2019.10.29

複合機からの情報漏洩を防ぐために事業者が行うべき4つの対策

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オフィスのIT化を推進すると業務効率がUPしますが、一方で情報漏洩のリスクが高まるというデメリットもあります。

「うちの会社はしっかり情報漏洩対策をしているから大丈夫!」
そう思っている事業者様もいるかもしれません。
しかし、パソコンはともかく、複合機まで情報漏洩の対策がいきわたっている企業は、それほど多くないのが現状ではないでしょうか?

複合機本体にはアドレス帳のデータや認証情報などの個人情報が蓄積されています。
また、複合機は複数の従業員が使用するため、コピーしたりスキャンしたりしたデータは、複合機につながっているハードディスクに蓄積されるのが一般的です。

そのため複合機やハードディスクへのセキュリティ対策が講じられていないと、何者かによって、蓄積されている情報が盗み取られて漏洩してしまう可能性があります。

そこで本記事では、複合機を介した情報漏洩を防ぐための対策方法をご紹介していきます。
IT化を推し進めて、更なる情報漏洩対策をしたい事業者様は、ぜひご一読ください。

 複合機を介した情報漏洩を防ぐための対策方法とは?

それでは、ここからは複合機を介した情報漏洩を防ぐための対策方法を、全部で4つご紹介していきます。

対策方法①複合機本体のメモリーやハードディスクに記録されるデータなどを「暗号化」する

まずご紹介するのは、「複合機本体のメモリーやハードディスクに記録するデータを暗号化する」という対策方法です。
データの暗号化を行っておけば、万が一ハードディスクなどが盗まれてしまっても犯人はデータを判読することができず、情報漏洩を防ぎます。

データの暗号化は、複合機事業者のエンジニアに依頼することによって、設定してもらえます。
従業員への負担が少ない情報漏洩の対策方法なので、ぜひ実施してみてください。

対策方法②スキャンをする度にパスワードを設定する

次にご紹介するのは、「スキャンをする度にパスワードを設定する」という情報漏洩を防ぐ対策方法です。
パスワードを設定しておけば、万が一ハードディスクに保存されるデータが盗み取られても、データを開いて読み取ることが難しくなります。

情報漏洩を防ぐために、スキャンの度にパスワードを設定する方法をとるためには、従業員全員の協力が不可欠です。
パスワードはなるべく見破られにくい文字列を設定するよう、従業員への周知を徹底しましょう。
また、パスワード自体の漏洩を防ぐように意識する必要があります。

対策方法③ファームウェアの保護

3つ目に紹介するのは、「ファームウェアを保護する」という情報漏洩を防ぐ対策方法です。

“フォームウェア”とは、複合機の動作の司令塔的な役割を果たすのソフトウェアのことです。
このソフトウェアが悪意ある第三者によって改ざんされると、複合機を踏み台にしてネットワーク内部に侵入され、社内の機密情報が盗まれて情報漏洩してしまいます。

ファームウェアを媒介した情報漏洩を防ぐためには、複合機に搭載されたセキュリティ認証機能を用いて、起動するたびにファームウェアの改ざんが行われていないか検証するのが効果的です。
これから複合機を購入したり、リースやレンタルするならば、セキュリティ認証機能が搭載された複合機を選択して、情報漏洩対策をしましょう!

情報漏洩対策方法④複合機にアクセスできるパソコンを制限する

最後にご紹介する情報漏洩の対策法は、「複合機にアクセスできるパソコンを制限する」という方法です。
どのパソコンでもアクセスできるようにしておくと、不正アクセスおよび不正アクセスを発端にした情報漏洩が発生するリスクがあります。

複合機やコピー機にアクセスできるのは社内の従業員のパソコンのみに限定し、それ以外は「IPフィルタリング機能」によって制限することで、情報漏洩を防ぎます。

複合機を活用するなら4つの情報漏洩対策をしよう!

いかがでしたでしょうか。

複合機の利用には情報漏洩につながるセキュリティ・リスクがあります。
その上で情報漏洩対策方法をとることの重要性が、お分かりいただけたのではないかと思います。

重要な情報を複合機で出力する機会はまだまだ多いです。
情報漏洩することで、会社全体の危機に陥ってしまうかもしれません。

大切な情報を守るために、自社では複合機に関しては何も情報漏洩対策を行っていないという事業者様は、速やかに情報漏洩対策をとりましょう!

これから複合機を導入または入れ替えするご予定の事業者様は、ぜひ情報漏洩対策について検討してみてください!

この記事を書いた人

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編集部員 河田

編集の河田こと「ヤッホー」です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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