Pマーク更新にはどれくらいの期間が必要？7ステップに分けて解説

Pマーク取得には手間暇がかかるので、取得後は社内に安心感が漂うでしょう。
しかし、Pマークは2年ごとに更新手続きを行う必要があり、更新しないとせっかく取得したPマークを失ってしまうことになります。

そこで今回は、Pマーク更新にどれくらい期間がかかるのかを7つのステップに分けて解説します。
Pマークを取得した企業の事業者様やご担当者様は、本記事を参考に更新の準備を進めてください。

Pマーク更新の流れに沿ってどれくらい期間がかかるのか解説します！

まずは、ざっくりとどんな流れでPマークの更新を進めていくのかを紹介します。

ここからは、各ステップについて、どんな内容でどれくらい期間がかかるのかを順番に解説していきます。

ステップ①方針＆体制＆個人情報の確認、リスク評価

Pマーク更新の準備は、方針や訂正、個人情報などの現状を把握して、リスクを評価するところからはじまります。
現状把握とリスク評価にかかる期間は1.5カ月ほどです。

具体的には、PMS(個人情報保護マネジメントシステム）の運用記録や個人保護教育の実施報告書、内部監査実施報告書をもとに、現在の方針や体制などを確認します。

ステップ②自覚教育、内部監査、代表者による見直し

現状把握とリスク評価が出来たら、自覚教育、内部監査、代表者による見直しなど、更新審査に向けた準備を進めていきます。
更新審査に向けた準備にかかる時間は約1～2カ月です。

具体的には、社員に対する自覚教育や、適切なPMSが運用されているかを確認するための内部監査、内部監査をもとにした代表による見直しなどを行います。

ステップ③書類申請

次は、Pマークを更新するための必要書類を審査機関に提出します。
書類申請にかかる期間は1週間ほどです。

提出する時期の目安は、更新有効期限の4～8カ月前です。
更新に必要な書類の提出先は、取得時に申請したところと同じ審査機関が望ましいですが、諸事情がある場合は別の審査機関への提出することもできます。

提出された書類は審査機関の形式審査を受け、不備がなかった場合は正式に受理されます。

ステップ④書類審査～指摘事項への対応

Pマーク更新の申請・審査料を振り込むと、書類審査が開始され、書類審査後には指摘された事柄への対策をしていきます。
書類審査と指摘事項への対応にかかる期間は約1～2週間です。

書類審査でどのような点をチェックされるかというと、基本的には「プライバシーマークの付与適格性審査を申請できる事業者」としての条件を満たしているかどうかがポイントになります。

ステップ⑤現地審査

ここまできてようやく、更新のための現地審査が行われます。
現地審査にかかる期間は1日です。

現地審査の細かい流れは以下の通りです。

トップインタビュー

代表者が審査員によるインタビューを受けます。
具体的には、事故の有無、事業概要と個人情報の関連性、経営環境・業務内容の変化、匿名加工情報の取り扱いなどについて聞かれます。

更新のための現場審査

審査員が作業現場に訪れ、個人情報の取り扱い状況がPマークの更新をするに値するかチェックされます。

 書類審査による指摘事項の改善状況の確認

書類審査にて指摘された事柄をどのように改善しているか、対応策を審査されます。

総括

審査の総括や今後のスケジュールなどを説明されます。

ステップ⑥現地審査での指摘事項への対応

現地審査で審査員から伝えられた指摘事項については、審査後に対応策を考えて実施する必要があります。
現地調査での指摘事項への対応には、約2週間かかります。

ステップ⑦合否判定～Pマーク更新完了

書類審査と現地審査の結果に基づき、Pマーク付与・更新の適格性が判定されます。
判定結果は現地調査終了後1～2週間後に郵送で通知されます。

合格した場合には審査機関から登録付与料の請求書が届き、登録付与料を支払った時点で更新が完了します。
審査の結果として指摘事項があった場合は、その点を改善したうえで合格判定が出てから、Pマーク更新の許諾がおります。

Pマーク更新には最短4ヶ月かかる！準備はお早めに！

以上、Pマーク更新までの流れと、それぞれのステップにはどれくらいの期間が必要なのかをご紹介しました。
Pマークの更新には最短でも4カ月ほどかかるというわけです。

もしうっかり更新を怠ってPマークを消失しまったら、どうなるでしょうか？
「あれ、個人情報に関連する管理体制が悪くなったのかな……」
とお客様や取引先に不信感を抱かれてしまうかもしれません。

2年ごとの更新に間に合うよう、取得から1年半後には準備をはじめましょう！
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