2019.10.31

カウンター、スポット、キットトナー…複合機の保守契約の種類を解説

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オフィスには必ずといっていいほど設置されている複合機は、コピーやファックスなど何役もこなす“頼れるマシン”であると同時に、不具合が生じることが少なくない精密機械でもあります。

「複合機が故障してしまうと、業務が滞ってしまって困る!」
という企業も多いのではないでしょうか。
万が一複合機が壊れてしまった際、即日中に点検・修理してもらうために、保守契約を結んでおきたいですよね。

そこで、今回は複合機においてスタンダードな保守契約の種類について、くわしくご紹介します。
「これから複合機を導入する予定だが、どの保守契約を選択すればいいのか分からない」
というご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。

複合機のスタンダードな保守契約3種類を紹介

それではさっそく、複合機においてスタンダードとされている保守契約を、全部で3種類紹介していきます。

契約方式①カウンター保守契約

まずは、カウンター保守契約についてご紹介します。
カウンター保守契約とは、印刷枚数に応じて月々の保守料金が増減する契約方式です。

たとえばカラー印刷10円/1枚といった単価設定がされており、月間の総印刷枚数で金額が変わります。
ただし、カウンター保守契約には最低利用料金が設定されており、1枚も印刷しない場合でも1000円~3000円程度の基本料金が発生します。

カウンター保守契約の最大の特徴は、佐生印刷枚数によって決まる保守料金に、保守サービスにかかる費用が全て含まれていることです。
業者によっても異なりますが、保守サービスの内容には一般的に以下の項目が含まれます。

一般的なカウンター保守契約サービスの内容

  • 故障の際の修理
  • 修理の際の出張
  • 定期点検
  • トナーやドラムなどの消耗品の補充
  • コピー用紙代

※いずれの項目も、契約内容によっては、別途料金になる場合があります。

「不具合が生じたら、業者から見積書を受け取って、社内で承認されたら申し込みをして修理にきてもらう…」
といった一連の流れが必要ないため、ストレスなく快適に複合機を使い続けられるのが最大のメリットです。

契約方式②キットトナー保守契約

次にご紹介するのは、キットトナー保守契約です。
キットトナー保守契約とは、保守料金が付加された“専用トナー”を複合機事業者から購入することで、保守サービスを追加料金なしで受けることができる契約方式です。

キットトナー保守契約の有効期限は、以下のいずれかが適用されたタイミングまでとなります。

キットトナー保守契約の有効期限

  • 専用トナー購入から5年間
  • 専用トナーの残量がゼロになるまで

つまり、専用トナーの残量がゼロになったり5年間がたったタイミングで、新しく専用トナーを購入すれば契約が更新されるというわけです。

キットトナー保守契約は、月間の印刷枚数が200枚程度の場合に、最もコストメリットが出やすいといわれています。
「カウンター保守契約を結ばなければならないほど、バンバン複合機を使うわけではないが、全然使わないといった感じでもないな…」
という実感がある方は、月間の印刷枚数をチェックしてみてください。

ただし、1枚あたりのインク量が多い画像の印刷を頻繁にするならば、月間の印刷枚数が200枚程度だとしてもカウンター保守契約の方が、コストパフォーマンスがいいケースもあります。
キットトナー保守は、1枚の印刷に対して、インクの減るスピードが速ければ早いほど、1枚換算の保守単価が割高になってしまうからです。

また、一般的にキットトナー契約には定期点検費用が含まれていないという点にも、注意が必要です。
複合機の寿命を長くするためには定期点検が必要になりますので、キットトナー保守契約を選択する場合は、点検費用がどれくらいになるのかについても確認しておきましょう。

契約方式③スポット保守契約

最後にご紹介するのは、スポット保守契約です。
スポット保守契約とは、必要なときに必要な保守サービスを依頼して、そのサービスにかかった費用を支払う契約方式のことをいいます。
カウンター保守契約とは違い、最低利用料金はありません。

「不具合が発生したら、業者による原因調査をして見積書を出してもらい、社内稟議を通して…」
といった手順をその都度踏まなければならない点で、少々わずらわしい契約かもしれません。
とりわけ、社内稟議に時間がかかるような企業では、スポット保守契約の導入は慎重に行うべきだといえます。

しかし、複合機を使う機会が少ない企業であれば、そもそも不具合が生じる頻度が少ないはず。
中長期的な視点で見ると、コストセービングできる可能性があります。

月間の印刷枚数に応じて、最適な複合機の保守契約を結ぼう!

以上、複合機のスタンダードな3種類の保守契約について、それぞれ詳しくご紹介してきました。
カウンター保守契約とスポット保守契約、キットトナー保守契約について、それぞれの特徴をご理解いただけたのではないでしょうか?

どの保守契約を結ぶのが最適なのかは、複合機の利用状況によって変わってきます。
複合機の利用頻度が多い場合はカウンター保守契約、200枚程度であればキットトナー保守契約、ほとんど複合機を使わない場合はスポット保守契約を選択しましょう!

この記事を書いた人

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編集部員 河田

編集の河田こと「ヤッホー」です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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