オフィス必要な電話機は何台？台数決定時の注意ポイントも紹介

「電話機は社員の人数だけ必要なのか、それとも多めに用意しておいたほうがいいのか……　」
そうお悩みの事業者様もいらっしゃるのではないでしょうか？
オフィス業務に欠かせない電話機ですが、導入費用はそれなりに高く、台数が多くなるほど費用も膨らんでしまいます。

そこで今回は、オフィスに必要な電話機の台数の目安と、台数を決める際に気を付けたいポイントをご紹介します。
オフィスに設置する電話機の数についてお困りの事業者様は、ぜひ参考にしてみてください。

オフィスに設置する電話機の台数の目安は？

電話機は取引先やお客様とコミュニケーションを取るには欠かせないツールです。
また、社内でのコミュニケーションにおいても重要な役割を果たしています。
そのため一般的には、電話機の台数はデスクの数に会議室の数を足した数が目安といわれています。

オフィスに設置する電話機の台数を決める際の注意ポイント

ここからは、オフィスに電話機の台数を決定する前に知っておきたい、2つの注意ポイントをご紹介していきます。
なお、ビジネスホンの特徴により最適な台数も異なります。

ポイント①オフィスの仕事内容にあった電話機利用台数を考える

前述した通り、オフィスではデスク1つにつき1台の電話機が設置されているのが一般的でしょう。

しかし、業種によって電話機を利用する頻度は大きく違うはずです。
仕事内容も考慮して電話機が利用される台数を予測するようにすると、オフィスに最低限必要な台数がわかります。

たとえば、毎日電話機を利用する営業マンがいるオフィスなら1人1台分の台数を導入することが必須です。
電話機を利用しない仕事をする人が多いオフィスだと2人で1台、もしくは数人で1台程度の台数分用意すれば十分でしょう。

電話機の数を最小限におさえれば、設置にかかる費用を節約することができます。

ポイント②将来的な台数を考えて、電話機の機種選びをする

将来的に必要になる台数をすべてカバーできるほどの電話機を、はじめから用意しておく必要はありません。
必要になったときに電話機をまた用意することもできるからです。

しかし、将来的に必要な台数まで考えて、機種選びをすることは重要です。
なぜなら、ほとんどのオフィスで利用される電話機はビジネスホンと呼ばれるもの。
ビジネスホンには、一つの回線に複数の電話機を接続でき、機種によって最大接続数が異なるという特徴があります。

もし、必要な台数分の電話機を用意しても、接続数に余裕がないと設置することができません。
そのためオフィスに電話機を増設する予定がある場合、接続数に余裕を持った機種選びをする必要があるのです。

例えば、オフィスの中の電話回線1つに対して最大接続数が3台のビジネスホンを導入したとします。
その際、既に3台分接続した機器は利用できますが、もう1台必要になった場合、その回線につなげる事はできません。

また、オフィスやフロアごとで分けられますが、基本的に1回線につき1電話番号のため、オフィスごとに電話番号を振り分けたい場合は回線ごとの最大接続台数を考える必要もあります。
将来的にオフィスに必要な台数を想定して、その数をカバーできる接続数の機種を選びましょう。

オフィスに設置する電話機の台数の目安は、デスク数と会議室数の合計

今回は、オフィスに導入する電話機の台数について解説してきました。
自社にとってどれだけの台数を導入するか判断する材料となりましたでしょうか？

基本的にデスクと会議室の数の合計が目安となりますが、オフィスの業務内容によっては目安よりも台数を減らしても問題ありません。
ただし、将来必要になる台数を予測して、その数をカバーできる接続数の機種を選ぶ必要があることは覚えておいたほうがいいでしょう。

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