複合機の選び方で押さえておきたいポイント

本記事では、複合機を選ぶ際の機種の選び方・業者の選び方について「失敗しない複合機の選び方」を解説します。

どのように複合機を選べばよいかわからない事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

複合機の導入形態

複合機の導入方法には大きく分けて「購入」「レンタル」「リース」の3種類があります。

購入

購入する方法では初期費用にまとまった資金が必要であったり、金額が30万円以上の機種を購入する際には減価償却資産として会計処理の必要が発生したりするデメリットがあります。

レンタル

レンタルする方法であれば利用料金全額を損金処理でき、課税対象外の経費として形状できる点もメリットといえます。

リース

リース契約であれば月額利用料金を支払うのみで初期費用や設置費用が不要です。

複合機を選ぶ際に確認しておくこと

予算や月間印刷枚数などから適切な機種を絞ることができます　画像クリックで拡大表示

ここからは、複合機を選ぶ際に確認しておくべき5つの項目について解説します。

項目①複合機の導入に割ける予算

複合機の導入にかかる予算を計算する際には、機種を購入するための初期費用と、複合機を導入後にかかるランニングコストをそれぞれ計算しておく必要があります。

また予算によって機種の選び方や契約形態が限られるため、予算を決めずに業者に接触すると、見積もり内容が自社にとって認められるものか判断が難しくなります。
大まかにでもよいので予算を決めておくことは重要です。

▶複合機にかかる予算感についてプロに聞いてみる

項目②月間の印刷枚数(カウンター料金)

複合機は選ぶ機種によって印刷速度がかわるため、日常の業務でどの程度の枚数を印刷しているかを計算し、必要な印刷速度を計算する必要があります。

月間印刷枚数は、以下の計算式で計算できます。

月間印刷枚数には単純にプリントアウトする用紙の枚数だけでなく、ファックスの受信数やコピーする枚数も含まれます。

項目③印刷速度

先述したように、月間印刷枚数によって必要な印刷速度は変わります。

月間印刷枚数別で必要な印刷速度の目安は、以下の通りです。

とくに社内でパンフレットやチラシの印刷を行う場合には、上の表に記載されている目安枚数を上回る印刷速度の機種を選んでおくと、業務効率化を図れるでしょう。

項目④機能・オプション

複合機を選ぶ際には、自社の業務に必要な機能を明確にし、必要な機能を備えた複合機を選ぶことが大切です。
一般的に多くの複合機には「プリント（印刷）」「FAX送受信」「スキャン（読み取り）」の3つの主要な機能が備わっています。

また、主要な機能以外に複合機に搭載される機能には、次のようなものが挙げられます。

複合機の機種選びを行う際には最低限必要な機能を洗い出し、最低限の機能を備えた機種から検討していく方法がおすすめです。
必要な機能を絞り切れない方は、複合機業者に相談してみましょう。

▶業務に必要な機能は何かプロに相談してみる

項目⑤カラーとモノクロの割合

先述したように、カラー対応の複合機はモノクロのみ対応の複合機と比較して機種代金が高額です。
そのため、複合機を選ぶ際には、社内においてどういった割合でカラー印刷とモノクロ印刷を行っているか確認しましょう。

複合機の設置業者の選ぶ際に押さえたいポイント

ここからは、複合機の設置業者を選ぶさいに抑えたい6つのポイントについて解説します。

「業者選び、大変そうだな･･････」と不安な方は、専門のコンシェルジュに任せてみるのもおすすめです。
EMEAO!では、あなたの希望にぴったりな優良業者を厳選して紹介します。

▶複合機専任コンシェルジュにおすすめ業者を紹介してもらう

ポイント①購入・リース・レンタルどの導入タイプに対応しているか確認する

複合機の導入形態には「購入」「リース」「レンタル」の3種類があります。
3種類の導入形態すべてに対応している業者もありますが、多くの業者は3つのうち1つ～2つにしか対応していないことがほとんどです。

そのため、複合機の設置業者を選ぶ際には、希望の導入形態に対応している業者であるかを確認することが大切です。

複合機の導入形態別のメリット・デメリットは、以下の通りです。

複合機の導入方法別メリット・デメリット　画像クリックで拡大表示

初期費用を安く抑えたい場合にはリース契約、短期間での利用にはレンタル契約、長期間の利用が決まっていて予算に余裕がある場合は購入がおすすめです。

▶希望の導入方法に対応している業者に見積もり依頼をする

ポイント②見積書の内容が明瞭かつ納得いくまで説明を受ける

見積もりを依頼する際には、料金の内訳や費用項目をしっかり確認し、不明点はその時点で業者に説明を求めましょう。

複合機にかかる費用は、機種の購入にかかる「機種代金」、複合機を導入後にかかるランニングコストとして「保守料金」、インクや用紙の購入にかかる「消耗品代」に分けられます。
機種代金は購入する場合には初期費用として、リース契約の場合には月額利用料金として支払います。

