複合機のメンテナンスを実施する適切な頻度はどれぐらい？

複合機は精密機械なので、壊れていなくても定期的なメンテナンスを行わないと、大きな故障につながりかねないので注意が必要です。

そこで今回の記事では、複合機のメンテナンス頻度と保守をしないと起こるトラブルも紹介していきます。
この記事を読めば、定期メンテナンスの頻度とメンテナンスの必要性について、ご理解いただけるかと思います。

これから複合機を導入するつもりで、定期メンテナンスの契約は必要なのかと疑問に思っている事業者様は、ぜひ最後までご覧ください！

複合機のメンテナンスの適正な頻度とは

まず、機器が故障していない時の、メンテナンスの必要性についてお答えします。

結論から申し上げますと、『故障の有無にかかわらず、1～3カ月に1回の頻度で定期メンテナンスを行う』ことが大切です。

なぜならば、複合機は非常に繊細で壊れやすい精密機械だからです。
メンテナンスを怠ったことで、知らず知らずのうちに重大な故障に発展してしまう可能性があります。

複合機を購入する際には、専門業者が1～3カ月程度の頻度で定期メンテナンスしてくれるかを、確認しましょう。
メンテナンス体制がしっかりしていて、困ったときに頼りになる専門業者と契約するのがオススメです！

定期メンテナンスを怠ることで発生しうる複合機のトラブル事例

複合機は精密機械のため、定期メンテナンスを怠ること不具合が起きやすくなることがご理解いただけたかと思います。
複合機を長く使うためにも、定期メンテナンスは欠かせないものです。

定期メンテナンスを怠ることで、発生しやすい複合機のトラブル事例を、以下のにまとめました。

上記のトラブルの大部分は、普段通りに使い続ける中で起こるものばかりです。
従業員の意識で防止できるものではない、トラブルばかりだといえます。

そのため、定期メンテナンスをしてトラブルが顕在化する前に、未然にトラブルを予防することが大切なのです。

「営業用のプレゼン資料が印刷できない！」
「大事なデータをスキャン保存しておきたいのにできない！」
といった突然の事態に出くわしてしまうと、業務に大きな支障をきたしてしまいます。

トラブルを防止するためにも、定期的に複合機のエンジニアにメンテナンスをしてもらうようにしましょう！

複合機の耐用年数とは

国税庁が定めている複合機の法定耐用年数は5年です。

法定耐用年数とは、機器が固有資産として本来の力を発揮できる年数のことで、税法上の考え方を指します。

本来の寿命と異なり、実際は10年以上の使用も珍しくありません。

なお、複合機やコピー機は印刷枚数が増えていくことで耐久性が落ち、300万枚が目安とされています。

複合機の寿命を延ばす使い方

複合機を正しく理解することで寿命が伸ばせます。

具体的に気をつけなければいけないのは以下の2つです。

• 清潔な場所に設置する
• スペックに合った印刷枚数にする

それぞれ解説します。

清潔な場所に設置する

複合機は精密機器であるため、ホコリや湿気、直射日光が苦手です。湿気や大きな気温差から内部に結露が発生したり、乾燥による静電気で紙同士がくっつくなどすると故障の原因となります。ホコリにも注意し、清潔で十分なスペースを確保しましょう。

スペックに合った印刷枚数にする

複合機やコピー機は、印刷機能を使うことで少しずつ部品の劣化が進みます。スペック以上の出力を行えば、機器に負担がかかりすぐに寿命を迎えてしまうでしょう。

反対に、必要最低限の印刷枚数に抑えることができれば、長く使える可能性が高まります。

自分で出来る複合機・コピー機のメンテナンス方法とは

複合機やコピー機は精密機器であるため、メンテナンスは業者に任せる必要があります。

しかし、中には簡単なメンテナンスもあり自分で対応可能です。

ここでは、自分で出来る複合機・コピー機のメンテナンス方法を紹介します。

紙詰まりを防ぐためのメンテナンス

紙詰まりを防ぐために自分で出来るメンテナンス方法は以下の2つです。

• 給紙はトレイの用紙ガイドに合わせて補充する
• 手差しトレイや給紙トレイ内の異物を除去する

給紙はトレイの用紙ガイドに合わせて補充する

トレイの給紙は用紙ガイドに合わせて行いましょう。紙が正しく設置されてないと斜めに搬送されてしまい、紙詰まりにつながります。

また、設置枚数が少なかったり多すぎる場合も紙詰まりの原因になるため注意が必要です。

手差しトレイや給紙トレイ内の異物を除去する

ホコリやごみ、破れた紙が混入していると故障の原因になります。給紙のタイミングなどで定期的に中を確認し、異物が紛れていないかチェックしましょう。特にホコリがたまりやすい手差しトレイは、こまめに拭くなどすると長持ちにつながります。

