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コピー機をレンタルする場合にかかる料金の相場

公開日:2020.06.11 最終更新日:2024.05.15

仮設事務所やイベント、コピー機を導入する前のお試しで短期間だけコピー機を使いたい場合、レンタル契約がおすすめです。

本記事では、レンタル契約の仕組みと、メリット・デメリットも解説します。
コピー機のレンタルを検討している事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

まだコピー機と複合機どちらにするかも、導入方法も決めていないという事業者様は、ぜひ複合機のリース契約をした場合にかかる費用の相場もあわせてチェックしてみてください。

そもそもコピー機と複合機の違いは?

コピー機と複合機違いは、文字通り機能がコピーのみか複数あるかということです。

コピー機とはコピーする機能だけが搭載されているOA機器。
原稿台に用紙を置いた原稿を複写することができます。

複合機とは、一般的に1台にコピー機能に加えてFAXやプリンター、スキャナーなど複数の機能が搭載されている機械のことです。

レンタル契約とは?

レンタル契約とは、数年単位での長期間に渡ってコピー機を利用する予定がないという場合に便利な契約方法。

レンタル契約であれば月額料金を支払うことで一般的に1ヶ月~3年未満の比較的短期間で中古のコピー機を利用できます。

また、レンタル期間中の中途解約は可能です。
その際は、解約金の支払いが必要になります。

コピー機のレンタル料金の相場

コピー機のレンタル料金は月額8,000~20,000円程度が相場です。
レンタル料金は、コピー機の印刷速度が速い機械ほど高くなります。

業務内容に合わせたスペックのコピー機を選んでコストパフォーマンスを上げましょう。

また、契約期間が短くなるほど料金が上がるので、スケジュールをよく確認することが必要です。
期間が長くなるのであれば、リース契約の方がおすすめ。
リースの場合の料金相場に関しては、以下の記事をご覧ください。

コピー機をレンタル契約するメリットとデメリット

ここからは、コピー機をレンタル契約するメリットとデメリットを紹介します。

コピー機をレンタルするメリットは以下の通りです。

コピー機をレンタルするメリット
  • 必要な期間だけ借りられる
  • 業者と直接契約するため審査がない
  • 保守料金が含まれていて、緊急時のトラブルも安心

上記からわかるように、レンタル契約は、イベントやお試しとしてコピー機を導入するには最適な方法と言えます。

一方、コピー機をレンタルするデメリットは以下の通りです。

コピー機をレンタルするメリット
  • 4年以上の長期間には対応していない
  • 利用できるのは基本的に中古の型落ち品
  • 搬入出に高額な費用がかかる場合がある

コピー機をレンタルする際には、中古品を短期間しか契約できないこと、搬入費用がかかってしまうことに注意して導入しましょう。

複合機のレンタルとリースの違いは何?

