9f5de458cc590902a7d0738fc1080fe6 - 複合機のタイムスタンプとはなに?活用する具体的なメリットは?

複合機のタイムスタンプとはなに?活用する具体的なメリットは?

公開日:2020.01.20 最終更新日:2020.01.21

2005年にe-文書法が施工されたことにより、重要書類の電子化保存が認められるようになりました。
それに伴って発生しうるデータ改ざんというリスクを、複合機にタイムスタンプを搭載することで軽減化しています。

しかし、複合機のタイムスタンプを知らない事業者様や、活用方法が分からない事業者様は多いのではないでしょうか?
そこで本記事では、複合機のタイムスタンプとはなにか、具体的な活用方法はどのようなものかを解説していきます。

重要文書を電子化して管理したい事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

この記事でわかること
  • 複合機のタイムスタンプとはなにか
  • タイムスタンプを活用する方法

複合機のタイムスタンプとはなに?

複合機に搭載されているタイムスタンプとは、電子文書のデータ改ざんを防ぐための時刻証明です。

電子文書はデータを改ざんしやすいというリスクがあるため、原本であるいうことを証明が必要になります。
その際、作成した日時・時刻を記載したタイムスタンプをデータに付与することで、データ改善を防ぐことができます。

タイムスタンプを付与するためには、第三者機関のタイムスタンプサービスを利用するケースが多いです。
しかし複合機の中には、スキャンすると同時にPDFデータにタイムスタンプを付与することができる機種もあるので、非常に便利といえます。

また、タイムスタンプを付与するメリットの1つに、データが確かにあったという、存在証明ができるという点があります。
データが紛失した際には履歴も残るため、情報セキュリティ面で大きく役に立ちます。

複合機を活用してタイムスタンプを付与するときの流れ

複合機の中にはスキャン機能を利用して、タイムスタンプを簡単に付与することができる機種もあります。
複合機を使ったタイムスタンプ付与の流れは、以下の手順で行います。

複合機を活用したタイムスタンプ付与する際の手順

  • STEP1 署名や必要事項を記載した重要書類を作成する
  • STEP2 書類を複合機でスキャンする
  • STEP3 タッチパネルやパソコン上から『タイムスタンプを付与する』を選択
  • STEP4 タイムスタンプの付与を確認してPDFデータ化

以上の流れは、あくまで一例です。
複合機によってタイムスタンプが搭載されているかは異なるため、複合機の機種選びの際に確認しておきましょう。

複合機のタイムスタンプを活用する方法

タイムスタンプは、基本的に『国税関係帳簿書類』と呼ばれる重要書類に使われます。
国税関係帳簿書類は決算書や財務関連書類などが該当し、主に金銭が発生する書類がほとんどです。

その中でも特に使う機会の多い領収書や請求書では、複合機を活用したタイムスタンプが活躍します。
複合機には、スキャンしたデータをそのままメールで送れる機能も搭載しているため、管理部などに送る場合には非常に便利です。

また複合機と連携したタイムスタンプアプリを使用することで、改ざんの有無を一括でチェックできるというメリットもあります。
業務の効率化を目指すのであれば、タイムスタンプ付きの複合機を選ぶことも一つの手段です。

複合機のタイムスタンプはデータ改ざんのリスクを軽減させる

以上複合機のタイムスタンプとはなにか、活用方法はどのようなものなのかを解説してきました。

ペーパーレス化が進み重要文書もデータ管理することが多くなった現代で、原本性を示すためにタイムスタンプは重要な役割を担っているといえます。
従来では第三者機関によるタイムスタンプサービスを使用するところを、複合機のスキャンで書類の読み取りとタイムスタンプの付与ができることは業務の効率を向上化させます。

ただし、タイムスタンプが搭載されている複合機は限られているため、事前にタイムスタンプが搭載されている機種かどうかを確認しておきましょう。

EMEAO!にお問合せいただければ、タイムスタンプを搭載した複合機をご提案する優良な複合機業者を、すぐに事業者様にご紹介いたします。
重要文書もデータ管理したいとお考えの事業者様は、お気軽にお問合せください。

業者選びに迷ったらエミーオ! 業者選びに迷ったらエミーオ!

