2019.10.31

Pマークを更新しない場合、どうなるの?必要な手続きも解説!

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Pマークは、顧客や取引先から預かった個人情報を、適正に取り扱っている企業であるという証です。
対外的な信頼獲得としての役割はもちろん、社内全体の意識向上にもつながるということから、取得する事業者は年々増加しています。
2019年3月時点では16,000件以上もの企業が取得しているようです。

ところが、せっかく取得したPマークを更新しないという選択をする企業があるのも事実です。
なぜ、Pマークを更新しないことを選択する企業が少なくないのでしょうか?

本記事では、Pマークを更新しないという選択肢をとるメリットとデメリットや、更新しない場合の手続きについてご紹介します。
これからPマークを取得する予定の事業者様はもちろん、すでにPマークを取得されている事業者様もぜひご一読ください。

Pマークを更新しないメリット・デメリット

まずは、Pマーク更新のメリット・デメリットについて、説明していきます。
Pマークを更新し続けると、以下のようなメリットが得られるでしょう。

Pマーク更新のメリット

  • Pマークを取得した取引先とスムーズに契約が結べる
  • 仕事の受注増加が見込める
  • 官公庁の入札に参加することができる
  • パンフレット、WEBサイト、名刺にPマークを入れて、同業他社より優位性をアピールできる
  • 一般消費者に個人情報を適切に取り扱っている企業(WEBサイト)であることをアピールして信頼を得ることができる

何度もお伝えしたとおり、Pマークを取得しているということは、個人情報を適正に扱っている企業であるという証になります。
Pマークを保持し続けることによって、スムーズに事業を進められる、第三者に対して安心と信頼を与えられるといったメリットが得られるでしょう。

それでは次に、Pマーク更新のデメリットについてご説明します。

Pマーク更新のデメリット

  • Pマーク使用を継続していく限り、PMS(個人情報保護マネジメントシステム)をずっと運用していく必要がある
  • 2年ごとに更新が必要
  • 1年に一回、内部監査する必要がある
  • 1年に一回、従業者の個人情報保護教育を実施する必要がある
    ※パート、アルバイト、派遣にも採用時に随時教育をする必要があります。
  • Pマークを取ったからといって個人情報漏えい事故が発生しないわけではない
  • 個人情報漏えい事故が発生した場合JIPDECへ報告義務がある
  • 事故によってはPマーク取り消しもある

Pマークは取得すればずっと保持し続けられるわけではなく、2年という有効期限内に更新審査を受けて通過しなければ失ってしまいます。
更新審査では、マネジメントシステムが適正に運用されているか、改善され続けているかを厳しくチェックされます。
しかも更新審査は定期的に受ける必要があり、従業員たちにかなり大きい負担となるケースも。

つまり、Pマークを更新して得られるメリットより、更新にかかる負担の方が大きいと判断した企業が、更新をしないという選択をしているというわけです。
また、事業内容の変更や企業の解体などにより、Pマークの更新しない企業もあります。

更新しない場合はどうすればいいの?

Pマークを更新しないと決めた場合、更新審査を受けなければいいのかというと、そうではありません。
更新辞退の手続きが必要となります。

プライバシーマーク推進センターに連絡を入れれば更新辞退の手続きを案内してもらえるので、それに従って手続きを進めていきましょう。
直前の契約更新時に支払った付与登録料は、次の有効期限の開始日が過ぎていない場合のみ、返却してもらうことができます。

更新辞退の手続きが終了しても、まだ安心はできません。
パンフレットやWEBサイト、名刺などに入れていたPマークを速やかにはずしましょう。
万が一、取り消し後にPマークを使用した場合、法的に罰せられる可能性もあります。

メリット・デメリットを踏まえて、Pマークを更新するかしないかを判断しよう!

いかがでしたでしょうか?
今回はPマークを更新しない場合どうなるか、メリットとデメリットをご紹介しました。
Pマークを保持し続けるためには、意外と労力がかかります。

Pマークを取得している事業者様は、Pマーク更新のメリットやデメリットをしっかりと踏まえた上で、更新するかどうかを再度考えてみましょう。
もし必要であれば更新審査の申し込みを、不要である場合は速やかに手続きをしてくださいね。

また、これからPマーク取得を目指す事業者様も、更新をし続けられるかどうかを考えたうえで、準備を進めることをおすすめします。

この記事を書いた人

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編集部員 河田

編集の河田こと「ヤッホー」です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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