ガラス面のメンテナンス

ガラス面のメンテナンスには以下の2つの方法があります。

• 原稿を読み取るガラス面の清掃
• 防じんガラスの清掃

それぞれ解説します。

原稿を読み取るガラス面の清掃

印刷原稿をのせるガラス面は指紋やホコリ、のりなどがつきやすい場所です。清掃する際には、傷がつかないよう柔らかい布でから拭きしましょう。付属の清掃クロスがあれば、それを使ってください。

から拭きで汚れがとれなければ、硬く絞った水拭きや中性洗剤を使う方法もあります。

ただし、水拭きしたあとはから拭きをし、ガラス面が乾いた状態になるよう気をつける必要があります。

防じんガラスの清掃

印刷後の用紙に白いすじが見られるときは、防じんガラスが汚れている可能性があります。

防じんガラスの清掃は以下の手順で行います。

1. 複合機の電源を切り、コンセントから電源プラグを抜く
2. 本体の前カバーを開ける
3. 前カバーに格納されている清掃棒をスライドさせ取り外す
4. 清掃棒を4箇所の穴の奥まで入れ、ゆっくり前後に動かして清掃する
5. 清掃棒の元の場所に戻し、前カバーを閉める

メンテナンスが受けられる複合機の保守契約とは

複合機の保守契約とは、本体の購入費用とは別に保守料金を支払うことで定期的なメンテナンスや故障したときの修理・サポートを受けられるサービスです。保守契約には以下の4つがあります。

• カウンター保守
• キット保守
• 年間保守
• スポット保守

それぞれ解説します。

カウンター保守

カウンター保守とは最も一般的な保守契約で、月額制です。月の支払い金額は基本料金と毎月のカウンター数で決まり、以下の式で求められます。

契約期間内は定期メンテナンスやサポートだけでなく、故障にも無償で対応してくれます。トナーの補充も料金に含まれている場合が多いため充実した保守契約です。

キット保守

キット保守は、トナーの利用分だけ料金がかかる保守契約です。トナーを交換するときに利用料金が発生し、基本料金はかかりません。メンテナンス費用はトナー代に含まれているため、1日の印刷枚数が少ないオフィスに向いています。

年間保守

年間保守は、年単位で契約し年間料金を一括払いする保守契約です。契約期間中はメンテナンスやサポート費用はかかりませんが、トナーなどの消耗品は別途費用が発生することがあるので注意しましょう。

スポット保守

スポット保守は、故障や修理の度に料金が発生する保守契約です。基本的に定期メンテナンスはなく、故障したときの部品代や出張費用がすべて自己負担となります。

スポット保守契約が結ばれるのは中古に多く、新品ではほとんどありません。

1～3カ月に1回の定期メンテナンスが複合機の寿命をのばすカギ！

以上、複合機の定期メンテナンスの頻度を解説してきました。
複合機は非常に精密な機械ゆえ不具合が起こりやすく、定期メンテナンスが欠かせない機器だということが、ご理解いただけたのではないかと思います。

複合機の定期メンテナンスは、保守契約の中に組み込まれており大抵は無料で受けられます。
そのため、定期メンテナンスを依頼する際には、『事業者の技術力』『駆けつけスピード』に注目してみるとよいでしょう。

今後複合機を導入予定の事業者様は、本記事を参考にぜひ複合機の定期メンテナンスの契約をご検討ください。

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また、購入・リース・レンタルどの導入方法がいいか迷っている事業者様には、初期費用なしで月額費用だけで利用できるリース契約をおすすめしています。
ぜひ複合機のリース契約の料金相場まとめ記事もご覧ください。