4種類の複合機の保守契約サービスそれぞれの特徴

複合機の導入の際に加入する保守契約ですが、契約の種類によってサービス内容が違うことをご存じでしょうか？

しかし、一般的にメーカーが機種ごとに加入できる保守契約を設定しているため、どの契約にするかは自分で選べません。
加入する保守契約の内容が分からないと不安になりますよね。

そこで本記事では、よく耳にする複合機の4種類の保守契約についてそれぞれ詳しく紹介していきます。
複合機の保守契約について理解を深めたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

複合機における保守契約の必要性

保守契約とは、製品の提供者と消費者との間で結ばれる契約です。複合機の場合、用紙やトナーなど消耗品の補充や定期点検が無料で行われるなど、運用中のサポートを受けることができます。

複合機は精密機械であり、些細なきっかけで不具合や故障が発生するため、定期的な点検やメンテナンスが欠かせません。複合機に不具合が生じると、重要書類が用意できず業務に支障が出ることも考えられるでしょう。また、修理代やスタッフの出張費用の加算で、修理費用も高額になりがちです。

迅速かつ低コストで修理・点検をしてもらうためにも、複合機を導入する上での保守契約は欠かせません。

複合機におけるよく聞く4種類の保守契約

複合機に設定されている主な保守契約は以下の4点になります。
本記事では、この4点についてそれぞれ詳しく紹介していきます。

契約方式①カウンター保守契約

カウンター保守契約とは、契約時に設定されたモノクロとカラーの料金設定に基づいて、月間の印刷枚数により料金が変動する契約です。

業者によっても異なりますが、保守サービスの内容には一般的に以下の項目が含まれます。

ただし月間印刷枚数が少ない場合でも、数千円程度の最低料金は発生します。

契約方式②キットトナー保守契約

キットトナー保守契約とは、修理費を含んだ専用のトナーを購入する契約です。
契約期間は、5年間またはトナー残量が無くなるまでとされています。

基本的な保守内容は以下の2点です。

つまり、契約期間内に故障した場合、修理に関わる出張費や部品交換代などがかからないというわけです。
ただし、純正品以外のトナーを使用した場合は保守対応外となる可能性があります。

契約方式③スポット保守契約

スポット契約とは、中古の複合機のみに適用される保守契約です。
故障や不具合が発生したときに、その都度修理依頼ができます。

修理だけを依頼する契約なので、トナーや用紙などの消耗品を自社で選べる自由度の高さはあります。
しかし、修理費用や消耗品代などはメーカーと機種により大きく変わるので、注意が必要です。

契約方式④年間保守契約

年間保守契約とは、キヤノン独自の保守契約です。
1年の単位で保守サービスを契約し、トナーやドラムなどの消耗品は自費で購入する契約とされています。

保守サービスの内容には以下の項目が含まれます。

つまり、契約者が一括で1年分の契約料金を支払うことで、その間の修理・メンテナンス料金は無料で受けられます。
ただし、先述した通りトナーは純正品以外も使用可能ですが、修理時にサポート対象外になる場合があるので注意しましょう。

複合機の保守契約の料金相場

複合機の保守契約の料金相場は、上記で解説した契約方式により異なります。

同じ契約方式でも、印刷速度や機能などで変動するため、都度見積もりが必要です。

複合機の保守期間はどのくらい？

カウンター保守契約とキット保守契約の場合、7年間は保証され、それ以降はメーカーと要相談となります。部品の製造終了期間の目安が7年といわれているためです。

中古の場合は3～5年で打ち止めになることがあります。しかし修理用部品の製造が保守サービスの終了に影響するため、確認しておく必要があります。

保守契約の方法やタイミング

保守契約は基本的に、複合機の購入と同時に契約して加入することが多いです。販売会社を通して契約を結びますが、外注の業者を手配していることもあります。契約後に保守会社の変更はできないため、あらかじめ保守会社のサービスについて調べておくことが必要です。

