Pマークの取得で必須となる社内教育6つのステップ

Pマーク(プライバシーマーク)取得のためには、JIS規格のJIS Q 15001（個人情報保護マネジメントシステム要求事項）に適合した、個人情報保護体制を運用可能な状態を作ることが必要です。

Pマーク取得および運用に向けた企業活動を行う上で、すべての従業員が個人情報管理の重要性について理解しておく必要があるため、社内教育が重要になります。

そこで今回は、Pマークの取得に向けて、社内で行うべきセキュリティ教育の流れを解説します。
Pマークの取得をお考えの事業者様はぜひ最後までご覧ください。

Pマーク（プライバシーマーク）取得に向けた社内教育の流れ

Pマーク（プライバシーマーク）の取得・運用に必要な社内教育は、準備段階と教育の実施、効果測定などを含めた7つのステップに分けることができます。

ここからは、それぞれのステップについて詳しく解説していきます。

ステップ①従業員に学んでほしい内容を決める

Pマークの社内教育は、「JIS Q 15001」の中で、以下の3つの要素を必ず扱うことが定められています。

上記の3点は取得後も、取得年数に関わらず毎年従業員に伝えることになります。
それ以外の教育内容は指定がなく、個人情報の取り扱いに関する事故を防ぐための内容を盛り込めば十分です。

たとえば、実際の個人情報漏えい事故の事例紹介など、情報漏えいが起こってしまったときにどんな事態が起こるかを理解してもらえるような内容がよいでしょう。

ステップ②教育の実施時期や頻度を決める

Pマークにおける社内教育は年に一度の実施が義務付けられているため、会社の事業計画や年間スケジュールを参考に毎年の社内教育の実施タイミングを決めましょう。

たとえば全従業員に対する教育は毎年4月に実施・セキュリティ担当者は毎月実施という設定であればセキュリティ担当者は他の従業員よりも専門知識に対する理解を深めることができます。
また、年に一度は最低限の回数のため、確実性を高めたいのであれば四半期ごとの実施や半年ごとの実施という方法もあります。

従業員の業務の負担にならず、尚且つ確実に教育を実施できる時期や頻度を設定しましょう。

ステップ③教育方法を決める

Pマーク取得・運用におけるセキュリティ教育は、主に講義形式のものやテキストを配布して各自で学習する方法やインターネットを活用したeラーニングがあります。

コンサル会社によっては担当者が事業所に出張して講義を行うサービスを実施しているため、講義形式を検討している場合はPマークの取得・運用を依頼しているコンサル会社に相談しましょう。

また、eラーニング形式であれば各々で自宅や出社時にインターネットを活用して受講することができます。
テストの回答から効果測定・記録まで一括で行えるツールもあるため、講義会場の密を避けたい場合や効率的に社内教育を行いたい場合はeラーニング形式がおすすめです。

ステップ④実際の教育の実施

教育内容と実施時期、教育方法が決まればいよいよ実際に教育を実施します。

社内教育はパートやアルバイトを含む全従業員と、社長や役員も必ず受講する必要があるため事前の通達や準備は万全に行いましょう。
もし育児休暇などで出席できない従業員がいる場合は復帰してからの実施で問題ありません。

ステップ⑤教育の効果測定・評価を行う

社内教育実施後には、従業員の理解度をテストする“効果測定”を実施します。
効果測定の方法は、社内教育の内容を盛り込んだテストの実施が一般的ですが、今回学んだ内容について各従業員にインタビューを行い回答内容をもとに理解度を測定するという方法もあります。

全従業員の効果測定が完了したら、全員が基準点をクリアできているか、つまり教育内容が適切に理解されているかを確認しましょう。

もし、平均点が低い場合などは教育内容のテーマ選びや教育方法を適宜見直して、全従業員がセキュリティに関する知識を理解できるように改善を行います。

ステップ⑥教育内容や結果を記録・保管する

Pマークの新規取得や更新の際は、審査員が事業所で“現地審査”というものを行います。
現地審査では社内教育の計画書と報告書、効果測定結果を確認されるため、教育に関する内容は書面やデータなどで残しておくようにしましょう。

また、いつでも過去の教育内容や結果が確認できる状態を作ることで、教育内容の見直しや改善に役立てることができます。

Pマーク取得のための社内教育は効果測定や記録までしっかりと行おう

いかがでしたでしょうか？
Pマーク（プライバシーマーク）取得のための社内教育の流れや各段階でのポイントをご理解いただけたでしょうか。

Pマークの取得のためには、個人情報の取り扱いに対する正しい理解を社員全体に促すための社内教育が重要です。
適切な社内教育を行えるかどうかご不安な場合は、社内教育に強みのあるコンサル会社へのご依頼がおすすめです。
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