追加料金なのかという点を先に確認しておくことでトラブルが回避できます。

ちなみに、料金は一般的には納品後に確定となります。
まれに前払い制の会社もあるため、支払いの流れも見積もりの際に確認しておきましょう。

③契約成立

料金や納品予定日など、条件面に問題がなければ契約書を結び、契約成立です。
ここから翻訳会社では翻訳の作業に入ります。

④翻訳原稿の納品

翻訳作業が終わったら、指定の期日までに納品がされます。
このとき、きちんと訳文を読んで、依頼通りの内容になっているか、指定した表現に沿っているかという点を確認しておきましょう。
もし、ミスや認識違いによる修正点があれば修正依頼が必要になります。

⑤修正依頼

修正がある場合はできるだけ早めに連絡しましょう。基本的には見積もりの際に確認した流れでの対応となります。
問題がなければこれで納品完了となり、後日最終的な料金を示した請求書が届きます。

翻訳会社への依頼は、流れを確認してスムーズなやり取りを!

いかがでしたか?
翻訳会社への依頼で準備をしておくものや、実際の流れがイメージできましたでしょうか。

スムーズな流れでやり取りをするため、文書の用途や確認事項などを明確にしてから、信頼のできる業者へ依頼しましょう。
記事内でもご紹介しましたが、翻訳会社選びはEMEAO!のコンシェルジュへお任せください。

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