保守契約ごとのメリット・デメリット

上記で紹介した保守契約形式は、それぞれメリット・デメリットがあります。以下で、それぞれ解説します。

カウンター保守契約

メリット

カウンター保守にはインクやトナーなど消耗品の料金が含まれています。また、カウンターによって料金をある程度予測できるため、印刷枚数の調整やコスト管理がしやすいです。

デメリット

月々の最低料金が設定されているため、印刷数が0枚の場合や消耗品の使用がない場合、無駄なコストが発生していることになります。

キットトナー保守契約

メリット

提供された消耗品を使い切るまで、修理やメンテナンスサービスを無料で受けられます。印刷数に合わせて費用を抑えることが可能です。

デメリット

モノクロ複合機限定のため、利用できるパターンが限られています。また、印刷枚数が多いと短期間での契約更新が必要で、費用が高額になります。

スポット保守契約

メリット

都度支払いにより月々の定額料金が発生しないため、ランニングコストがかかりません。

デメリット

事実上、保守契約を結んでいない状態のため、故障した場合の修理費用の負担が大きくなります。故障の状態によっては、他の保守契約に比べて費用が高くなることもあります。

年間保守契約

メリット

複合機にトラブルが発生しても、修理費がかからない保守契約です。メーカーとメンテナンス契約を直接結べるため、安心できます。

デメリット

トナーやドラムなど消耗品は自己負担で、メーカーの純正品意外の消耗品を使用すると、保守サービスの対象外となることがあります。また、アフターサービスが統一されているため、自社に合わせた柔軟な対応が難しい可能性があります。

保守サービス業者を選ぶ際に大切なポイント

保守契約を締結する際、修理の質や迅速な対応につながるため、業者を見極めて依頼することが大切です。

• 迅速な対応ができるか
• 販売店が保守サービスを提供しているか
• メーカーに認定されている保守業者か
• 複合機の故障を防ぐ取り組みがされているか

以下では、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

迅速な対応ができるか

複合機が故障すると、業務に支障が出ます。サービス業者には可能な限り早く来てもらい、スムーズな修理が必要となるでしょう。そのためには、修理に慣れていることはもちろん、保守業者の拠点が近くにあることや、自社の営業日に稼働してい点も、大切なポイントです。

販売店が保守サービスを提供しているか

複合機の販売店が保守契約までサポートできると、トラブルが発生した際にもスムーズです。購入時から相談に乗ってもらえるため、導入後も安心して依頼できます。販売店が外注で保守サービス業者を手配している場合、業者の情報が曖昧なまま契約を結び、トラブルにつながるケースも少なくありません。

メーカーに認定されている保守サービス業者か

メーカーに認定された正規認定業者による保守契約であれば、品質の高い保守サービスが期待できます。認定されるためには、メーカーによる厳しい試験の通過や保守体制の構築が必要とされるため、選定するための1つの指標といえるでしょう。

複合機の故障を防ぐ取り組みがされているか

複合機のメンテナンスは、遠隔操作による点検や訪問での点検など、業者により方法はさまざまです。しかし、機器の状態を正確に把握するためには、実際に目で確かめなければいけません。メンテナンスの方法まで詳細に確認することが大切です。

4種類の保守契約をよく理解しましょう

今回は、複合機の保守契約の4つの種類について解説してきました。
この記事を読んでいただくことで、複合機の保守契約ついてご理解いただけたかと思います。

複合機の保守契約は、主に「カウンター保守契約」「キットトナー保守契約」「スポット保守契約」「年間保守契約」の4種類に分かれています。

一般的に保守契約は機器によって決まっていて、契約者は選択できません。
しかし、購入する機器の機能によって、最適な契約が設定されているため損をすることはないでしょう。

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また、まだどの導入方法を選ぶかも決まっていないという事業者様には、指定期の機種を月額費用だけで利用できるリース契約をおすすめしています。
ぜひ複合機リースの月額料金・総額の相場表もチェックしてみてください。

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