2019.10.28

オフィスに必要な電話機の数は?台数を決める際のポイント2つ

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電話のやり取りが多く発生するオフィスには、電話機は欠かすことができない機器です。
そのため、オフィスの新設や移転に伴って電話機を用意しようと考えている方もいると思います。
ではオフィスに導入するとなると、どのくらいの電話機の台数が必要になるのでしょうか?
単純に今いる社員の人数だけ必要なのか、それとも今後の増員を見込んで多めに導入した方がよいのか。

本記事では、オフィスに電話機を導入するにあたって、必要な台数を決めるポイントを3つ解説していきます。
これからオフィスに電話機を導入する予定の方は、ぜひ最後までご覧ください。

オフィスに導入する電話機の台数決めについてポイントを紹介します!

それではオフィスに電話機を導入する台数について、確認すべき以下の2つのポイントを紹介していきます。

  • 台数決めのポイント① オフィスの仕事内容にあった電話機利用台数を考える
  • 台数決めのポイント② 電話機の機種によって接続数と利用できる台数が変わる

 

ポイント① オフィスの仕事内容にあった電話機利用台数を考える

一般的なオフィスでは、電話機の台数はデスクの数に会議室数を足した数が目安といわれています。
しかし、業種によってオフィスで利用される電話機の台数も変わってきます。

毎日電話機を利用する営業マンがいるオフィスなら1人1台分の台数を導入することが必須です。
電話機を利用しない仕事をする人が多いオフィスだと2人で1台、もしくは数人で1台程度の台数分用意すれば十分です。

仕事内容によって、電話機が利用される台数を予測して、導入台数を決めましょう。

ポイント② 電話機の機種によって接続数と利用できる台数が変わる

ほとんどのオフィスで利用される電話機はビジネスホンと呼ばれるものです。

ビジネスホンの特徴は、一つの回線に複数の電話機を接続でき、機種によって最大接続数が異なります。
そのためオフィスに電話機を増設する予定がある場合、接続数に余裕を持った機種選びをする必要があります。

例えば、オフィスの中の電話回線1つに対して最大接続数が3台のビジネスホンを導入したとします。
その際、既に3台分接続した機器は利用できますが、もう1台必要になった場合、その回線につなげる事はできません。

もし、オフィスに必要な台数分機器を導入しても、接続数に余裕がない限り導入台数に対して利用できない電話機がいくつか出てくるケースがあります。

オフィスやフロアごとで分けられますが、基本的に1回線につき1電話番号のため、オフィスごとに電話番号を振り分けたい場合は回線ごとの最大接続台数を考える必要があります。

将来的に導入する台数に対して、内線接続を導入台数分できる機種を想定しましょう。

オフィスで電話機を同時利用するための注意点

オフィスでは同時に外部へ通話することが頻繁なため、1つの回線で複数同時利用できるビジネスホンを導入している企業が多いです。

しかし、接続したビジネスホンを同時利用するためには、チャンネルが必要になります。

あらかじめ1つの回線に対して同時に外線へとつなぐチャンネル数を設定しておくことで、同じオフィス内で同時に複数の外線を使用することができます。
ただし、チャンネルは回線の種類や機種によって最大接続数が決まっているため、導入する電話機の台数を参考にしながら選択することが重要となります。

ポイントを確認してオフィスに必要な電話機の台数を決めよう!

今回は、オフィスに導入する電話機の台数について解説してきました。自社にとってどれだけの台数を導入するか判断する材料となりましたでしょうか?

オフィスの業務内容によって必要な電話機の数は変わってきますが、基本的に1人1台を目安とした方が無難といえます。
オフィスでのの電話を利用する頻度を確認して、電話機の適切な導入台数を決めてください。

これからオフィスへ電話機導入を考えている方は、本記事をぜひ参考にしてみてください。

この記事を書いた人

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編集部員 濵岸

編集部員の濵岸こと「はま~」と申します。EMEAO!のWebコンテンツの記事を作成させていただきます。 身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました。 豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

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