複合機のタイムスタンプ機能とは？基本の概要から具体的な活用方法まで解説

2005年にe-文書法が施工されたことにより、重要書類の電子化保存が認められるようになりました。
それに伴って発生しうるデータ改ざんというリスクは、タイムスタンプが搭載された複合機を選ぶことによって軽減化することができます。

しかし、複合機のタイムスタンプを知らない事業者様や、活用方法が分からない事業者様も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、複合機のタイムスタンプとはなにか、具体的な活用方法はどのようなものかを解説していきます。

重要文書を電子化して管理したい事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

複合機のタイムスタンプとはなに？

複合機に搭載されているタイムスタンプとは、電子文書のデータ改ざんを防ぐための時刻証明です。

電子文書はデータを改ざんしやすいというリスクがあるため、原本であるいうことを証明が必要になります。
その際、作成した日時・時刻を記載したタイムスタンプをデータに付与することで、データ改善を防ぐことができます。

タイムスタンプを付与するためには、第三者機関のタイムスタンプサービスを利用するケースが多いです。
しかし複合機の中には、スキャンすると同時にPDFデータにタイムスタンプを付与することができる機種もあるので、非常に便利といえます。

また、タイムスタンプを付与するメリットの1つに、データが確かにあったという、存在証明ができるという点があります。
データが紛失した際には履歴も残るため、情報セキュリティ面で大きく役に立ちます。

タイムスタンプを付与する手順

複合機の中にはスキャン機能を利用して、タイムスタンプを簡単に付与することができる機種もあります。
複合機を使ったタイムスタンプ付与の流れは、以下の手順で行います。

以上の流れは、あくまで一例です。
複合機によってタイムスタンプが搭載されているかは異なるため、複合機の機種選びの際に確認しておきましょう。

タイムスタンプが搭載されている機種に入れ替えたいという場合は、指定した機種を月額料金で使用できるリース契約がおすすめです。
ぜひ複合機のリース契約にかかる料金の相場もチェックしてみてください。

複合機のタイムスタンプを活用する方法

タイムスタンプは、基本的に『国税関係帳簿書類』と呼ばれる重要書類に使われます。
国税関係帳簿書類は決算書や財務関連書類などが該当し、主に金銭が発生する書類がほとんどです。
参照：電子帳簿保存.com

その中でも特に使う機会の多い領収書や請求書では、複合機を活用したタイムスタンプが活躍します。
複合機には、スキャンしたデータをそのままメールで送れる機能も搭載しているため、管理部などに送る場合には非常に便利です。

また複合機と連携したタイムスタンプアプリを使用することで、改ざんの有無を一括でチェックできるというメリットもあります。
業務の効率化を目指すのであれば、タイムスタンプ付きの複合機を選ぶことも一つの手段です。

複合機のタイムスタンプはデータ改ざんのリスクを軽減させる

以上複合機のタイムスタンプとはなにか、活用方法はどのようなものなのかを解説してきました。

ペーパーレス化が進み重要文書もデータ管理することが多くなった現代で、原本性を示すためにタイムスタンプは重要な役割を担っているといえます。
従来では第三者機関によるタイムスタンプサービスを使用するところを、複合機のスキャンで書類の読み取りとタイムスタンプの付与ができることは業務の効率を向上化させます。

ただし、タイムスタンプが搭載されている複合機は限られているため、事前にタイムスタンプが搭載されている機種かどうかを確認しておきましょう。

EMEAO!にお問合せいただければ、タイムスタンプを搭載した複合機をご提案する優良な複合機業者を、すぐに事業者様にご紹介いたします。
重要文書もデータ管理したいとお考えの事業者様は、お気軽にお問合せください。

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