2019.09.18

Pマーク更新の際に気を付けたい注意点4つ!

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Pマークは取得してしまえばそのまま使い続けられるわけではありません。
Pマークには2年という有効期限があり、そのまま使い続けたいのであれば更新をする必要があります。

本記事では、うまく更新できずにPマークを再度取り直すということにならないように、更新の手続きをする際の注意点を4つご紹介します。
まだ更新手続きをしたことがない方は、ぜひ最後までチェックしてみてください。

Pマーク更新の際の注意点4つ

注意点①有効期限が切れる前に更新資格を取得する必要がある

Pマークの有効期限が2年間あるといって、その間は何もしなくていいというわけではありません。
原則として、満了日になる前に、更新資格の取得を完了する必要があります。
更新申請後に審査のスケジュールを組み、万一更新の審査期間が有効期限を超えてしまった場合のみ、更新審査終了日まで現状の延長が認められます。

Pマークの更新には、最短でも5ヶ月はかかります。
Pマーク更新の流れと必要な期間については、以下のページをご覧ください。

余裕をもってPマークの有効期限を迎える半年以上前には更新にむけて準備を始めましょう。

注意点②業務内容に変更があった場合は全体的な見直しが必要

Pマークはいったん取得したら、ただ同じことを継続していればいいわけではありません。
新規事業を始めたり既存の事業を取りやめたりするなど、事業内容の変更が生じることがあれば、柔軟に対応して更新していく必要があります。

具体的には、マネジメントシステムや個人情報管理台帳、リスク分析結果などを見直して更新しなければならないでしょう。

「業務内容の変化に伴って、どのようにマネジメントシステムを変更していったのか?」
と、更新審査の際に問われるので、答えられるようにしっかりと変更内容を記録しておきましょう。

注意点③取得時とは審査の傾向が変わっている可能性がある

世間を騒がすような大きな事件や事故が起こったことをきっかけに、更新審査の傾向が変化することがあります。
今までそれほど重視されていなかった点が、一度大きな危険に繋がったという理由で、かなり厳しく見られるようになることがあるのです。

実際、更新審査の際に
「〇〇という事件がありましたが、御社はあの事件を受けて何らかの対策を講じていますか?」
といった質問が出てきた事例があるようです。

たとえ、自社の業務内容に更新がなかったとしても、世間の関心を集めるような重大な事故や事件が起きたら、自社も同じような不祥事を起こさないように対策をとりましょう!

注意点④規格改正への対応が必要

PマークはJISQ15001という規格の要求事項を満たしている事業者にのみ認められているマークです。
そのJISQ15001は、時に見直され、改正されることがあります。

JISQ15001が更新されたら、それに沿って現在の個人情報保護マネジメントシステムを更新する必要があるのか検討しなければなりません。
マネジメントシステムの更新が決まったら、従業員に再教育を行って、新たなシステムを徹底するよう指導していきましょう。

Pマークは取得して終わりではない!取ってからが肝心!

以上、Pマーク更新の際の4つの注意点を紹介しました。
Pマークを初めて取得するときに一番気合が入るでしょうが、取得はゴールではなくスタートです。

取得時に最高の個人情報保護マネジメントシステムを構築したとしても、2年後には同じ状態がベストではなくなっているかもしれません。
事業内容や時代の変化によって、マネジメントシステムを大きく更新しなければならない場合もあるかもしれません。
それらの点を念頭に置いたうえで、余裕をもって更新の準備を進めていきましょう。

この記事を書いた人

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編集部員 河田

編集の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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