2019.08.28

Pマーク取得の流れと、どれくらい時間がかかるのかを解説!

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昨今、プライバシー問題が重要視されており、取引先や顧客に求められたことをきっかけとして、個人情報保護の体制を整えている事業者の証 “Pマーク”取得を目指す企業が増えています。
「Pマークを取得したいけど、まず何をすればいいの?」
とお困りの方もいるのではないでしょうか。

そこで、本記事ではPマークを取得するまでの一連の流れと、それぞれの過程にかかる時間についてご紹介します。
Pマーク取得を目指している方は、ぜひ参考にしてみてください。

Pマーク取得までの流れと、それぞれの過程にかかる時間

ステップ① PMSの構築&運用 【必要な時間:2カ月~】

Pマークを取得するための始めの一歩は、PMS(個人情報保護マネジメントシステム)を構築&運用することです。

Pマークの認定制度とは、各企業のPMSがJISの決めた基準に適合しているかを調べるための申請制度のこと。
そのためPMSがなければ、そもそも申請することができません。

PMSの構築の手順をより細かく分けてみると、まず方針を策定し、個人情報の特定やリスクを評価し、規定作成によって体制を確立します。
ここまできてやっと運用開始を開始することができるわけです。

方針の決定から運用開始までにかかる時間は、短くて2カ月。
これは業種や従業員規模などによっても異なりますので、あくまでも目安です。

ステップ②書類の作成と申請、文書審査 【必要な時間:2カ月~】

新規でPマーク取得を申請する場合は、申請書類を作成する必要があります。
申請に必要な書類が足りないと受理してもらえないので、ミスのないよう細心の注意を払いましょう。

申請書類を揃えたら、法人単位で申請します。
申請先は、保険・医療・福祉分野の事業者か、該当する審査機関の会員になっている事業者(保険・医療・福祉分野の事業者を除く)か、本社の登記上所在地はどこかなどによって異なります。
また、申請時には申請料(審査料は審査終了後)を支払う必要があります。

申請書類が受理されたら、文書審査が始まります。
まず、申請資格の有無や書類の不備などがないか、また事業規模はどれくらいかなどのチェックが入ります。
申請書類の中でも特に、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)文書(内部規程・様式)がPマーク付与適格性審査基準を満たしているかどうかは厳重にチェックされます。

ステップ③現地審査 【必要な時間:1日】

書類審査が終われば、次は現地審査です。
現地審査においては、事業者の代表であるトップに事業内容や経営方針、個人情報に関する事柄についてインタビュー、現地でのPMSの運用状況の確認、個人情報を実際に取り扱っている現場での実施状況の確認、総括が行われます。

審査終了後には、審査料を支払う必要があります。

また、指摘事項があった場合は、文書に記載された日付から3カ月以内に改善報告書を改善の証拠とともに提出する必要があります。

ステップ④合否判定、Pマーク付与契約の締結 【必要な時間:2カ月~】

合否が判明したら、申請事業者宛にPマーク付与適格性審査決定結果が通知されます。
付与が適格とみなされた業者のみ、Pマークを取得できます。

結果が合格判定だった場合、送付された契約書に必要事項を記入したうえで返送し、付与登録料を振り込ます。
付与登録料の振込確認後、2年間Pマークの取得を公表することができます。

Pマークを取得した企業には、プライバシーマーク登録証と画像データが送られます。
画像データは企業のホームページやパンフレットにてPマークを取得した証として使用することが可能。
また、プライバシーマーク制度のWEBサイトにも、新たに登録が完了した事業者の名前が掲載されます。

最短取得期間は約6ヶ月!Pマーク取得の準備はお早めに

以上、Pマーク取得までの流れと、それぞれの過程にかかる期間をご紹介しました。
Pマークは、「今すぐ欲しい!」と思っても即座に取得できるわけではありません。
①~④の各ステップにかかる期間を合計すると、Pマーク取得には短くても半年はかかります。

Pマークの取得に時間がかかるのは、取得はあくまでも過程であり、ゴールはないから。
大切なのは、Pマーク取得を通してしっかりとした個人情報保護の体制を整え、運用していくことです。

Pマークを取得したいとお考えの方は、事前にどの作業や手続きにどれくらい時間が必要なのかを把握して、早めに準備にとりかかりましょう!

この記事を書いた人

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編集部員 河田

編集の河田こと「ヤッホー」です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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