複合機のICカード認証機能とは？どんな企業におすすめ？
公開日：2019.10.28 最終更新日：2024.05.15
複合機のICカード認証を行うことで、セキュリティー強化や印刷物の放置によるコストの削減が期待できるため、ICカード認証装置が注目されています。
本記事では、複合機のICカード認証装置とは何か、メリットは何かを解説していきます。
複合機のICカード認証装置の導入をお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。
ただし、機能が豊富な機種は価格が高くなる傾向があります。
そのため、導入方法としては初期費用なし、月額料金を支払えば希望の機種を利用できるリース契約がおすすめ。
ぜひ複合機リース契約の概要と相場表もチェックしてみてください。
複合機のICカード認証装置とは？
複合機のICカード認証の仕組みは、PCから出力指示を出した印刷物を複合機にICカードをかざすことで初めて出力がされます。
多くの提供会社では、企業の入退出時に使用されるICカードをそのまま複合機に紐づけることが可能です。
そのため、新しくICカードを発行する必要がない場合があります。
ICカード認証のデータはサーバーを使って情報を共有しているため、認証装置が付属している機器であれば、どの台からでも自由に出力が可能です。
たとえば、会議に使う資料を会議室の複合機で出力すれば、印刷物を持ち運びする手間を省くことができます。
ICカード認証装置は基本的にオプション機能として扱われており、機能を搭載するためには複合機本体と別料金を支払う必要があります。
ICカード認証装置のメリットは？どんな企業におすすめ？
複合機のICカード認証によって得られるメリットは、大きくわけて4つあります。
- 情報漏洩防止になる
- 印刷用紙のコスト削減になる
- 社員証や入館証をICカードとして利用できる
- 利便性の向上につながる
順番に見ていきましょう。
メリット①情報漏洩防止になる
一般的な複合機を使う際に起こりうる問題として、出力紙の放置と紙媒体の情報の持ち出しです。
ICカード認証を複合機に搭載すれば、情報漏洩を防げます。
情報漏洩はPCからだけではなく、実は紙媒体からも起こりえます。
PCからの情報漏洩であれば、いつ問題が起きたのか何が原因なのかを突き止めて改善できることもあります。
しかし、重要情報を記載した書類を出力して社外に持ち出された場合、誰が持ち出したのか、いつ持ち出されたかの追跡が困難になります。
また、ICカードはユーザーごとの利用制限をすることも可能です。
例えば、社員とアルバイトでは扱う情報も変わってきます。
アルバイトが使用するICカードの権限を制限することで、コピーのみ利用でき、PCからの出力は不可とすることができます。
ICカードを持っていない外部の人間による出力も防ぐことができます。
誰が何を印刷するかを明確にすることによって、不正な出力を防ぎ、情報セキュリティの強化が可能です。
メリット②印刷用紙のコスト削減になる
ICカード認証を行えば、カードをかざした目の前で出力されるため、出力紙の放置を防げるでしょう。
また、ICカード認証を行った際に出力指示を取り消すこともできるため、出力ミスも減少しコスト削減にもつながります。
「機密情報の流出を絶対に防ぎたい！」「印刷コストも減らしたい！」
そうお考えの企業にICカード認証装置はおすすめの製品といえるでしょう。
メリット③社員証や入館証をICカードとして利用できる
普段使用している社員証や入館証は、複合機のICカードとしても利用できます。
新しくICカードを発行する必要がないため、導入コスト削減につながります。
ただし、複合機や使用している社員証・入館証によっては紐付けできない場合があるため、導入前に確認しましょう。
メリット④利便性の向上につながる
複合機によっては、ICカード認証機能で操作パネルを自分好みにパーソナライズすることも可能です。
たとえば、両面コピー設定が常に適用されるようにする、ホーム画面によく利用する機能を並べるなどです。
複合機を利用するたびに同じ設定を組む必要がなくなるため、利便性向上につながります。
また、前に使用した人の設定が適用されたままにならないため、印刷ミスによる紙のムダも削減できるでしょう。
ICカード認証装置のデメリット
ICカード認証には、情報漏洩の防止やコスト削減などのメリットがある一方で、以下のようなデメリットも存在します。
- 紛失や悪用の恐れがある
- 導入費用がかかる
導入後に後悔しないためにも、あらかじめ確認しておきましょう。
順番に解説します。
デメリット①紛失や悪用の恐れがある
ICカード認証機能は物理的な認証方法のため、カード自体を失くしたり、盗用されたりするリスクがあります。
また、社員同士でICカードを貸し借りする可能性もないとは言い切れません。
ICカードだけで個人を識別するため、カードの持ち主でなくても手元にあれば複合機を操作できます。
複合機に保存された情報を流出されたり、悪用されたりすると、社会的信用を損ねる恐れがあるため注意が必要です。
ICカード認証付きの複合機を導入する際は、紛失や盗用を防ぐためにも、社員へ取り扱いルールの周知を徹底しましょう。
