2019.08.29

Pマーク更新の流れと、どれくらい時間がかかるのかを解説します!

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Pマーク取得には時間も手間もかかります。
取得に成功した後には、社内に安心感が漂うでしょう。

しかし、安心は禁物です。
Pマークは2年ごとに更新手続きを行う必要があり、更新しないとせっかく取得したPマークを失ってしまうことになります。

では、具体的にはどのように更新の手続きを進めていく必要があるのでしょうか。
本記事では、Pマークを取得した企業様に向けて、Pマーク更新の流れとそれぞれの過程にかかる時間をお伝えします。

Pマーク更新までの流れと、それぞれの過程にかかる時間

それではさっそく、Pマークを更新するまでの流れを7つのステップに分けて、順番に解説していきます。

更新のステップ①方針&体制&個人情報の確認、リスク評価【かかる時間:約1.5カ月】

Pマーク更新の準備は、現状を把握するところからはじまります。

PMS(個人情報保護マネジメントシステム)の運用記録や個人保護教育の実施報告書、内部監査実施報告書をもとに、現在の方針や体制などを確認します。

更新のステップ②自覚教育、内部監査、代表者による見直し【かかる時間:約1~2カ月】

現状が把握出来たら、更新審査に向けて準備を進めていきます。
具体的には、社員に対する自覚教育や、適切なPMSが運用されているかを確認するための内部監査などを行います。

更新のステップ③類申請【かかる時間:約1週間】

次に、Pマークを更新するための必要書類を、できれば取得時に申請したところと同じ審査機関に提出します。
諸事情がある場合は、更新に必要な書類を別の審査機関への提出も可能です。
どちらにせよ、更新有効期限の4~8カ月前までには書類を提出する必要があります。

提出された書類は審査機関の形式審査を受け、不備がなかった場合は正式に受理され、Pマークの更新がされます。

更新のステップ④書類審査~指摘事項への対応【かかる時間:約1~2週間】

Pマーク更新の申請・審査料を振り込むと、書類審査が開始されます。

基本的に、「プライバシーマークの付与適格性審査を申請できる事業者」としての条件を満たしているかどうかが、更新審査のポイントになります。

書類審査後には、指摘された事柄への対策をしていきます。

更新のステップ⑤現地審査【かかる時間:1日】

ここまできてようやく、更新のための現地審査が行われます。
現地審査は基本的に以下の流れで実施されます。

トップインタビュー

代表者が審査員によるインタビューを受けます。
具体的には、事故の有無、事業概要と個人情報の関連性、経営環境・業務内容の変化、匿名加工情報の取り扱いなどについて聞かれます。

更新のための現場審査

審査員が作業現場に訪れ、個人情報の取り扱い状況がPマークの更新をするに値するかチェックされます。

 書類審査による指摘事項の改善状況の確認

書類審査にて指摘された事柄をどのように改善しているか、対応策を審査されます。

総括

審査の総括や今後のスケジュールなどを説明されます。

更新のためのステップ⑥現地審査での指摘事項への対応【かかる時間:約2週間】

現地審査で審査員から伝えられた指摘事項については、審査後に対応策を考えて実施する必要があります。

更新のためのステップ⑦合否判定~Pマーク更新完了

書類審査と現地審査の結果に基づき、Pマーク付与・更新の適格性が判断されます。
決定結果は、現地調査終了後、1~2週間後、郵送にて申請者に通知されます。

審査の結果として指摘事項があった場合は、その点を改善したうえで合格判定が出たら、Pマーク更新の許諾がおります。

合格した場合には審査機関から登録付与料の請求書が届き、登録付与料を支払った時点で更新が完了します。

Pマーク更新には最短5ヶ月かかる!準備はお早めに!

以上、Pマーク更新までの流れと、それぞれの過程にかかる時間をご紹介しました。
Pマークの更新には最短でも5カ月ほどかかるというわけです。

もしうっかり更新を怠ってPマークを消失しまったら、
「あれ、個人情報に関連する管理体制が悪くなったのかな?」
とお客様や取引先に不信感を抱かれかねません。

2年ごとの更新に間に合うよう、遅くても取得から1年半後には準備をはじめましょう。

この記事を書いた人

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編集部員 河田

編集の河田こと「ヤッホー」です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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