プライバシーマークの有効期間は2年！更新時期と切れた場合の対処法

プライバシーマーク（Pマーク）の有効期間は、取得日から2年間です。それ以降も有効性を維持するには、期間満了日の前に更新の手続きが必要です。

しかし、プライバシーマーク付与事業者の中には、どのタイミングで更新手続きをすればよいかわからない方もいるでしょう。

そこで本記事では、プライバシーマークの有効期間と更新期限について解説します。更新期限に間に合わない場合の対処法も取り上げるので、ぜひ参考にしてください。

プライバシーマーク（Pマーク）の有効期間は2年間

プライバシーマークの有効期間は、付与された日から2年間です。永久に効力が続くわけではなく、期間満了日が来る前に更新手続きをおこなわなければなりません。

たとえば、2023年12月1日にプライバシーマークを取得した場合、有効期間と満了日は以下のようになります。

更新手続きをせずに満了日を迎えた場合、自動的に失効となるため注意しましょう。

プライバシーマークの取得日を確認する方法

通常、有効期間満了日が近づくと、審査機関から更新時期についての通知が届きます。

しかし、プライバシーマークの更新申請には数々の準備が必要です。書類の収集や確認に余裕を持って対応するためにも、自社の取得日を把握して、前倒しで動いておくと安心です。

とはいえ、プライバシーマークの取得日を把握できていない事業者もいるでしょう。そのような場合は、以下2つの方法で取得日と有効期間を確認してください。

• プライバシーマーク登録証を確認する
• JIPDEC公式サイトで付与事業者を検索する

順番に解説します。

プライバシーマーク登録証を確認する

プライバシーマークが付与されると、会社に「登録証」という書類が届きます。会社の受付や契約約款、名刺、ホームページなどに掲示されているのを見たことがある方もいるでしょう。

「登録証」の中央部分に、プライバシーマークの取得日と有効期間が記載されています。

②JIPDEC公式サイトで付与事業者を検索する

プライバシーマークの取得日は、JIPDEC（日本情報経済社会推進協会）公式サイトの「プライバシーマーク付与事業者検索」でも確認可能です。

フォームに事業者名または8桁の登録番号を入力すれば、プライバシーマークの取得日と有効期間が表示されます。事業者名がアルファベットの場合は、全角英大文字でないとヒットしないため注意しましょう。

プライバシーマークの更新期間

プライバシーマークを維持するには、2年ごとに更新申請が必要です。

ただし、自社のタイミングで申請できるわけではなく、定められた更新期間内に手続きを実施しなければなりません。

プライバシーマークの更新期間は、有効期間満了日の8〜4か月前の4か月間です。たとえば2023年12月1日にプライバシーマークを取得した場合、2025年の3月31日〜7月30日までに更新手続きを済ませる必要があります。

更新申請受付日の最終日が審査機関の休業日（土日祝日）にあたる場合は、直後の営業日まで延長が可能です。

なお、プライバシーマークの更新申請では、多くの書類を用意しなければいけません。更新期間内に手続きを完了できるよう、準備も含めて、計画的に進めることが大切です。

更新手続きに必要な書類

プライバシーマークの更新申請には、以下の書類が必要です。

任意の書類に関しては、事前に提出することで現地審査の効率化を図り、所要時間を短縮できるメリットがあります。

このように、プライバシーマークの更新申請に必要な書類は多岐に渡ります。自社の更新期間を把握して、事前に用意しておくことで、スムーズに対応できるでしょう。

更新審査中に満了日が来ても問題ない

プライバシーマークの更新申請が受理されると、新規取得の場合と同じく、文書・現地審査が実施されます。そのため、申請から実際に更新が完了するまで、3か月程度の期間を要します。

申請受付の際、有効期間が切れる前に更新が完了する日程を組んでもらえますが、中には審査中に満了日がきてしまうケースもあります。そのような場合、プライバシーマークが失効するのではないかと不安になる方もいるでしょう。

しかし、更新審査中に有効期間が切れても、プライバシーマークが失効することはありません。満了日までに現地審査が済んでいれば、有効期間が過ぎてもプライバシーマークを維持できます。

ただし、現地審査が済んでから半年以内にその後の対応を完了させる必要があるため注意しましょう。

プライバシーマークの有効期間が過ぎたらどうなる？

プライバシーマークの有効期間が過ぎると、更新申請を受け付けてもらえません。更新できなければプライバシーマークは自動的に失効するため、また一から申請することになります。

本来であればかからなかった費用や工数が発生するため、有効期間が切れる前に必ず対応しましょう。

プライバシーマークの更新申請が間に合わない場合の対処法

「プライバシーマークの更新期限を過ぎてしまった」

「自然災害や一時的な業務過多で更新申請に対応できない」

上記のような理由により、更新期限に間に合わない事業者もいるでしょう。

期限を超過しそうな場合は、あらかじめ審査機関にその旨を伝えることで、更新期間を延長してもらえるケースがあります。

申請が遅れた理由を明確にして再度設定した期限までに手続きをしたら、更新期限が切れた後でも審査を受けられたという事業者もいます。

しかし、同じ対応をすれば更新期限を超過しても、必ず申請を受理してもらえるとは限りません。実際のところ、各審査機関の裁量で決まるケースが多いです。

そのため、基本的には更新期間内に申請を完了できるように、時間に余裕を持って動きましょう。

まとめ：プライバシーマークの有効期間を把握して確実に維持しよう

プライバシーマークには2年間の有効期間があります。有効性を維持するには、有効期間満了日の8か月前～4か月前に更新申請をおこない、審査を受けなければなりません。

とはいえ、実際は取得から次回更新までの期間は2年もありません。取得に満足してプライバシーマークに関する業務をやめてしまうのではなく、更新に向けて準備を進めることが重要です。

もし、更新に必要な書類の準備が進まない場合は、プライバシーマークの支援サービスを運営する企業へサポートを依頼するのもおすすめです。