デメリット②導入費用がかかる
複合機のICカード認証は、オプションとして別途導入するのが一般的です。
機種によって異なりますが、1台あたり10万円程度の費用がかかります。
オフィスに複数台複合機を導入する場合は、コスト面の負担が大きくなるため注意が必要です。
ICカード認証機能付きのおすすめ複合機
ここからは、ICカード認証機能付きのおすすめ複合機を3つ紹介します。
- 富士フイルム Apeos C2060
- キャノン iR-ADV C3835F
- シャープ BP-40C36
ICカード認証の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
富士フイルム Apeos C2060
富士フイルム「Apeos C2060」は、コンパクトながらも多彩な機能が揃った複合機です。
黒とグレーを基調にした操作パネルが特徴で、アイコンや設定項目がわかりやすく配置されているため、簡単に操作できます。
また、操作パネルや電源ボタン、ホームボタンには抗菌加工が施されています。
複数の社員で使用する場合でも快適に使えるでしょう。
キャノン iR-ADV C3835F
キャノン「iR-ADV C3835F」は、業務効率化と利便性向上を叶える高性能な複合機です。
操作性の高いフルフラットのタッチパネルが搭載されています。
ソフトキーのみで操作が完結するため、短い視線移動と手導線で業務効率化が図れます。
また、モバイル端末に専用アプリをインストールすれば、複合機に直接情報を出力したり、スキャンしたデータを取り込んだりできます。
PCだけでなく、モバイル端末からも複合機を操作したい場合におすすめです。
シャープ BP-40C36
シャープ「BP-40C36」は、オフィスの雰囲気を崩さないスタイリッシュな見た目が人気の複合機です。
10.1インチのフラットパネルを採用しているのが特徴で、アイコンがシンプルでわかりやすく、誰でも簡単に操作できます。
ホーム画面のカスタマイズ性も優れているため、社員一人一人が使いやすいようにパーソナライズ可能です。
また、操作パネルには抗菌・抗ウイルス効果のあるフィルムを採用しています。
大人数で使用するオフィスでも快適に利用できるでしょう。
ICカード以外にも認証可能な機能はある？
複合機には、ICカード以外にも以下のような認証機能が搭載されています。
- ユーザー認証
- パスワード認証
- 顔認証
ICカード以外の認証機能も知ったうえで何を導入するか決めたい場合は、ぜひ参考にしてください。
順番に見ていきましょう。
ユーザー認証
ユーザー認証とは、社員に5〜8桁程度の番号を割り振り、個人を識別する認証機能です。決まった数字を入力するだけでよいので、導入する側も社員も手軽に利用できます。
ただし、番号のみだと推測されやすいため、第三者に悪用される恐れがあります。
パスワード認証
パスワード認証は、複合機にユーザーIDとパスワードを直接入力して個人を認証する機能です。一般的に利用されている認証システムなので、導入しやすいメリットがあります。
ただし、ユーザーIDやパスワードを忘れる恐れがあります。
忘れるからといって、ユーザーIDやパスワードのメモをデスクに貼り付ける社員がいると、認証システムの意味がなくなるため注意が必要です。
顔認証
顔認証は、機械に顔を読み取らせて個人を認証する機能です。
ICカードやパスワードを用意する必要がないため、社員負担が少なくすみます。
さらに顔の特徴をもとに認証するため偽造が難しく、なりすましや悪用のリスクも少ないです。
ただし、カメラの距離やオフィスの明るさ、加齢による顔の変化に対応できない場合も。
機種によっては精度に差が出るため、機能性を十分に確認する必要があるでしょう。
情報漏洩を防ぎ、印刷コストを削減する
今回は、複合機のICカード認証装置について解説してきました。
自社にとって複合機にICカード認証装置が必要か判断する材料となりましたでしょうか。
情報の流出は企業としても絶対に防ぎたいもの。
特に紙媒体の流出は足取りが掴みにくく、原因特定ができないケースも多々あります。
ICカード認証装置を使うことで、情報漏洩だけでなく不要な印刷も防ぎ、コスト削減にもつながります。
情報管理をしっかりしたい企業、不要なコストを削減したい企業にICカード認証装置はおすすめです。
今後、複合機のICカード認証装置を導入する予定の方は、ぜひ本記事を参考に、導入をご検討ください。
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この記事を書いた人
編集部員 濵岸
編集部員の濵岸と申します。コンテンツ作成と取材を主に担当しております。身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました！豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を！」の意識で作成します！どうぞよろしくお願いいたします！
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