複合機のリース料金を安く抑えるために見積書で確認したい5つの項目

今回は、複合機のリース料金の相見積もりをとる際の注意点と、見積書のチェックポイントを紹介します。
複合機のリース契約をできるだけ安く、尚且つトラブルなく進めたい事業者様はぜひ最後までご覧ください。

複合機のリース料金を安く抑えるためのコツ

コツを押さえて複合機の見積もりを依頼しよう

まずは複合機のリース料金をできるだけ安く抑えるための2つのコツを確認しましょう。

コツ①複数の業者に相見積もりをとって比較する

複数の業者に同一条件で見積もりを依頼して比較することを、相見積もりといいます。
相見積もりをとることで、同じ条件で最も安いリース料金を提示してくれる業者はどこかという判断がしやすくなります。

また、他社と相見積もりをとっていることはそれぞれの業者に伝えても問題はありません。
“他社ではこれぐらいの金額で見積もりを出してくれた”と提示することで、より安い料金で提案してもらえることもあるため、相見積もりはとっておくことをおすすめします。

コツ②適切なリース期間を考える

複合機は法定耐用年数が5年と設定されていることに基づいて、一般的にはリース期間も5年で設定されることが多いです。
もちろん5年よりも長い期間でリースすることも可能で、リース期間が長くなればなるほど月々のリース料金は安くなります。
しかし同時に、リース期間が長いほどトータルの支払い額は高くなるという点には注意が必要です。

安くしたいのはトータルの支払い額か、それとも月ごとに支払うリース料金かで契約年数の判断基準が変わってくるため、適切な年数と月額料金のバランスを総合的に判断して契約年数を決めましょう。

複合機のリース料金の見積もり依頼時の注意点

複合機のリース料金の見積もりをとる際は下記の3点に注意する必要があります。

注意①できるだけ詳細な条件を伝える

見積もりを依頼する際は、可能な限り多くの情報を伝えておくとそれだけ明確なリース料金を提示してもらえます。

明確な料金を提示してもらうことで、値引き交渉をできる費目や具体的にどれぐらい安くできるかといった話を進めやすくなるため、見積もりを依頼する前にある程度の条件を整理しておきましょう。

上記すべての条件を必ずしも明確にしておかなければならないというわけではありませんが、見積もり時に業者に伝える条件は多ければ多いほど実際の契約時と相違のない具体的な料金を算出してもらえる可能性が高くなります。

注意②相見積もりをとる場合は各業者で条件を統一する

相見積もりをとる目的は、最も費用とサービス内容のバランスが良くコストパフォーマンスが高い複合機業者を見極めるためです。

希望する機種や導入時期、リース期間などの条件が異なる見積もりを複数の業者に依頼しては正確な比較を行えないため、相見積もりをとる際はすべての業者に同じ条件を伝えましょう。

注意③見積書の内容をよく確認する

業者から実際に見積書が提示された際、リース料金以外の部分もよく比較・確認しておくことが重要です。

事前に見積もりの内容を確認しておくことが契約後のトラブル回避につながるためです。

さらに、見積もりの内訳を把握することで余計な費目を削ったり一部の費目の値下げ交渉をスムーズに進めることができるため、料金をできるだけ安く抑えられる可能性があるというメリットもあります。

具体的に確認するとよいポイントについては次の項目より具体的に解説していきます。

複合機のリース料金の見積書で確認しておきたいポイント

しっかりチェックポイントを押さえて比較しよう！

それでは、リース料金の見積もりを提示された際のチェックポイントを解説していきます。

ポイント①わかりやすい見積書であるかどうか

まず第一に、内容がわかりやすい見積書であるか、そして希望している条件で見積もりを出してもらっているかどうかという点をよく確認しましょう。

見積もりを依頼した際の条件と見積書に記載されている条件が異なっており、それに気づかないままリース契約を結んでしまったことに後から気づくというトラブルもあります。

そのため、見積書に記載されている内容は希望している内容と同一のものかどうか確認することは重要ですが、そもそも契約内容や費用の内訳など、見積書がわかりづらい業者には注意が必要です。

見積書の内容がざっくりとしていて具体的な契約内容がわかりづらい場合や費用の計算の根拠がわからない場合は、契約後に高額な追加費用を請求されたり、求めていた契約内容と全く違ったということもあり得るためです。

ポイント②契約年数（リース期間）

リース期間にまつわるトラブルの一例として、何度か価格交渉を依頼して複数の見積もりパターンを出してもらっているうちに当初の契約期間と最終的に提示された契約期間が異なっていることに気が付かなかったというケースがあります。

リース契約は原則途中解約ができない決まりになっており、どうしても解約したいという場合は高額な違約金が発生する可能性があります。
そのため、契約年数が希望の期間どおりで設定されているかよく確認しましょう。

ポイント③保守契約の内容と保守料金

複合機のメンテナンスや修理の費用負担を抑えられるため、リース契約で複合機を長く使うのであれば保守契約はほぼ必須といえます。

複合機をリースする場合、一般的には毎月の印刷料金（＝カウンター料金）を別途支払うことでメンテナンス・修理の費用やトナー代が無料になる“カウンター保守契約”を結ぶことになります。

リース会社によって、見積書のリース料金に保守料金が含まれている場合と保守料金は別途の場合があるため、どのような保守契約で料金はどのように計算されるのかという点も確認が必要です。

ポイント④カウンター料金の単価

リース契約における月額料金は、“カウンター保守契約”を結んだ場合はリース料金とカウンター料金の合計からなります。

リース料金は定額ですが、カウンター料金は各月の印刷枚数によって毎月変動します。
カウンター契約を結ぶ場合は、必ず1枚あたりの単価がいくらなのか確認するようにしましょう。

リース会社では、リース料金が高い複合機のカウンター料金を安く、リース料金が安い複合機のカウンター料金を高くすることで、各スペックの価格のバランスをとる傾向があります。
安いリース料金の複合機を選んだはずがカウンター料金は高額で、実は高いリース料金の複合機を契約した方が安くついた、というケースも珍しくありません。

カウンター契約で損をしないために、自社で毎月何枚印刷するのかを把握した上で、リース料金とカウンター料金を合計した金額を比較するようにしましょう。

ポイント⑤オプションの内容

基本的な印刷・スキャン機能だけでなく、業務に役立つさまざまなオプション機能をつけられるという点は業務用複合機の大きな特徴です。
たとえば、印刷した書類を自動でステープラーでまとめる機能や書類を製本する機能など業務効率化を手助けする機能があります。

また、比較的多くの企業で一般的にみられる印刷用紙をセットしておく「給紙デスク」「給紙カセット」と呼ばれるものもオプションに含まれます。

リース会社によって、必要なオプションを自分で指定しなければならない場合や、逆に余計なオプションが自動でついている場合もあります。
提示された見積もりには必要なオプションがきちんと含まれているか、不要なオプションが入っていないかを確認しましょう。

複合機のリース契約を結ぶ際は見積書の内容を確認してトラブルを回避しよう

以上、複合機のリース料金の見積書を確認する上で大切なポイントを解説しました。

複合機は一度リース契約を行うと、基本的に機種の変更や途中解約はできません。
今回お伝えしたポイントをしっかり押さえた上で、選び抜いた一社とリース契約を結びましょう。

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