また保守料金は一般的に基本料金とカウンター料金に分けられ、カウンター料金は月間印刷枚数によって変動するため注意が必要です。各項目の費用相場を参考にしながら、自社の予算にみあう金額を提示してくれる業者を選びましょう。

正確な見積もりが必要な場合には、見積もり時には複合機リースにかかる見積りについての詳細を参考にしましょう。

ポイント③保守契約の内容が明確であるかを確認する

業務用で複合機を導入する際には、メンテナンスや故障が発生した場合の修理や保証に関する内容を定めた保守契約を結ぶことが必須です。
複合機業者を選ぶ際には、保守契約によってどこまでサポートが受けられるのかをくわしく確認しておきましょう。

保守契約には「カウンター方式」「キット（トナー購入）方式」「スポット方式」の3種類があります。

キット方式とスポット方式は比較的値段が高いため、頻繁に印刷が必要な場合にはカウンター方式を選ぶとよいでしょう。

ポイント④自社内で技術者を抱えているかを確認する

複合機が故障した場合業務に大きな支障が出る環境であれば、自社で技術者を抱えている業者を選んだほうが、緊急時スピーディーに対応してもらえます。
自社で技術者をもたない業者では、緊急時外部の技術者に修理を依頼する必要があるため、トラブル時に余計な時間がかかります。

技術者が所属する業者は専門的アドバイスをしてくれる分料金が割高になりますが、緊急時に備えるという意味で技術者を有する業者がおすすめです。

ポイント⑤問い合わせの対応スピードや対応力に優れる業者を優先する

最初に問い合わせをした際の対応スピードや対応力をチェックすることも、業者を選ぶうえで重要です。
問い合わせから翌営業日になっても連絡が帰ってこない場合には、対応スピードが遅い業者と考え選ばないようにしましょう。

ポイント⑥相見積もりをとる

業者によって料金や対応内容はさまざまであるため、相見積もりをとって複数社のサポート内容を比較することが重要です。

知っておきたいその他の複合機の知識

ここからは、機種の選び方や業者の選び方以外で知っておくべき複合機の知識について紹介します。

複合機のインクの種類

用紙や彩度にこだわらないならトナータイプが無難

複合機のインクには「トナータイプ」「顔料タイプ」「染料タイプ」の3種類があり、用途にあったインクを使える複合機を選ぶことで印刷物のクオリティ向上に役立ちます。

トナータイプは文書や図面、簡単なイラストなどの印刷向きで、高画質な資料の印刷には不向きです。
また顔料タイプは、紙質を問わず色や線をくっきり印刷できます。
さらに染料タイプは写真の印刷に向いている一方、乾くのに時間がかかるため大量印刷には不向きです。

複合機のカセットの数

「カセット数＝よく使う用紙サイズの数」がおすすめ！

カセットとは用紙を入れるトレイのことで、よく使う用紙のサイズの数だけトレイ数を確保することが重要です。
カセット数が増えるほど複合機の大きさも大きくなるので、設置場所の広さにあわせてトレイ数を選ぶことも大切です。

