2019.10.31

Pマーク更新審査の現地審査に必要な準備は?審査当日の流れも紹介

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編集部員 河田

編集部員の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集・執筆とお客様へのインタビューを担当させていただいています。日々、コツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

※この記事は2020年5月19日に更新されました。

Pマーク更新審査は2年ごとに行われます。

「準備不足で更新審査を通過できず、せっかく取得したPマークを失ってしまうのでは……」
そう不安にお思いの事業者様も多いですよね。

そこで今回は、Pマーク更新審査のメインともいえる現地審査について、どんな流れで何をするのかを具体的に解説していきます。
Pマークの認証を取得している事業者様は、ぜひ更新審査の準備にお役立てください!

この記事でわかること
  • Pマーク更新の現地審査前に準備するもの
  • 現地調査の流れ

Pマーク更新時期はいつ?かかる費用や更新方法は?

Pマークの有効期間は、取得してから2年間となります。

2年以上経過すると効果を失ってしまうため、継続して使いたい場合は更新審査をクリアして再度付与してもらう必要があります。
Pマークの更新はすぐにできるものではなく、更新審査には膨大な準備と現地審査が必要なため取得から1年半後には、更新の準備をはじめたほうがよいでしょう。

なおPマークの更新のタイミングについては、こちらのPマークの有効期間についての詳細もあわせてご確認ください。

Pマーク更新にかかる費用は?

Pマークの更新時にも取得時と同じように費用がかかり、申請料・審査料・付与登録料の基本費用が発生します。
中規模の会社であれば40万円前後の、基本費用がかかります。

また、現地審査後の大幅な体制変更があった場合は再現地審査費用も発生することがあり、さらに設備投資費用やコンサル費用なども含めるとかなりの費用が必要となります。

Pマーク更新に必要な費用の詳細については、こちらのPマーク更新時にかかる費用をご覧ください。

Pマークの更新方法

Pマークの更新の流れは、まず書類申請を行い書類審査・現地審査を受けて指摘内容を修正、合否という形になります。

しかし、なにもせずに申請をしてしまうとほとんどの場合審査には通りません。
個人情報保護のための体制の構築・運用を行い、それを証明する資料を準備して現地審査に臨まなくてはいけません。
次の項目では更新審査のメインともなる現地審査について、詳しく説明していきます。

なおPマーク更新全体の流れについては、こちらのPマーク更新にかかる期間と必要な7ステップをご確認ください。

Pマーク更新審査の現地審査前の準備

Pマークの更新時には、個人情報の取り扱いに関する聞き取りが行われます。
そのため、個人情報取り扱いの現状を説明するための資料を準備して、担当者や代表者はスムーズに受け答えができるようにしておきましょう。

主に現地調査に必要な書類は、以下のようなものがあります。

Pマーク更新審査の現地審査時に必要な書類

  • 業務概要のわかる資料と組織体制図
  • 主要な業務について個人情報取扱い処理概要に関する資料
  • 個人情報を特定し整備した台帳等
  • 個人情報取扱い時のリスク分析・対策を講じた分析表
  • 個人情報の同意取得を行った際の書面又は画面のコピー  など

Pマーク更新審査の現地審査の流れ

準備が整ったら、いよいよ現地審査を受けていくことになります。
Pマーク更新時の現地審査では、審査員2名によって、PMS(個人情報保護マネジメントシステム)が適正に運用・整備されているかが確認され、原則1日かけて行われます。

現地審査の大まかな流れは以下の通りです。

現地審査の大まかな流れ

  1. オープニングミーティング
  2. トップインタビュー
  3. PMS運用状況の確認
  4. 文書審査結果の確認
  5. 現場での実施状況の確認
  6. クロージングミーティング

オープニングミーティング

オープニングミーティングでは、審査員との顔合わせをメインに行われます。
挨拶とともに秘密・個人情報保持の誓約、審査手順の説明なども一緒に行われることが一般的です。

トップインタビュー

次にトップ(代表者)に対して、個人情報保護に関する聞き取りが行われます。
聞き取りの内容としては、主に個人情報に関する事故の有無や事業内容、個人情報保護方針などさまざまなことをヒアリングされます。
代表者の方はスムーズに答えられるようにしておきましょう。

PMS運用状況の確認

実際に構築したPMS運用状況も、Pマーク更新時の現地調査で確認されます。

確認事項としては、主に個人情報を取得する手順や個人情報保護の方針、従業者の教育状況、内部監査での運用確認などを細かく項目別に審査されます。
事前に資料やデータを作成しておくと、スムーズに審査が進むでしょう。

文書審査結果の確認

Pマークの更新審査における現地審査では、文書審査結果で疑義が生じた場合の対応確認も行われます。

現場での実施状況の確認

審査の1つとして、実際の現場でどのような情報セキュリティ対策がとられているかもチェックされます。

確認項目は個人情報保護のために行っている施策すべてであり、たとえば個人情報の書類を管理する棚には鍵がついているかといったことや、不正アクセス防止のセキュリティソフトの使用状況などがチェックされます。

トップインタビューやPMS運用状況で確認された施策が、実際に運用されているかの確認がされるため相違性がないようにしましょう。

クロージングミーティング

Pマーク更新の現地審査では、最後に審査員から話を聞く機会が設けられます。

現地審査の総評や、指摘事項の確認と説明、今後の手続きの説明がされ現地審査は終了となります。
審査員から指摘された事項の修正を行い、審査員から許可が降りれば審査会にかけられます。

無事通過すれば、Pマークの付与登録料金の請求書が発行され、料金を支払うことでPマークが更新されます。

現地審査の内容をしっかり把握して、余裕をもってPマークの更新審査に臨もう!

いかがでしたでしょうか?
この記事を読んでいただくことでPマーク更新における現地審査の内容が、ご理解いただけたと思います。

更新審査の準備を怠っているとせっかく取得したPマークを失い、個人情報の取り扱いについて何か問題が起こったのかと、顧客や取引先に疑念をもたれてしまう事態に陥りかねません。
そのため、Pマーク更新審査に落ちることのないよう、しっかり事前準備に取り組みましょう!

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