ぴったりの業者を
無料で紹介します

ご相談はこちら ご相談はこちら お電話はこちら お電話はこちら
IMG 4482 300x300 - 複合機のタイムスタンプとはなに?活用する具体的なメリットは?

この記事を書いた人

編集部員 濵岸

編集部員の濵岸と申します。コンテンツ作成と取材を主に担当しております。身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました!豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

9f5de458cc590902a7d0738fc1080fe6 - 複合機のタイムスタンプとはなに?活用する具体的なメリットは?
この記事が気に入ったら いいね!!しよう!
複合機の関連記事

EMEAO!業者選定ガイドとは

業者,選定

いろいろな業種の「発注のお悩み」を解決するウェブマガジンです

このサイトは、専門業者紹介サービス、エミーオ!が運営しています。エミーオ!は、発注したい仕事の詳細をお伺いし、それに応えられる業者を紹介する完全人力サービス。
自動化された見積もり比較サイトとの違いは、お客様の問題解決に注力していること。専門性の高いスタッフが案件を理解した上で業者を選定しています。
このウェブマガジンは、エミーオ!を通して得た、さまざまな業種のお悩みや旬の話題をお届けしています。

ポイント

業者選びのコツがわかるから失敗を防げる

ポイント

関係あるビジネスの
トレンドがわかる

ポイント

今さら聞けない業界知識がよくわかる

お客様のご利用エピソード

業者選びの手間がはぶけて、オフィスの移転準備がはかどりました!【...
ビジネスホン

業者選びの手間がはぶけて、オフィスの移転準備がはかどりました!【お客様の声|ビジネスホン】

お客様の声
業者を乗り換えて反響率が1%未満から2.8%にアップしました!【...
ポスティング

業者を乗り換えて反響率が1%未満から2.8%にアップしました!【お客様の声|ポスティング】

お客様の声
台数や機種についてアドバイスをもらい、最適な条件で発注できました...
防犯カメラ

台数や機種についてアドバイスをもらい、最適な条件で発注できました【お客様の声|防犯カメラ】

お客様の声
細かい条件で業者を絞り込めるので、簡単に最適な1社が選べました!...
清掃業者

細かい条件で業者を絞り込めるので、簡単に最適な1社が選べました!【お客様の声|清掃業者】

お客様の声
難しい条件にも関わらず、翌日には複数業者を紹介してもらえました!...
翻訳会社

難しい条件にも関わらず、翌日には複数業者を紹介してもらえました!【お客様の声|翻訳会社】

お客様の声
前の外注先とは比べられないほど正確な翻訳会社に出会えました!【お...
翻訳会社

前の外注先とは比べられないほど正確な翻訳会社に出会えました!【お客様の声|翻訳会社】

お客様の声
コンシェルジュを通して業者と相談し300万円以内でのアプリ開発が...
アプリ開発

コンシェルジュを通して業者と相談し300万円以内でのアプリ開発が実現【お客様の声|アプリ開発】

お客様の声
長期的にお付き合いしたい、親切な業者を紹介してもらいました!【お...
決済代行

長期的にお付き合いしたい、親切な業者を紹介してもらいました!【お客様の声|決済代行】

お客様の声
相見積りをとってランニングコストを30%も削減できました!【お客...
複合機

相見積りをとってランニングコストを30%も削減できました!【お客様の声|複合機】

お客様の声
業者選びがスムーズに進み、余裕で納期に間に合いました!【お客様の...
ビジネスホン

業者選びがスムーズに進み、余裕で納期に間に合いました!【お客様の声|ビジネスホン】

お客様の声
もっと見る→

条件・要望にぴったりな業者がみつかる

専門業者ご紹介サイト

業者選びに迷ったらエミーオ! サービスの詳細はこちら
0 登録不要
完全無料
楽々 コンシェルジュ
に相談するだけ
安心 評判の良い
業者をご紹介
迅速 お急ぎ案件も
お任せ!
ご要望を
お聞かせ
ください

条件・要望に沿える業者のみを厳選してご紹介します。簡単5分のご相談で満足いく業者がきっと見つかります。

サービスの詳細はこちら お電話はこちらから メールでのお問い合わせはこちらから