複合機の主要メーカー

複合機の主要メーカーについて、一部を以下のようにまとめました。

複合機業者によって取扱いメーカーは異なります。

EMEAO!はご希望にあう業者をピックアップしてご紹介します。

複合機の導入コストを抑える方法

ここからは、複合機の導入コストを抑える3つの方法について紹介します。

方法①中古機も視野にいれる

中古品の複合機を購入することで、本体価格を安く抑えられます。

方法②不要な機能がついている機種を選ばない

複合機の価格は搭載されている機能数が多いほど高額になります。

方法③複数の業者を比較検討する

複合機の価格は業者によって大きく異なります。
複合機を導入する際には相見積もりを取って、複数の業者の価格を比較しましょう。

EMEAO!のおすすめ複合機機種3選

ここからは、EMEAO!のおすすめ複合機機種を3つ紹介します。

おすすめ機種①RICOH「IM C2500」

「IM C2500」は国内シェア率1位のRICOHが発売した多機能デジタルフルカラー複合機です。

おすすめ機種②Canon「iR-ADV C5560 Ⅱ」

カメラメーカーとして有名なCanonが発売した「iR-ADV C5560 Ⅱ」は、大量かつ高画質な印刷が強みです。

おすすめ機種③Fuji Xerox「ApeosPort-VⅡ C5573」

複合機の高画質・高耐久性を誇るFuji Xeroxが発売した「ApeosPort-VⅡ C5573」は高画質での印刷はもちろん、情報漏洩対策が万全です。

気になる機種が見つかった場合は、ぜひEMEAO!までお問い合わせください。
ご希望の機種を取り扱っている業者をピックアップしてご紹介します。

リース時に見積もりが必要な理由

リース時に見積もりが必要な理由は次の通りです。

• リース料金の内訳を知るため
• 購入の予算と利用状況が合っているか確認するため

順番に解説します。

リース料金の内訳を知るため

見積もり時、内訳の項目は自由に設定可能なため、単純にリース料金だけでは比較できません。

例えば、同じリース料金であっても内訳が次のように大きく異なる場合があります。

• リース料金＋本体の購入価格を分割しただけ（保険や輸送・設置は別契約）
• 本体の購入価格に加え、保険や輸送・設置にかかる費用も含まれる

また、基本的には分割払いで支払います。

分割払いの回数や期間についても正しく記載されているか確認しましょう。

購入の予算と利用状況が合っているか確認するため

1日数枚程度しか印刷しないオフィスの場合は、小型の機種にして光熱費や設置費を削減したほうが予算を抑えられます。

一方、毎日大量印刷が必要なオフィスにおいて小型の複合機を使うと、月間印刷枚数や機能が足りない場合があります。

このような場合は大型複合機をリースし、メンテナンスや故障の頻度を下げるほうが良いでしょう。

なお、最新の複合機には便利なオプション機能が多く備わっており、見積もりの時点では、これらが含まれる場合も多いです。

利用にあたって必要な最小限の機能になっているか事前に確認しましょう。

見積もり書の内訳とは？

実際の見積もり書は業者によって異なるものの、基本的に次の5点が書かれています。

• 保守契約
• 機体本体の価格
• 設置にかかる費用
• オプション機能
• リース期間

順番に解説します。

保守契約

保守契約には大きく分けて「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」の3種類があります。

それぞれの保守内容によって見積もり額が異なるので、自社に合った保守内容を契約しましょう。

機体本体の価格

実は、同じメーカーかつ同じ機種でも、業者によって機体本体の価格が異なります。

販売店によって得意な複合機メーカーが異なるため、複数の業者から見積もりを取りましょう。

設置にかかる費用

例えば、複合機の設置にかかる費用の例は次の通りです。

• 搬入費用
• 搬入人材費用
• 階段作業（オフィスにエレベーターがない場合）
• パソコン設定費用

業者によっては費用が必要以上に高い場合もあるため、見積もりをよく確認しましょう。

オプション機能

オプション機能とは、複合機に標準機能として搭載されていない追加の機能のことです。

オプション機能にかかる費用が記載されていると、見積もりも高くなります。

見積もりの段階で必要な機能を業者に伝えておくことで、不要なオプション機能を外せます。

リース期間

見積もり書にはリース期間が記載されています。

価格交渉で見積もりを重ねるうちに、契約期間が長く設定されてしまうケースがあります。

また、契約期間が長い場合、毎月の支払い料金が安く見えます。その分、利息も増え、見積もりが高くなるため注意が必要です。

見積もりを安くするためのポイント

複合機業者の見積もりを安くするためのポイントは次の3つです。

• 月間印刷枚数を多めに申告する
• 相見積もりを必ず行う
• 不要なオプション機能を外す

順番に解説します。

月間印刷枚数を多めに申告する

月間印刷枚数とは、1か月に印刷するおよその枚数のことです。

次の計算式で求められます。

月間印刷枚数が多いと、通常より値引きが入る傾向にあるため、多めに申告すると良いでしょう。

相見積もりを必ず行う

相見積もりを行うことで業者間による価格競争が生まれるため、値引きに応じてもらいやすくなります。

相見積もりをすることで相場も把握できるため、高額な請求を行う業者を見抜く力が身につきます。

不要なオプション機能を確認し、外す

複合機には追加のオプション機能が多く含まれているため、不要な場合は外しましょう。

ただし、導入後にオプション機能が必要になる場合があります。

一部のオプション機能は導入後に後付け可能な場合があるため、業者に相談することがおすすめです。

メーカーや機種ごとの特徴をおさえ、最適な複合機を選ぼう

複合機の導入では自社の予算にみあう導入形態を選び、また業者を選ぶ際には希望の導入形態に対応している業者を選ぶことが大切です。

「複合機導入を依頼する業者を選べない……」
そんなお悩みをおもちの事業者様は、ぜひEMEAO!コンシェルジュまでお問い合わせください！

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