Pマークの更新期間は？流れやポイントについても解説

Pマークの取得から月日が経過し、更新する時期や手順がわからず困っている方もいるのではないでしょうか。Pマークの更新は書類の作成や審査、審査で指摘された項目の改善など、定められた手順を実施しなければいけません。

本記事では、Pマークを更新する流れやポイントを解説します。準備ができていない方や、更新に必要な書類や手順が知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

Pマーク（プライバシーマーク）の有効期限は？

Pマークの有効期限は、取得から2年間です。手続きをしないまま有効期限を迎えると、自動的に失効します。そのため、Pマークを維持するためには、2年ごとに審査を受け、更新の手続きをしなければいけません。

有効期限は、Pマークの取得後に受け取った「登録証」で確認できます。また、JIPDEC（日本情報経済社会推進協会）のホームページ内「プライバシーマーク付与事業者検索」でも、社名を検索することで確認が可能です。

Pマーク更新の受付期間と費用

Pマーク更新には、受付期間が定められており、同時に費用も発生します。以下では、Pマークの更新の受付期間と費用について解説します。

更新申請受付期間

Pマークの有効期限満了日の8ヶ月から4ヶ月前の4ヶ月間です。その間に更新の手続きを進める必要があるため、期間を過ぎると更新の申請は原則受け付けてもらえません。有効期限の徳善では申請できないので注意してください。

仮に更新期間に申請が間に合わなかった場合、更新ではなく新規で取得することになるでしょう。1から手続きが必要な上に費用もかかるため、損失の発生にもつながります。有効期限と更新期間が混同しないようにしましょう。

更新にかかる費用

Pマークの更新にかかる費用は、新規取得時と同様で事業者規模により異なります。以下の表を参考にしてください。

引用元：JIPDEC

Pマークの更新の流れ

以下では、Pマーク更新の流れと、それぞれのプロセスについて解説します。

• 更新申請書類の作成
• 審査機関へ更新申請
• 書類審査
• 現地審査
• 現地審査結果と指摘事項文書を受け取る
• 指摘事項に対する改善報告書作成・提出
• 審査結果の通知

更新申請書類の作成

Pマーク更新の際は、多くの申請書類を提出することとなります。全ての事業者が必ず提出する書類と、該当者のみ提出する書類、任意で提出する書類があります。自社に当てはまる書類を把握し、不備のないよう作成しましょう。

更新申請書類一式は、JIPDEC公式ホームページよりダウンロードができます。なお、受領された書類は原則返却されないため、記録や証明書などの書類は原本ではなくコピーを提出しましょう。

審査機関へ更新申請

Pマークの更新時は、基本的に新規取得時の審査、または前回の更新審査を依頼し、付与適格決定を受けた審査機関に申請します。審査機関を忘れた場合、Pマークの登録証に記載された内容から確認できます。

申請書類がそろっていることを確認された後、申請料の請求書が送付されるため、指定された口座に申請料を振り込みます。

書類審査

提出書類をもとに、Pマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針に適合しているか審査が行われます。文書審査では、主に以下の2つの観点で審査が実施されます。

• 内部規程のプライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針への適合状況
• すべての従業者が内部規程を遵守するための、具体的な手順、手段等の策定状況

文書審査の結果は、現地審査実施までに書面で通知されます。不備があると判断された場合、現地審査までに改善し、現地審査時に改善状況を報告しなければいけません。

現地審査

現地審査では、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）に基づいた体制の整備・運用がされているかなどについて確認されます。現地調査では以下のことを実施します。

• 事業者へのトップインタビュー（事業内容、経営方針等について個人情報に関する事故の有無など）
• PMS運用状況の確認
• 現場での実施状況の確認
• 総括

審査料や現地審査に係る交通費・宿泊費は、現地審査終了後に請求書が送付された後、速やかに指定の口座へ振込を実施しなければいけません。

現地審査結果と指摘事項文書を受け取る

現地審査で指摘事項があった場合、審査後に「指摘事項文書」が送付されます。

指摘事項に対する改善報告書作成・提出

文書に記載された日付から3ヶ月以内に、改善報告書と改善の証明ができるものを提出します。

審査結果の通知

文書審査と現地審査の結果、また指摘事項の改善結果などに基づき審査され、結果が通知されます。その後、付与機関（JIPDEC）に、付与登録料を支払います。

Pマークの更新が期間に間に合わないときは？

やむを得ず期限を超過しそうな場合、その旨を事前に審査機関に報告しておくことで、申請期間を延長してもらえる場合があります。報告する際、更新に間に合わない理由を明確に伝えることが大切です。

また、現地審査中や指摘事項の対応中に有効期限が過ぎてしまった場合でも、審査が継続されている場合はPマークの使用が認められています。しかし、現地審査から半年以内に指摘・審査を完了させなければいけません。

Pマークをスムーズに更新するポイント

Pマークをスムーズに更新するポイントは、以下のとおりです。

• 事前にスケジュールを把握しておく
• 虚偽の申告をしない
• コンサルタントを活用する

Pマークを更新する際は多くの申請書類や手順が発生するため、事前にポイントを押さえておくことが大切です。ここからは、Pマークをスムーズに更新するためのポイントについて解説します。

事前にスケジュールを把握しておく

自社の付与されたPマークの更新期間を把握しておくことはもちろん、それぞれのプロセスにどれほどの時間を費やすのか目安を知っておきましょう。おおよその目安期間は以下の通りです。

• 書類の申請：約1週間
• 文書審査：1～2週間
• 現地審査：1日
• 指摘への対応：約2週間

これらのプロセスに加えて、事業の見直しや内部監査などにかかる時間も合わせると最低でも2〜3ヶ月は必要です。自社の更新期間に合わせて余裕を持った計画を立てましょう。

虚偽の申告をしない

Pマーク更新の際、申請内容や審査時の虚偽の申告は絶対に避けましょう。審査の打ち切りや、一定期間の申請不可などの対処が取られ、更新手続き以前の問題となってしまいます。

コンサルタントを活用する

Pマーク更新手続きに割けるリソースが足りない場合や、手続きが期限通りに進むか不安な場合は、コンサルタントの活用もおすすめです。実績が豊富で信頼できるコンサルティング会社に依頼しましょう。

コンサルティング会社を選ぶ際は、複数の会社から見積もりをとり、比較・検討を行うことで自社に合った会社を選定しやすくなります。

まとめ：Pマーク更新はスケジュールに余裕をもって取り組みましょう

Pマークの有効期限は取得から2年となっているものの、更新期間は有効期限の8ヶ月前〜4ヶ月前までと決められています。そのため、更新を考えている場合は、2年間余裕があるとは言えないため、更新期間の把握が必要不可欠です。

更新の申請手続きには書類の作成や審査が必要となるため、スケジュールに余裕を持って取組む必要があります。社内での対応が困難な場合、サポート実績が豊富なコンサルタントの活用もおすすめです。Pマークの更新には計画的に取組み、事業活動につなげましょう。