複合機のレンタルとリースでは違いがあります。

  • 自分で商品が選べる
  • 中途解約時の対応
  • 借りられる期間
  • 初期費用の有無る
  • 保守・修理の違い

それぞれの特徴を理解することで、2つのメリットがあります。

  • 自オフィスにおいてレンタルとリースのどちらで借りるべきか把握できる
  • 借りる際にかかる経費を大きく削減できる場合がある

ここでは、5つの違いについて解説します。

自分で商品が選べる

レンタルの場合、業者が保有している機種から選ぶ必要があります。

一方リースの場合、好みのコピー機を業者に伝えることで、使用者の元へ納品されます。

中途解約時の対応が異なる

レンタルは中途解約が可能で追加費用が少ないです。

契約満了前に解約すると、実際に使用した期間に応じたレンタル料が計算され、追加料金として徴収されます。

一方リースは中途解約ができません。やむを得ない解約理由がある場合、未払いのリース料を解約金として支払います。

そのため、中途解約と契約満了時に支払う料金は同じです。

借りられる期間が異なる

リース期間は法人税法の税務基準と複合機の法定耐用年数によって決まります。

法定耐用年数ごとのリース期間の計算方法は次の通りです。

法定耐用年数リース可能期間
10年未満法定耐用年数×70%以上
10年以上法定耐用年数×60%以上

※ただし、リース可能最長期限は法定耐用年数の120%以内です。

例えば法定耐用年数が5年の複合機の場合、リース可能期間は5年×0.7(70%)=3.5年程度、リース可能最長期限は5×1.2(120%)=6年となります。

一方、レンタルの場合、レンタル期間を自由に設定できます。

短期間の契約しかできないと思われがちですが、数年単位の期間で設定も可能です。

初期費用の有無

レンタルの場合、導入費用がかかります。

一方、リースは導入費も初期費用に含まれています。

保守・修理の違い

リースの場合、複合機に保守契約がつけられています。

保守契約とは、複合機が故障した際にメンテナンスや修理を無償で受けられるサービスのことです。

リース料金の中に複合機本体の料金と保守費用が含まれています。

一方、レンタルの場合、保守契約がほとんどありません。

故障時にはレンタル会社によって修理、および代替機への交換が行われます。

ただし、保障の範囲を超えた場合、別で料金を支払う必要があります。

複合機のレンタル料金の相場

複合機をレンタルする場合、本体の月額使用料は10,000円程度ですが、保守費用やオプション費用が追加費用でかかります。

最新機種をレンタルした場合、月額使用料・保守費用共に高くなる傾向にあります。

コピー機リース料金のからくりに注意!

コピー機をリースする際、1社に見積もりから納品まで任せると、高額な料金を請求されるからくりに巻き込まれる可能性があります。

巻き込まれないようにするためには、次の3点に着目すると良いでしょう。

  • 相見積もりを取る
  • 口コミを参考にする
  • 契約前に疑問点をすべて解消する

ここでは、2点のからくりについて解説します。

  • レンタルからリースへ変更時の契約におけるからくり
  • リース期間中に別機に乗り換える時のからくり

レンタルからリースへ変更時の契約におけるからくり

リースの場合はリース料金が上乗せされます。

メーカーはレンタルからリースに変更する際、長く期間を契約することで収益を上げる傾向にあります。

100万円の複合機の5年リース契約と6年リース契約での違いは次の通りです。

契約期間リース料率1年間に支払う額リース期間に支払う額
5年1.85~1.89%(高い)108.5万~108.9万円542.5万円~544.5万円
6年1.57~1.61%(低い)105.7万円~106.1万円634.2万円~636.6万円

リース期間トータルで支払う額は6年契約の方が高いです。

また6年契約の場合、製品が古くなるだけではなく、故障の確率が上がります。

リース期間中に別機に乗り換える時のからくり

乗り換えとは、期間がまだ残っているにも関わらず、新たなリース契約を締結することです。

乗り換えることで、最新のスペックを搭載した複合機を導入できる一方、新たなリース契約を結んでも前の複合機の残債が見積もりに含まれている可能性があります。

メーカーとユーザーの間にリース会社が入る「ファイナンスリース」で契約している場合、原則として中途解約はできません。

やむを得ず乗り換えしたい場合、前の期間がまだ残っているために中途解約することになります。

残債を一括で支払う必要がありますが、困難な場合は現在の残債を上乗せし、新たなリース契約を結び直します。

冒頭で述べたからくりとは、リース契約を結びなおす際に複雑な計算方法によって新しくリース料が計算されることです。

見積もりの記載を減らすことで、前契約の残債を肩代わりしているように見せかけて、実は多額のリース代金を請求している業者もあります。

コピー機のレンタル料金の相場は月額8,000~20,000円程度

この記事では、コピー機のレンタル料金、メリット・デメリットを解説してきました。
コピー機のレンタル料金の相場は月額8,000~20,000円程度です。

コピー機をレンタルする際には、できるだけスピーディーに対応して欲しいですよね?

EMEAO!では、コンシェルジュにご相談いただければ最短即日で業者をご紹介しています。
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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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