2019.12.26

プライバシーマーク取得には何をすればよい?取得手順を徹底解説

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プライバシーマークは個人情報保護という面において、第三者機関から一定水準以上の体制が取られていると、認定されることで得られる認証です。

「自社でもぜひプライバシーマークを取得したいが、具体的な取得方法が分からない…」
とお悩みの事業者様も中にはいらっしゃるのではないでしょうか?

そこで本記事では、プライバシーマークを取得するための手順を分かりやすく解説していきます。

この記事でわかること
  • プライバシーマーク取得の流れ
  • プライバシーマーク取得のために何をすればよいか

プライバシーマークの取得フロー

プライバシーマークの取得には、書類申請と審査機関からの審査が必要になります。
プライバシーマーク取得のおおまかな流れを以下にまとめました。

  • ステップ①社内で使用している個人情報の洗い出し
  • ステップ②内部規定の作成
  • ステップ③内部規定の運用開始
  • ステップ④運用状況についての内部監査
  • ステップ⑤審査機関へ書類申請をする
  • ステップ⑥審査機関による現地審査

プライバシーマークの取得には、まず社内で内部規定を作成する必要があります。
JIS規格のガイドラインに沿って内部規定を作成することで、JISの基準を満たすことができます。

作成した規定を実際に運用し、その状況を審査機関が審査することで認証が与えられるという仕組みです。

ステップ①社内で使用している個人情報の洗い出し

プライバシーマークを取得する前の準備として、社内で扱う個人情報を把握しておかなければなりません。
どのような情報が個人情報に当てはまるのか、どのように取得してどこに保存しているかの確認をしておきましょう。

ステップ②内部規定の作成

内部規定は、基本的にJIS規格のガイドラインに沿って作成します。
個人情報を把握したことを踏まえて、現在自社が抱えているリスクをガイドラインに当てはめて、解決するための規定を作成しなければなりません。

JIS規格に沿うことで、JISの要求事項を満たした規定が作成でき、審査の重要な対象となります。

ステップ③内部規定の運用開始

内部規定を設定したところで、実際に運用を開始します。
数ヶ月程度運用を行い、社員への教育と個人情報に対する意識を高めます。

このように内部規定を設定して運用する体制をつくることを、PMS(個人情報マネジメントシステム)と呼びます。

ステップ④運用状況についての内部監査

内部監査とは、内部規定に沿って構築したPMSがきちんと機能しているか、規定が守られているかなどを確認します。
問題点がある場合は、見直しや指導が必要になるため担当者はチェックリストなどを用意しましょう。

ステップ⑤ 審査機関へ書類申請をする

ある程度PMSが機能するようになると、いよいよ審査機関へ書類申請をします。
申請時に用意する書類は、内部規定のほかに運用状況の記録や要求事項との対応表など、さまざまな書類が必要になります。

それらの書類を審査機関が審査することによって、書類審査を通過し次のステップへと進めます。

ステップ⑥審査機関による現地調査

書類審査を通過すると、実際に審査機関から審査官が現地調査に来ます。
現場で本当に運用が実施されているかの確認や、個人情報保護に対する認識や管理体制についてのヒアリングが行われます。

審査に通ると可否通知が郵送され、契約書の送付と登録料の振り込みを行うことでプライバシーマーク登録証が交付されます。

 プライバシーマークは、内部体制を整えてから審査を行うことで取得可能

以上、プライバシーマークを取得するための手順を解説してきました。

プライバシーマークの取得には、審査が必要です。
しかし、審査前に社内の体制を整える段階が一番重要で、内部規定を設定してから運用がきちんと行われていることが審査の前提となります。

プライバシーマークの取得には、専門知識や取得の流れを知るコンサル会社からサポートを受けてシステムを構築したほうがよいといえます。

EMEAO!では、優良なプライバシーマーク取得コンサル会社を、無料でユーザー様に紹介するサービスを行っているため、業者探しの手間を省くことができます。
プライバシーマークの取得をお考えの事業者様は、ぜひお気軽にお問合せください。

この記事を書いた人

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編集部員 濵岸

編集部員の濵岸と申します。EMEAO!のWebコンテンツの記事を作成させていただきます。 身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました。 豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

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